浅谈档案收集工作

来源:用户上传      作者:

　　【摘要】笔者在对基层文书立卷的调查中发现，文件材料收集不完整的现象仍然存在着，并且直接影响到了文书立卷的质量问题。这个问题应当引起档案工作者的足够重视。而要解决好这个问题，首要的问题是分析造成文件材料收集不全的原因，接下来才能对症下药，把问题处理好。
　　【关键词】基层档案； 档案收集
　　一、单位领导重视不够
　　由于一些单位的领导只注重抓经济工作，对档案工作重视程度不够，造成了档案缺失的严重后果。如开会带回的文件材料不及时交文书保管，而是把经常需要参考的文件带在自己身边，不注意对其进行妥善保管，如果稍不注意，就会损坏文件或将其丢失。一个年度如果缺了文件材料，立卷之后案卷中就存在遗漏问题。到基层调研时，听说一个单位的领导在打扫自己的房间时，将一些重要的文件也当废品买了，这是典型的档案意识不强问题。这样的单位领导连起码的归档意识都没有，试想一下，他们的档案能齐全吗？针对这些问题，文档人员有必要从对工作高度负责的角度出发，向领导讲明道理，给他们上一堂文书立卷常识课，讲明立卷归档范围及档案的作用和意义。而对于领导经常用的文件材料可提供复印件给他们，这样用起来放心大胆，用旧了可以再复印，丢失了可以再补。
　　二、内部机构各自为政
　　在一些基层单位，有些归档的文件材料只有复印件而没有原件。问明情况才知道，是内部科室将文件的原件留存了下来。他们认为，这类文件与本科室关系密切，自己保存原件放心，而没有认识到原件交到档案室集中统一管理才是最安全的。在这种情况下， 文档人员应主动协调好科室与科室之间的关系，讲明集中统一管理档案的好处，并把有关档案管理的规定反复说给他们听，让他们引起足够的重视。在配合档案部门进行年度文书立卷之前，本单位要下好通知，让各科室把已经形成的或已阅办的文件材料（原件）及时送交档案室集中立卷，以确保文件材料的完整与齐全。
　　三、文档人员配备不合理
　　有些新上岗的文档人员，由于对文书立卷的基础知识掌握不牢，平时的收集工作就不可能做好。如请示、批复不在一起，底稿与正稿分家，尤其注意不要把一些跨年度的文件材料如年度工作总结、统计年报等归入文件，形成年度文件。这不但造成了有些年度文件收集不全的问题，还会给日后的提供利用工作带来后患。再就是，在档案指导鉴定工作中，出现跨年度文件或上年度遗漏文件的问题时，业务指导人员往往会将其剔出，让文档人员带回去归入相应的年度，但如果遇上不负责任的文档管理人员，在这些文件材料剔出不能及时归档的情况下，就会随着时间的推移而将其丢失，人为地造成立卷工作中的“脱节”现象。解决这个问题的办法，除了档案行政管理部门在文档人员上岗之前加强业务培训外，业务指导人员还应该在立卷鉴定工作中，注意向文档人员讲明跨年度文件材料应归入相应年度，并及时督促，指导他们认真做好这项工作。
　　总之，基层档案收集工作存在诸多问题，需要我们广大档案工作者共同努力，这项工作既需要档案行政管理部门的宣传、指导、监督，更需要各单位文档人员不断学习新知识，提高业务能力，把可能在立卷过程中出现的问题，消灭在平时的工作中。这样，定能提高工作效率，有效地保证立卷工作的质量。
　　参考文献：
　　[1] 王焕霞.基层档案室如何做好档案的收集工作[A]. 新形势下档案资源管理服务[C]. 2014
　　[2] 王冬梅.做好电力建设工程档案收集工作之我见[A]. 新形势下档案资源管理 服务[C]. 2014
　　[3] 孟安生.地域文化特色档案收集的思考[A]. 行与知――社会主义文化大发展大繁荣中的档案工作[C]. 2012
　　[4] 陈晓荣.浅谈如何做好档案资料征集工作[A]. 档案利用与档案文化――2012年甘肃省档案工作者年会论文集[C]. 2012
　　[5] 郑文章.特色文化档案资料征集工作的几点思考[A]. 实践・创新・发展――全国地（市）县（市）档案局馆长论坛文集[C]. 2007
　　[6] 冯荣球，黄巧波.也谈综合档案馆档案收集工作[A]. 实践・创新・发展――全国地（市）县（市）档案局馆长论坛文集[C]. 2007
　　[7] 罗永猛.浅谈档案征集工作的难度及建议[A]. 实践・创新・发展――全国地（市）县（市）档案局馆长论坛文集[C]. 2007
　　[8] 郭玉凤.浅谈档案馆的征集工作[A]. 实践・创新・发展――全国地（市）县（市）档案局馆长论坛文集[C]. 2007
　　[9] 王勇.谈县级档案馆档案的接收与征集[A]. 实践・创新・发展――全国地（市）县（市）档案局馆长论坛文集[C]. 2007
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-11761222.htm