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档案保密工作中存在的问题及对策

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  陕西省煤田地质局一九四队始建于1953年,是一支有六十年勘探历史的专业煤田地质勘探队伍。主要从事煤田地质勘探、地下水资源勘探开发、石油、钻探、基础工程地质灾害调查与治理等多领域综合性勘探队伍。从而一九四队的档案也是内容丰富、形式多样,这就对我们档案管理工作提高了要求;既要呈现档案管理的合理性、积极性,又要把握好它的保密性;因为在档案管理中,档案的保密工作是至关重要的一个部分,只有做好档案的保密工作,才可以确保档案的完整性和安全性,从而有效的维护国家和集体的根本利益。目前,随着我国经济的不断发展,档案逐渐呈现复杂化、多样化和具体化,使得档案的开放利用变得更加普遍,但是在档案开放利用的同时,随之而产生的档案保密问题也相应产生,因此,如何做好档案的保密工作是当前我们档案管理的首要任务。现在的时代是一个信息化的时代,尤其是先进的科学技术及计算机网络的广泛应用,当然这也为档案信息的收集和利用提供了诸多方便,但同时也为档案管理工作增添了许多难题,也给我们的保密工作敲响了警钟,这几年由于计算机网络而泄露国家机密的案件层出不穷;从而使我们档案管理中的保密工作成了档案保密工作中的重中之重。
  一、信息时代下档案管理
  第一,保密工作主要存在的问题。
  保密意识淡化,有无密可保之忧。在改革开放之前,由于档案工作保密的规章制度较多,使得整个保密工作中的氛围显得十分紧张和沉闷,造成许多工作没有办法展开,像我们这个地勘行业一些好的技术经验及方法难以流通,直接带来经济上的损失。随着现在对外交流与合作情况日益频繁,也相对放松了一定的保密教育。这也使得许多人员不再对档案工作具备相应的警惕性,一些人不知道有保密法,也不知道岗位具备保密的要求,以至一些企业的领导人都不知道密级档案文件的保密法规和要求,这就造成档案保密工作存在较大的危险。
  通信和办公自动化程度不断提高,有密难保之苦。现如今,一些办公自动化设备和现今的通讯工具都被广泛的使用在许多的单位的办公当中,这样可以有效的提高其工作效率。于是,这就造成一些秘密档案和文件在传输的过程中就会出现泄密情况。特别是使用红外线、无线电技术、激光和计算机等高科技在网上窃取档案信息,从而使得保密和窃密之间的战争越来越激烈,造成档案的保密工作受到极大的挑战。目前,在我国通信和办公自动化的保密技术还没有得到有效的发展,不能够极大高度的适应现代科技的要求,并且由于一些部门在办公自动化和通信上面的保密制度还没有得到有效的建立,就会出现有密难保的情况。
  第二,科技文件材料使用中的泄密。
  我们陕西省煤田地质局一九四队是一个以勘探为主心骨的行业,所以我们的档案主要是由科技档案构成;那么科技档案资料在工作中的无泄密应用就成为核心问题;由于科技文件材料主要运用在企业的生产、科研和经营活动中。因此,在企业生产的过程中,对于原材料的采购流程以及装备都必须执行科技文件。科技文件主要是散存在企业中的每一个部分,并且与产品的生产有着密切的关系,所以如果一旦出现管理不当,就很容易造成档案泄密的情况;例如我们地勘行业作业过程中使用的地形图,本身就属于密级科技档案资料,所以在使用过程中必须有很规范的保密措施和制度。那么加强科技档案保密法制教育,是依法加强档案管理的重要条件。在改革开放和发展社会主义市场经济的新形势下,科技档案工作的形式和内容都发生了深刻的变化。科技档案管理需要更多地使用法律的手段和办法。因此,通过加强科技档案保密法教育,使各级档案领导干部及其他涉密人员掌握管理国家科技秘密的法律知识和相关技能,是依法管理国家科技秘密不可缺少的重要条件。
  二、加强档案的保密工作对策
  第一,加强规范管理。
  目前,我队档案管理严格贯彻落实《保密法》和《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神,主要解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准、涉密内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导,搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限,确定哪些档案能开放利用,哪些限制在一定范围内利用,哪些还不能提供利用,为今后进一步搞好规范化、标准化的涉密档案建设奠定基础。