浅谈企业赊账货物应收账款管理办法

作者:未知

   摘 要:随着经济飞速发展,很多企业为了占据更多的市场份额,提高公司在行业中的地位,赢得更多利润,并促进企业进一步发展,他们在加大产品创新,提高客户服务的同时满足客户提出的赊销方式也是一个很有吸引力的条件。但如何加强赊销过程中的风险防范,完善内部控制,减少不必要的经济损失变得尤为重要,本文针对企业赊销货物应收账款管理问题进行讨论。为企业应收账款管理超期风险控制和应对提供建议。
   关键词:赊销货物;应收账款;风险防范
   在市场竞争日趋激烈的形势下,企业为了提高市场份额,提高货物销售量,在货物销售时会对部分购买方采取赊销方式,货物赊销方式对销售企业来说存在一定的风险和不可控因素。销售企业在进行货物赊销时一般会做好赊销前客户资信评估,赊销过程的管理和应收账款管理,及后期风险的防范。本文作者根据自己的工作经历,对赊销货物的应收账款管理办法提出自己的一些见解。
  一、企业对赊销前销售客户资信评估
  客户风险评估,在交易前和交易过程中,主动收集客户信息资料进行分析研究,并按照设定规则测试量化客户风险程度,以及确定与客户的交易政策和交易规模,保证货款风险可控,避免呆、坏帐的产生。
  (一)公司根据自己公司经营情况制定详细的客户资信评估管理办法。管理办法中对于评估有效期、参评人员、评估内容、分值计算方式、评估得分、信用额度调整方式及未按照评估方式进行评估的后果处理方式进行详细规定,每个等级对应的赊销金额根据市场情况给予明确的额度规定。每个环节做好自己的职责,保证客户资信评估不走形式化。
  (二)销售人员在供货前严格按照公司资信评估管理办法做资信评。评估机构(由公司销售管理部门、财务部、法务部、风控员、总经理组成)根据销售人员提供的评估资料,包括客户经营规模、经营状况、管理状况、关联关系、风险表露等方面考量、打分,给出合理的资信等级。
  (三)风险管理评估完毕,业务部门对评估结果进行归档、管理。客户信息资料为公司重要机密文件,管理员对于档案要妥善管理,对于管理人員要签订相关保密协议,离职或离岗对于公司客户信息做好保密。
  (四)有效期到期,相关部门对于客户资信进行复评,给出相应的等级并进行归档。
  二、企业对赊销货物过程管理
  (一)合同签订
  为防范合同风险,规范合同管理,提高合同签约及履行的质量,维护公司利益,加强公司应收款管理,对合同评审及合同管理公司需要有相关文件规定,并严格按照文件执行。
  对于每个合同首先进行评审。合同文本应使用经公司认可的统一合同范本,对于未使用的需法务部门进一步进行审核。合同中对于交易标的物必须明确,包括名称、型号、规格、结构、数量、包装、单价、总价。有特殊要求的需特别说明。交货期、交货方式、到货地点、费用承担方需明确规定。付款方式需叙述清晰无歧义。不接受只依赖于客户业主支付进度而支付的付款方式以及无明确时间指示的“初验”、“终验”、“责任期”等支付的付款方式。对于每个付款方式能详细计算到具体到期日。应规定适当的协商纠纷的办法及说明处理纠纷的法律仲裁地,以自己公司所在地为佳。
  (二)发货管理
  为客户及时、准确地将生产完成的货物交付到需求地点。企业需明确产品发运和跟踪流程,降低交付过程中合同风险。
  发运人员根据货物生产进度及合同规定交货日期安排相关发运方式,确保按时、按要求供货。发运员做好发运账务,销售员积极跟踪货物交付情况,发运员及时催促、回收发运回单。发运单是销售的重要凭证,一定要客户签字、盖章。发运单需100%回收。
  三、应收账款管理
  (一)销售人员与客户联系,及时开具发票,对于所有发票给客户交付时需客户签订发票签收回执,开票员对于发票开具及回执回收进行管理,避免出现发票丢失现象。
  (二)公司销售管理部门设置专人负责应收款管理,财务部专人对于应收款总账进行监管,两个部门每月进行对账,对账完成后双方领导签字确认,确保应收款记账准确无误。应收款管理员根据订单及发货情况建立应收款台账,根据合同规定计算到期时间,提前给销售人员进行提醒,督促销售人员及时办理付款手续,争取按期回收。
  (三)根据公司规模确定公司对账周期,一般以半年为准,财务部给所有欠款客户发《应收款询证函》,销售员跟踪对账,对于询证函,要求销售人员100%回收,同时必须有客户盖章。对于对账不符的,销售员与客户详细对账,对于记账方式不一致的,销售员填写对账不符说明,对于记账有误的,财务部门根据发货及回款进行核对,最终确保账务一致。
