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办公自动化环境下文秘工作的影响研究

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  摘要:随着信息网络技术的发展,办公自动化已成为现代文秘工作的重要组成部分,对文秘工作产生了深刻的影响。这些影响主要体现在:办公自动化提高了文秘工作的效率和质量,扩大了信息来源,实现信息共享,但同时也为保密工作增加了难度。文秘工作人员在新形势下,应提高重视程度,提升操作技能,增强信息敏感度,加强保密意识,更新服务理念,以积极应对办公自动化的不断发展。
  关键词:办公自动化;文秘工作;影响;应对措施
  一、引言:信息环境办公自动化条件下对文秘工作提出了新的要求
  办公自动化始终围绕信息收集、交换、处理、存储的深度进行演变。在信息爆炸时代,信息量成几何级数增长,信息已实现货币化和资产化,信息即财富。而文秘工作的重心正在于对单位内外部各种信息的收集、整理、传达,通过对信息的处理,进行事务安排,供决策支持等。因此,办公自动化的发展无疑给文秘工作带来了深刻的影响。对于信息的处理已经成为现代文秘工作的一部分,它在减轻传统文秘工作压力的同时,对文秘工作提出了更高的要求,促使其顺利完成自我升级;计算机信息技术高速更新的特点以及适应文秘工作的要求,又加速了办公自动化系统更新换代,不断进行自我完善。二者呈现出相互促进,交替上升的态势。具体来说,当前信息条件办公自动化环境下对文秘工作提出了更新的要求:
  (一)需要文秘工作者以更高的工作效率完成更高质量的工作
  传统的办公环境下,工作效率和工作质量是一对很难调和的矛盾,需要人为的协调加以解决。办公自动化的运行满足了文秘人员对于效率和质量的双重追求。在传统的文秘工作中,文件的起草、修改等都是在纸张上进行,速度难以提升,且整个过程中难免发生错漏。利用办公自动化系统可使办公过程条理化、系统化,提高速度和准确性;其次,自动化办公系统借助计算机进行高效准确的数据统计。在上报各种统计分析表时,可以直接利用计算机提供的数据,进行有效地科学分析,并利用传真迅速上报,达到快速、准确、方便的目的;再次,会务工作方面,借助办公自动化系统可轻松完成会议安排。由于会务工作极为繁杂,千头万绪,传统办公环境下文秘安排会议常常力不从心,而利用办公自动化系统中的电子日程表安排会议,仅需短短几分钟,使得文秘人员能轻松应付大量会议。最后,移动化的办公方式,使得文秘能够随时随地进行工作,对时间进行有效管理,把琐碎的时间利用起来,提高工作效率。
  (二)需要文秘工作者以更高的专业素质处理更广泛的信息
  自动化办公系统适应了大量经济信息传播和处理管理的需要,文秘工作人员可以通过网络接触更多的信息,通过广泛涉猎,掌握大量情况,真正做到“眼观六路,耳听八方”,思考和解决问题的空间进一步扩展,使得他们有可能在做好一般性的信息处理事务和参谋辅助的同时,参与领导授权范围之内的决策工作。传统条件下,由于地理布局的原因,组织内各部门之间交流相对困难,形成一个个封闭的“孤岛”。信息“孤岛”最直接的危害在于资源的共享和反馈困难,是众多冗余、重复信息的根源所在,导致文秘的信息传播工作很难有效展开。“孤岛”的产生实质上是缺少一个统一、综合、开放的协同应用平台,无法实现信息资源共享。具有协同作用的自动化办公系统利用信息集成技术,提供统一有效的办公沟通平台,打破信息壁垒,为文秘工作人员与上下级部门工作人员进行实时沟通,破除信息交流上的死点、坏点。在文件的流转过程中,文秘工作人员可随时知晓文件的当前状态,及时反馈给当前处理人,使各个部门、人员之间真正达到协同并对流程进行控制和监督。另外,在共享信息的自动化办公平台上,文秘可轻松发布大量公共信息,如各部门组织图、各项规章制度以及上级领导指示等,省时省力。而这些在传统办公方式下,须打印成书面材料张贴或散发下去,不仅消耗大量的人力和物力,而且往往不能及时更新,影响使用。