同时为了适应涉密档案调密工作制度化,正规化的需要,应建立以下三个制度;(1)建立划定密期制度,以便期满自行解密;(2)建立调密通知单制度,对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件,要下发通知单告知档案室,以便衔接工作,及时掌握,适时变动;(3)建立涉密档案标准制度,加强涉密档案的规范化建设。因为在保密工作中一些单位总是会把保密的和非密的文件混合组卷在一起,实行混合保管,这也就在一定程度上造成了扩散机密出现漏洞。因此,在这种情况下可以相应采取分段治理的办法,对密级的文件进行单份的盒装保存,这样就可以为日后寻找档案带来方便。除此之外,还可以按照立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片,这样就可以对档案中的密保文件进行科学的有效的管理,为保密工作创造相应的条件。再一方面,要把握好纸质档案与电子档案的关系。纸质档案作为传统档案,是做好档案保密与利用工作的基础部分,档案工作者必须掌握好。对所保管的档案做到不损坏、不丢失、不散乱、不泄密。
  第二,建立健全档案干部教育机构,提高档案保密人员素质。
  随着我国经济的不断发展,单位也不断的对档案密保人员的文化素质和政治水平提出了新的要求,特别是档案密保人员的文化业务素质上,要求工作人员不但要具备传统档案密保工作的知识,还应该懂得一些最新的高新科技,了解最新的密保知识,还必须懂得如何保护国家的秘密知识。在这方面我队领导很是重视每年都派档案管理人员去培训学习有关知识及制度。从现今的情况来看,一些基层的保密人员的政治思想素质较高,对一些传统的档案管理和保密的知识较熟悉,在实际工作中能够得到较好的运用。但是,对于一些新的保密知识就了解较少,想要有效的解决这个问题,就必须不断的加强自身的学习能力,充分的了解最新的形势,对科技知识等也应加深认识,这样才可以在一定程度上适应新时期的变化。除此之外,作为档案的主管部分,也需要定时、定期的对档案的保密人员进行培训,多采取一些方式和措施,来有效的提高档案密保人员的知识水平,特别是对于计算机安全方面的保密知识,不断的补充新的知识,从而使档案保密工作人员逐渐向复合型人才转化。
  第三,提高档案管理保密技术手段。
  随着现今档案管理的现代化步伐不断的进步,使得计算机在档案管理中得到了较为广泛的运用,随之而产生的计算机文档一体化管理,也给档案的保密工作带来了新的要求,同时也使得档案的保密工作难度逐渐增大。那么做好电子档案的保密和开发利用工作,就成了当务之急。这就要求我们一方面要创造必要条件,对档案工作者进行网络知识培训,特别是计算机网络保密知识的培训。另一方面要积极构建本系统信息系统主体,及其与外界关联行为约束机制。凡涉密网络一定要与互联网实行物理隔离;定期进行网上信息检查,确保涉密信息不上网。在内外网文件管理上,按规定做到专机专用,使涉密计算机不联网,涉密文件不上网,内网上的各类资料不转载到外网上或其他公共网,也不在涉密与非涉密计算机之间互用。特别是当现今的窃密手段逐渐先进起来,新时期的保密手段,如果不进行有效的完善,就没有办法适应当前的需要。因此,作为档案的管理人员应不断的提高自身的综合素质,掌握较多的计算机系统管理技术,不断的提高保密技术手段,在不断的实践中来寻找出好的技术手段,从而全面做好档案的保密工作。
  三、结论
  综上所述,随着社会的发展进步,档案资源巨大的社会价值逐渐为公众所认知,这就涉及档案的保密和利用工作。这项工作做得好坏,会直接影响到党和国家及单位的平安和利益。档案是一种重要的社会信息资源,对于档案信息资源,不但要重视其载体的保管和保护,更要重视其所含信息的开发利用,来实现信息资源共享。在严格做好保密工作的同时,更要切实完善工作职能,使档案得到充分合理的利用。从目前的新形势来看,每个单位要做好档案的保密工作,就必须全面适应经济、社会和科技的发展需求,在保护国家秘密的同时,不断的完善档案保密管理工作从而有效的维护国家的安全和利益。保密工作是一项细致而又艰巨的任务,它是档案管理工作中的一个重要环节。为了促进档案事业的健康发展,我们应加强对档案保密工作的重视与管理,创造安全保密工作的有利条件,人人做好安全保密的良好氛围,加大宣传力度、强化人员意识、完善管理制度、做好定期检查,消除各种可能泄密的不利因素,保证档案的完整与安全,更好地促进档案在经济发展和社会进步中的积极作用。
  (作者单位:陕西省煤田地质局194队)
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