采购环节的内部控制
来源:用户上传
作者:
摘要:采购环节的成本控制对一个企业开源节流,提高资金使用效益起着至关重要的作用。本文将从仓储存货采购、每日菜单采购以及临时紧急采购三方面来讨论酒店经营中材料采购环节的内部控制问题。
关键词:材料采购 酒店 内部控制
采购环节的成本控制对一个企业开源节流,提高资金使用效益起着至关重要的作用。从酒店的运营来看,材料采购的内部控制主要集中在仓储存货采购、每日菜单采购以及临时紧急采购三个方面。本文将从这三个主要方面,结合coso内部控制理论来探讨酒店材料采购的内部控制问题。
一、仓储物资采购流程
酒店成本管理部下一般设有客房仓库、工程仓库、食品仓库、管事仓库等四个仓库。这是一个庞大的仓储物资系统,其管理的好坏对酒店的运营成本将有较大的影响,因此建立一个完善的仓储物资采购控制非常必要。
⑴最低订货点和最佳订货量
事先根据以往的使用情况以及物资采购的时间总结出企业一般情况下的最低订货点和最佳订货量,以方便制定采购时间及采购量。
⑵编制月度采购计划
有条件的企业应建立一个内部存货管理计算机系统对企业的仓储物资进行管理。每月末,仓库部门根据内存货管理系统对现有存货的数量编制下月度的存货采购计划。
⑶采购计划复核
仓库部门编制的采购计划需经过成本经理的确认,成本经理接单后需将采购计划的进度与酒店日常消耗以及最低订货点和最佳订货量的要求相比较,符合采购要求便签字,从而进一步审核,避免过多的采购物资。
⑷报价
采购部根据经过批准的采购计划,向供应商名单中供应商询价,并将询价结果输入系统。
⑸价格审查
内部采购审查人员审查供应商的报价是否合理。如果发现各供应商的报价不合理,可以要求重新报价或向供应商名单中的备用供应商询价。采购审查人员也可以独立向市场询价。
⑹采购计划的批准
财务总监为采购计划的最终批准人。
⑺订单
采购部根据经过批准的月度采购计划,在系统库存到达最低订货点时向供应商发出订单,并生成标准格式的订单,列明货物的数量、单价、种类、规格、交货期要求等信息。
⑻收货
收货部门通过系统的存货模块,根据订单上列明的采购物品的各种信息验收货物。收货后还需出具验收证明并将货物交仓储管理员进行登记。
⑼付款
存货管理系统会根据存货模块的验收记录以及订单的付款期要求自动提示应付款清单计划供财务部使用。
二、每日菜单采购流程
由于餐饮部生鲜食品原料采购要求每日供货,且供货的品种、数量根据客人数量和要求的不同会存在较大变化。因此生鲜产品的采购采取“每日菜单”的形式。为了保证每日菜单能够快速供应到使用部门,需设单独的采购流程控制。
(1)供应商目录
在建立合格供应商名单时采取每十天一次的主辅供应商确认及价格确认工作。采购部每十天对酒店日常采购的生鲜产品价格向供应商询价,并结合考虑产品品质以及交货期等其他因素,拟定十天的主副供应商名单。
(2)供应商名单的确认
餐饮总监为每日市场采购流程的最终审批人,负责每期供应商名单的最终确认。
(3)采购计划
厨师长应在每日下午16:30前根据第二天的订餐情况编制每日市场的采购计划。
(4)采购计划的确认
餐饮总监在19:00前对采购计划的数量及品种进行复核并提交采购部。
(5)订单
采购部根据经过批准的每日市场采购计划向前面已确定的供应商下订单,并生成标准的订单格式。
(6)收货
每日市场的供应商一般应与第二天早上6点前将采购的生鲜产品送达酒店收货部门。收货部门根据订单的要求验收货物,并记录入存货模块。
(7)付款
库存管理系统根据存货模块的验收记录以及供应商的信用期限制,在付款日前十个工作日自动提示应付款清单计划供财务部使用。
三、紧急采购流程
紧急采购就是由于临时紧急的、不可预计的客人特别需求而产生的采购申请。要成为服务行业的佼佼者,特殊服务中紧急采购流程的规范也十分重要。
⑴紧急采购申请
使用部门根据经营的需要提出紧急采购申请
⑵审批
使用部门的部门总监为复核采购物资的紧急性,并审批紧急采购申请,但紧急订单是不能代替正常的日常订单。
⑶采购
如果紧急采购申请内容属于采购系统原材料清单范围内的,采购部向合格供应商名单内的供应商提交订单;如果属于物资清单外的采购申请,采购部通过公开市场进行采购。
⑷收货
收货部门通过系统的存货模块,根据订单上列明的采购物品的各种信息验收货物,并通知使用部门。如果对货物情况不够了解的,可以要求申请部门共同验收。
⑸付款
存货管理系统会根据存货模块的验收记录以及订单的付款期要求自动提示应付款清单计划供财务部使用。
小结:
从以上三个流程来看,建立一个科学的仓储管理计算机系统是十分必要的,它不仅可以在制定预算等时为企业提供准确的数据支持,还可以在库存量低等“危险状态”时提醒增加库存,而且在支付货款等方面也可以对企业进行有效监管。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-10653359.htm
