浅议企业采购活动过程中的内部审计

作者:未知

  摘要:为了进一步提升企业采购管理的效率,有效利用财务资源,遏制采购腐败和浪费,从而实现企业经营管理效率的综合提升,要加强企业物资采购内部审计工作力度,针对内部审计过程中遇到的问题和难点进行分析,及时提出相应的改进建议。
  关键词:企业;物资采购;内部审计
  物资采购是企业生产经营的基础性工作之一,在实际的采购过程中总是会出现各种各样的漏洞和问题。为了保证企业内部控制和财务管理工作的顺利开展,要加强对于物资采购的内审工作,避免出现资金浪费的情况。
  一、企业物资采购内部审计
  (一)物资采购内部审计的目的
  在物资采购的过程中开展必要的内部审计工作,可以完善和规范企业物资采购活动,建立健全采购活动的内部控制制度,把控制风险最小化,确保采购部门和人员有效履行采购职能,控制企业生产经营成本。另外在企业预算管理的过程中,也会涉及到物资采购的内部审计,即强调企业采购程序的合规性和合理性,并为财务记录的完整性和真实性提供依据。
  加强物资采购的内部审计可以暴露出企业的贪污腐败情况,揭露出企业内部控制的弱点和缺陷。避免出现虚假采购、虚假付款以及虚假出库的违规行为,从而让物资采购和实际经营活动更好的对应起来。防止出现账款记录出现误差的情况,规避企业资产私人化的风险。
  (二)物资采购内部审计的范围
  在企业的物资采购内部审计环节中,从企业的内部控制到供应商的选择都是属于内部审计的范围。换言之,企业物资采购所涉及的每一个程序和环节都会是内部审计的内容,主要是针对采购活动过程中每一个节点,包括采购计划的制订和执行、采购价格的确定、货款结算的程序和物资入库以后的仓储管理等活动。
  二、采购活动内部审计中的问题点
  (一)采购活动的内部控制流程及制度存在瑕疵
  在公司物资采购活动内部审计过程中,因为采购活动的内部控制流程及制度存在瑕疵导致了内部审计的结果质量不高。因为很多内审人员在企业物资采购的审计过程中,总是轻视甚至忽视内控制度本身的合规性和合理性,直接根据企业已有的采购活动内部控制的流程及制度等文件来检查采购活动执行制度的情况,并根据内控制度的执行情况来发表内部审计意见,会出现由于这些内控制度本身不符合国家在内部审计制度上相关规范的相关规定,导致内审意见不准确、不真实和不客观。
  (二)采购计划不符合实际
  物资需求部门在申请物资采购计划时,经常有意或无意的申请多于实际需求的物资数量,对该申请计划进行审核的部门或人员也经常疏于核实仓库的库存量和申请部门的实际需求量,有时也为了个人利益,就签字通过。财务部门在进行预算汇总检查时,只是以已经签字审核的采购计划为依据,而不是实际情况。这样由于在采购申请计划及审核阶段没有严格把关,导致了财务资源在预算时就已经超支和浪费,给后续的内部审计工作带来了非常大的困难。
  (三)采购员和供应商的串通腐败
  在企业实际的采购活动过程中,采购员和供应商主要存在以下问题:1.采购人员为了自己的既得利益,对采购活动过程中的一些违规违法情况相互包庇和串通,隐瞒实际情况;2.采购人员与供应商相互勾结,以虚报价格的形式进行利益输送,获取自己的回扣。3.部分采购员在利益面前,放弃采购工作的原则与底线,对一些质量有隐患的配件物资视而不见,这不仅是职业道德的问题,还会给以质量为生命的企业持续经营上面埋下了巨大的地雷;4.在供应商的选择上面,供应商由于商业利益的驱使,会千方百计的对有决定权的采购员进行贿赂,而抵制不住诱惑的采购员就会为了个人的私利和供应商串通起来,使得行贿的供应商在被选择的过程中处于有利位置,这样不仅企业的采购成本会上升,而且在提供的产品质量上面可能也存在隐患。
  (四)物资采购价格虚高
  在物资采购实务当中,很多中小型企业没有建立完善的主要供应商的信息档案数据库,也没有有效的采购员的降本考核机制,导致企业的主要材料的价格供应商说了算,采购员没有能力,也没有动力去深究供应商价格波动的原因,企业的价格复核人员由于不了解物资的市场行情,导致其价格复核工作成为了一种摆设,内部审计人员更是对物资价格审计头疼不已,能避则避,导致很多中小型企业的部分物资采购价格虚高。