  (三)需要文秘工作者转移工作重心,拓展工作职能
  传统的文秘工作重心在于办文、办会、办事三个方面的内容,具体来说,主要有文书工作、档案工作、会务工作、信访工作、协调工作、保密工作、督查工作等。随着办公自动化的发展,文秘工作应将重心更多地放在智力运用上。新的形势要求文秘工作人员工作内容比传统模式下更加广泛,凡是为领导工作服务的能通过网络解决的事务都可以纳入文秘工作人员的职能范围。大量新型办公软件与设备产生使得文秘工作人员可以借助这些手段来扩展职能,如为了搞好公共关系,扩大企业的公共影响力,文秘要积极承担起本单位网站的主管职位,将本单位的简介和发展概况等宣传信息放在网站上供公众浏览,及时有效地收集本单位的最新信息,定期编制简报和在一定阶段所取得的成果并在网上发布。文秘工作人员工作职能的扩展减轻了领导的负担,使事务即得到解决,提高了组织办事效率,加深了文秘工作人员为领导参谋助手的作用,实现了文秘工作人员自身的价值,使组织朝着更加有利的方向发展。
  (四)需要文秘工作者提高安全意识,强化信息保密工作
  由于工作性质,文秘工作人员日常接触大量机密文件,一旦泄露,很可能会给领导甚至整个组织工作造成极大的被动,造成无法估量的损失。办公自动化的环境下,文件档案的传播渠道日益增多,窃密手段也日益现代化,各种信息载体都可能成为“黑客”攻击的对象,防不胜防。随着网络规模扩大,数据共享的程度越来越高,单位内部信息交流日益频繁,一些单位的数据库要与国家甚至更大范围的网络紧密联系,使得泄密变得更加容易。其次,对电子形式存储信息的修改和增删极为容易,且可进行无痕操作,成为信息安全的又一大隐患。因此,如何更好地保守机密,成为文秘工作人员必须高度重视的一个话题。
  二、信息环境办公自动化条件下文秘从业人员的发展思路
  (一)文秘从业人员要强化学习,提升信息化条件下办公业务的操作技能
  办公自动化促进了人们观念的转变,以文秘招募这个环节来说,以往用人单位可能会倾向于选择字写得工整漂亮的人员来担任相关职位,现在则更A倾向于将工作岗位交给那些办公自动化人员。一项调查显示,近80%的企业十分看重文秘从业人员的办公自动化操作能力。对于文秘从业人员来说,办公自动化也改变了他们的观点,能否使用和驾驭办公自动化操作,使他们首先要考虑的事。作为文秘从业人员,不仅要学习文秘工作的业务知识,更要主动加强办公自动化理论学习,完善自身知识结构。首先,文秘应积极参加办公自动化方面的培训,熟练掌握办公软件的操作,使其能够在日常工作中得心应手;其次,应有刻苦钻研的精神,加强办公自动化系统中信息管理、决策支持等更高层次的应用学习,并在实际信息工作中加深运用;最后,在条件充裕的情况下,应积极向网络、计算机技术专业方向努力,配合实际工作的需要,进一步完善办公自动化系统,以使系统更加符合日常工作的需要。   (二)文秘从业人员要拓展知识面,捕捉对提升信息处理技能的有利要素