  (四)对于有备货的单位,公司销售管理部门安排专人现场进行对账,在客户库房进行盘库,确保双方记账一致,对账周期根据自己公司账务情况制定不同时间,中型企业一般以半年为准,避免对账频率高给双方管理人员造成不必要的麻烦。
  (五)应收账款管理员每月统计、分析各项应收账款数据,包括开票、未开票总应收款,各地区应收账款,各单位应收账款明细,超期应收账款明细及总计,应收账款超期时限,各地区应收账款周转天数,各地区应收账款、超期应收账款增减比例,等其他应收账款指标数据用于统计分析汇报或考核。
  (六)应收账款管理员每月将各地区的应收账款统计表(含开票、未开票、超期信息等内容)发送各办事处。各地区需在应收账款统计表中详细填报每笔超期应收款本月按计划跟踪进度、回款结果、办理货款手续进度以及下个月的追款行动计划,特别标明近期可回款的条目以及疑难款条目进行重点跟踪。办地区填写上述内容后在月底前将应收款跟踪报表反馈至应收款管理员和相关领导处,领导根据地区现场跟踪状况给予指导。
  四、超期账款管理办法
  (一)应收账款管理员每月统计、分析各项应收账款数据,包括开票、未开票总应收账款,各个销售员或地区应收账款,各单位应收账款明细,超期应收账款明细及总计,应收账款超期时限,各办事处应收账款周转天数,各地区应收账款、超期应收账款增减比例,等其他应收账款指标数据用于统计分析汇报或考核。   (二)公司每月召开一次应收款回收月度专项会议,对公司整体应收款账状况及账龄、应收款周转、回款状态进行分析,依照地区应收款统计表与各货款负责人对应收货款逐条梳理,对计划回款和长时间超期款重点跟踪整理,会上根据不同应收款产生原因进行分析,讨论催款方式及催款人员,如表一所示,对于整个应收款可以采取分级管理。
  (三)合同管理人员及订单评审人员需在合同签订及订单审核时做好客户信誉度的调查和信用额度控制工作,核查该订货客户的超期应收款情况,杜绝为有超期货款的客户单位持续排单,依合同订单评审管理流程对合同风险进行把控,防范应收款管理风险。
  (四)制定合理的考核办法,针对超期款超期时间分区间制定不同的奖罚比例,加大催收力度。
  (五)对于超期款,销售人员催收是一方面,公司也要配合出具催款函,对于恶意拖欠的也可考虑出具法务函,对于经公司讨论可能有坏账风险的客户,可以采取走法律诉讼程序,但要考虑以后的合作及客户关系及诉讼成功后的执行。经综合考虑后决定是否走法律诉讼。
  五、应收款管理超期风险控制和应对
  (一)应收款管理专员应随时关注该应收款单位的客户资信等级变化,与销售风控专员—起每月确认客户资信等级变化,及时对新产生的应收款超额度风险进行预警和控制,针对性采取措施及时将应收款额度控制在规定范围内。
  (二)当客户单位的超期应收款超过—定比例(20%)或時限时(6个月),应收款管理专员应及时将风险信息反馈销售风控专员,销售风控专员应及时对该变化进行详细了解和评估,有必要及时完成对该单位资信等级的重新评估。
  (三)对客户单位超期款恶劣变化未及时向销售风险管控专员和商务、市场领导进行反馈的,月底对应收款管理专员考核。
  (四)档案管理规定
  为规范销售业务,管理各类销售业务,控制各类销售业务资料的收集和保管,把控销售业务风险,对于档案保管一定要有一定规定。对于投标书、报价单、订单、合同、台账、应收款账务、发货单、对账单、催款函、法务函等重要文件针对不同的客户建立各种档案,档案分别存电子版、纸质版,专人进行跟踪、考核、管理。确保单据齐全,任何货款出现问题确保单据齐全。
  应收账款如同一把双刃剑,企业进行赊销可以扩大销售减少存货,同时会增加相应的应收账款损失风险指数。企业只要有赊销货物销售制度,就会存在赊销货物应收账款管理问题,如何处理好赊销货物应收账款管理问题,及时有效的收回货款对销售企业来说,需要企业不断的总结经验,完善赊销货物管理制度,做好赊销货物应收账款的风险防范工作。
  参考文献:
  [1] 王静亮.浅析如何有效地提升企业应收账款管理[J]现代经济信息,2018(24).
  [2] 李  洁.加强应收账款管理,防范企业财务风险[J].现代经济信息.2018(23).
  [3] 任雪君.浅议新形势下企业如何加强应收账款的管理[J].财会学习,2016.
  作者简介:
  范  颖(1976-),女,陕西长安人,中级经济师,经济学学士,商务专员,研究方向:销售管理。
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