文书档案管理办公自动化探究

作者:未知

  【摘要】社会在进步在发展,文书档案也不再靠人工录入管理,而是应用办公自动化,有的单位也渐渐实行无纸化办公。本文对文书档案管理办公自动化的现状进行了分析,对其中存在的问题进行研究并提出建议,从而提升文书档案管理质量。
  【关键词】文书档案;档案管理;办公自动化
  自从办公自动化后,文书档案管理也颇受益,不仅提高了文书档案管理的效率和管理质量,达到了档案文件与文字信息间的交流,大家可以共享文件,也提高了文件传输的安全性、速度性,但与此同时,也有它另一面的弊端——在一定程度上文件没有了保密性。
  一、文书档案管理办公自动化现状
  文书档案主要是反映和展现事业单位领导的重要决策、批示、问题报告等,它是通过计算机的应用,把数据、资料有效、快速、准确无误地录入并整理好,在需要查找、翻阅其中文件时,也更加快捷方便,提高了工作效率。
  二、存在的问题
  其实办公自动化在文书档案管理这一应用上有很大的优势,它为文书档案管理解开了新的篇章。可是任何事情都有两面性,世上没有完美的事情,在如此大的优势下,它也存在一定的弊端。虽然不利因素普遍存在,我们也要有针对性的举措进行整改,把不利因素降到最低。
  (一)电子文书缺乏保密性。电子文书容易变通、没有固定的约束形式,这样就很容易被人篡改,而且即使改了也不容易被发现,可以做到毫无痕迹的修改,很没有安全性;电子文书不像以前纸质文书那样具有特别的字迹,也没有印章、签字之类的印记,让人很难判别是否被更改。
  (二)要求文书档案管理者素质高。不论是管理电子文书还是电子档案,都需要相关人员具备专业、技术性知识,不能只是片面了解传统的文书档案管理理论知识和原则性的东西,而是要熟练掌握数据通信技术和计算机技术的应用,平日多提高業务素质水平和专业技能水平,这才能提升文书档案管理的质量。
  三、对办公自动化应用在文书档案管理中的建议
  (一)建设好硬件设施。文书档案管理办公自动化自然是离不开计算机、强大的互联网,还有其它数字化设备,所以要想提高文书档案管理工作,就得把这些硬件设施给工作者们建设好,这些发挥着决定性的作用。要不断加强和建设好档案管理的硬件设备,使文书档案管理硬件环境得到改善,这样作为档案管理的工作人员才能更加积极地投身于工作当中;最好能不定期主动去参观和学习现代化技术,提高自身管理水平,这样有助于把文书档案技术手段实现设备现代化,提升文书档案管理质量。
  (二)注意内外网布局。在事业单位尤其要注意内外网的隔离,这也是保证网络安全的有效措施。内网是利用单位的路由器把被屏蔽的服务和IP地址都过滤掉,然后去选择放入一些自己拟定好的IP地址,进入后进行文档办公自动化网络。外网是利用防火墙进行有效的隔离防护。网络中的防火墙都具备认证机制,它所具有的功能有以下几种:对经过防火墙的活动和信息内容进行记录和保存;截堵一切所禁止的业务;对网络攻击进行相关的检测和警示;对进、出网络的一些访问进行一定的管理。用这样的方法,增强了文档的保密性,也提高了档案管理的时效性。
  (三)档案管理人员需现代化。在科学技术发展迅速的形势下,要想让档案管理办公自动化,那么档案管理人员现代化才是重要保证。长期沿用以往传统模式的档案管理,会造成现在档案管理依旧技术水平低下,甚至存在技术文盲的现象,这就使得一切科技现代化设备处于闲置状态,不能发挥应有的作用,更谈不上文档信息管理办公自动化了。所以档案管理人员要具备忧患意识和跟上时代步伐的学习精神,经常去参加一些培训和学习,积极掌握传统文书管理的理论、原则等专业技能,同时也不断提高自身对通信技术和计算机技术的掌握能力,实现专业化和现代化完美的结合。
  (四)采取措施提高档案管理的安全性。我认为可以从以下几点提高电子档案的保密性和安全性:利用缩微的技术手段把字迹模糊掉,把有手写印记或盖有印章的文书档案转换成具有图像性质的网络电子文件,这样就可以防止信息被人恶意篡改,也可以保证文件内容的原来面貌和原始性;再就是通过电子方式减少了文档的存储空间,不像以往存储大批大批的纸张入箱,实现了文档的长期保存;还可以用专业的软件对需要加强保密的文件进行保密处理;通过采用验证和备份措施来防止文件的失真和丢失,同时还把需要永久保存的文件制成了缩微品;利用防火墙和路由器把办公自动化的内外网隔离,也增强了文档的保密性。
  四、结语
  文书档案管理随着时代的发展,也在与时俱进,文档资料的完整保存与档案管理息息相关,这一工作的效果也就体现在对文书档案的保存上,事业单位的档案管理都是全面科学化的,所以在现代网络如此先进的时代,相关部门必须把档案管理工作重视起来,多培养这方面的专业人才,给它们创造安全的硬件设施和环境,提高文书档案管理质量,严密布局好单位的内外网,以实现各部门之间的合作、交流、共享档案,确保工作有效开展;实现科学、精密、健康、有效的文书档案管理工作,为单位的档案管理工作作出贡献。
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