  (五)材料入库验收走形式
  在材料物资采购验收入库的过程中,物资送到企业后,仓库保管员应及时通知材料物资入库检验员及使用部门的人员进行验收,并将验收结果通知经办的采购人员,并办理入库手续,但实际入库过程当中,要不采购员充当了检验的角色,要不供应商直接送货入库,所有的验收手续只是象征性的走一下形式,给内部审计工作埋下重大的风险,也影响了企业经营管理的实际效果。
  (六)采购付款内控程序不严谨,审核把关不力
  很多中小型企业的采购付款审批程序设置不合理,一支笔现象严重,要不授权过当,要不授权不足,再加上付款审批人员要不因为个人利益,要不对具体情况不了解,导致付款审批环节没有起到应有的作用,就算是设置了较为完善的付款审批流程,部分人员仍然违反规定报销付款,给企业的货币造成了流失的风险。
  三、采购活动内部审计的方法和措施
  (一)审查采购活动内部控制制度的合法合规性
  内部审计人员在进行采购活动内部审计时,应先做好审计计划,对拟审计的采购活动涉及的程序、规章等文件进行通盘的了解,看看这些规章制度及流程是否符合国家法律法规,及内部审计制度的要求,这样首先在内部审计的依据上站稳脚跟,一些不合规、不合理的程序文件应该作为内审发现的问题在内审报告上进行披露,并提出建议解决措施和完成时间,这样先确保企业采购活动的内控是完善和合规的。
  (二)审查采购申请计划的合理性
  采购计划不仅是采购活动的起点,也是采购预算编制和采购内审的依据之一,所以应审查采购计划复核人员是否对计划采购的物资的实际库存了解清楚,并对物资使用部门的实际需求量进行调查,使得经复核后的采购计划符合企业的实际需求。同时审查财务部门在进行预算汇总检查时,是否从资金预算的实际情况出发,对采购预算提出建议,从而使得以上述采购计划为依据的采购预算在需求上是实际的,在资金上是合理的。并抽取近期的采购计划进行内控测试。
  (三)审查采购人员和供应商的日常
  1.审查是否将采购人员应该遵守的原则作为日常培训的一项内容并贯彻始终;2.审查是否对采购人员负责的供应商定期进行轮换,防止长期合作滋生腐败;3.审查采购之前,有无通过各种方式了解供应商是否和特定采购人员存在利益关系;4.审查有无对供应商的日常供货品质、交货及时率等信息进行收集整理,并进行打分考核,作为对供应商进行选择和淘汰的依据,以减少人情等不合理因素对供应商选择的干扰。
  (四)审查采购人员跟踪物资价格市场行情和比价流程
  1.将企业的采购入库价格与同期的物资市场行情进行比较,检查差异是否在合理范围之内;2.对执行比价制度的物资采购,审查采购的比价过程,及最终采购价格批准流程。
  (五)严查验收入库流程及手续
  在入库的内部审计过程当中,严格审查已入库物资是否有企业的采购计划单、供应商的送货单和企业负责物资验收人員签字的检验单,严格禁止未经验收直接入库的行为,对车间退下来的有质量问题的材料追查至入库手续和流程。
  (六)严格检查付款流程和权限,并检查付款的准确性
  内部审计人员要检查发票内容与申请单、验收单是否一致,从而确保采购金额的正确性。要重视核查付款支付的授权审批程序的合规性,仔细核对申请单、发票的合法性和完整性。
  四、结束语
  企业的采购活动对企业非常重要,是企业生产的前提和基础,因此保证采购活动的内部控制制度合法合规和切实有效执行就显得尤为迫切,它关系到企业的生产成本、产品质量,以及运营效率,所以采购活动的内部审计不光是找问题,而是要针对问题提出建议和解决措施,并监督整改落实,转化为实实在在的审计成果,体现内审的价值。
  参考文献:
  [1]洪新世,沈幸福.企业内部物资采购审计的难点及对策[J].审计月刊,2014 (12).
  [2]王笑伟.企业物资采购内部审计初探[J].财会通讯(综合版),2015 (02).
  [3]车畅.浅议企业物资采购内部审计[J].理财,2015 (03).
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