  网络的飞速发展与新型办公设备与软件的产生,文秘工作体力劳动大大减少,使得随时为领导提供更高层次的智力服务成为可能。在办公自动化条件下,文秘工作范围的拓展要求文秘从业人员积极参与各种授权范围内的决策活动,这就要求文秘从业人员不能仅仅停留在文秘基本技能的掌握上,还要广泛涉猎,拓展知识面,加强对各种涉及单位决策信息的敏感度,才能以更快的速度做出反应。首先,文秘从业人员可以通过网络接触更多的信息,掌握大量情况,真正做到“眼观六路,耳听八方”,思考和解决问题的空间进一步扩展。其次,在信息搜集工作上,要更新观念,变消极被动地坐等为积极主动地调查,抢占第一手材料。“闭门造车”将严重影响文秘工作的质量,文秘从业人员应常常走出办公室,深入实践,积极调研,在实践中捕捉决策有利的信息。要吃透各级文件、指令的精神,一边进行有效传达。此外,还应积极参与必要的会议和相关的活动,以便了解情况,搜集有价值的信息、资料、数据。最后,应提高甄别信息的能力,去伪存真,去粗取精,提炼出相关信息,更好地为决策提供有力支持。
  (三)文秘从业人员要增强信息技术条件下统筹全局的能力与协调能力
  办公自动化系统使单位成为一个紧密联系的网络,文秘在日常工作中与各部门、上下级交流更为频繁,不仅要求文秘从业人员具有较强的时间、效率观念,妥善安排和周密计划,更应具有更强的全局意识和沟通协调能力。文秘工作涉及面广,接触的人多,具有信息枢纽的功能,应有意识地随时随地、随情随境转换角色。一方面,建立开放的信息交流平台,收集下级员工的意见和情绪及时向领导反映,从而使领导了解下级员工,及时调整与下级员工的关系,采取措施调动员工的积极性;另一方面,做好上情下达的工作。及时向员工传达上级精神,消除可能产生的误会的情况,使上至领导下至员工共同拥有一个积极上进、团结协作的价值观念。这就要求文秘从业人员具备较高的情商,双向沟通能力和应急能力,妥善处理人与人之间的关系。
  (四)文秘从业人员要提升信息技术条件下的安全保卫意识,增强办公自动化工作的谨慎性
  保密工作是文秘工作中的重要组成部分,是文秘从业人员肩负的职责和义务。网络化加大了信息共享程度,使得保密工作难度大大增加。文秘从业人员应强化责任意识,适当把握保密与共享的尺度,真正从思想上认识到保密工作的重要性。首先,文秘从业人员要养成良好的习惯,采取一些必要的防范措施。比如对重要文件加密、备份;各种电子帐户的帐号和密码设置成不易被人破译的形式;保存有重要和机密信息的电脑不得连接互联网等。其次,文秘从业人员应加强网络知识的学习,识别自动化系统中可能泄密的薄弱环节,增强对可能泄密情况的敏感度。最后,要从制度上进行规范,制定具体合理的管理制度,如对办公自动化系统及其信息划分保密等级,设置访问权限,机密信息禁止在系统里进行加工、存储和传递等。
  三、结束语
  随着数据库技术、计算机技术和网络通信技术的不断成熟,自动化办公系统逐步向集成化、智能化、多媒体化发展,相应的信息量也急剧膨胀,安全问题也随之而来。与之相适应,文秘工作的现代化也不是朝夕之功。信息条件下办公自动化的实现对于文秘工作有着重要的积极意义,只有切实有效地逐步建立办公自动化体系,才能使文秘工作呈现出快节奏、高效率的崭新局面。从广义概念来讲,办公自动化系统是人、自动化硬件系统、信息资源三个分的有机组成,是一个围绕信息收集、加工、交流的高效人机交互系统。在这个系统中,具有现代思想和技能的人始终是活动的关键因素。办公自动化只是一种工作手段,其本身不能代替人们主观能动性的发挥,因此,文秘从业人员在工作过程中应该加强自身综合素质的提高。办公自动化对于文秘从业人员的综合素质和协调能力提出了更高的要求,需要文秘从业人员在工作中积极应对,以更好地完成文秘工作。(作者单位:中国水利水电科学研究院)
  参考文献:
  [1] 陈宝亚,谈高校办公自动化对秘书工作的影响[J].浙江工商职业技术学院学报,2010.06
  [2] 梅崇金,基于办公自动化背景下的文书人员业务素养分析[J].办公自动化杂志,2009.10
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