办公自动化环境下医院档案管理探讨

作者:未知

  【摘要】进入新时期后,办公自动化系统得到了广泛运用,在较大程度上方便了人们的工作。在医院档案管理中应用办公自动化,可以有效提升管理质量。但是,也会有一些问题随之出现,需要引起人们足够的重视,应该采取相应的措施,不断提升医院档案管理水平。
  【关键词】办公自动化;医院;档案管理
  在医院发展过程中,医院档案起到较大的基础作用;其对医院发展历程、发展轨迹等进行了记录,并将大量医疗科技成果保存下来,指导着后续医疗工作、医疗研究的开展。因此,在新时期,就需要充分重视档案管理工作,将档案的作用充分发挥出来。特别是办公自动化系统广泛运用的今天,更需要对医院档案管理工作有效改进和完善。
  一、办公自动化的优势分析
  将办公自动化系统运用于医院档案管理中,具有较大的优势。首先,其能够及时快速地录入各类档案信息,规避人工档案管理中可能出现的各种误差,提升了档案管理的时效性和精准性。其次,在办公自动化系统的支持下,能够将资源共享中心构建起来,促进医院各个部门沟通交流顺利实施,能够更加高效地利用医院档案资源。最后,在办公自动化系统支持下,电子存储取代了传统的纸质存储,记录形式多样,涵盖文字、表格、视频等多样化形式,可以更加直观地向人们显示存储数据,且具有更久的保存时间。
  二、办公自动化环境下医院档案管理面临的问题
  (一)电子存储文件的保密性无法保证。在网络技术日趨成熟的今天,盗密技术发展迅速,这样很容易损害到电子存储文件的保密性,容易被篡改和盗用电子档案,这样电子档案信息可靠性得不到保证,无法充分发挥电子档案的作用。相较于纸质档案来讲,虽然其保存起来更加容易,但是修改和盗取难度更低,需要引起人们足够的重视。
  (二)档案管理标准不够规范。办公自动化系统的实施,方便了档案管理工作的开展,但是因为管理标准不够系统和规范,也容易有很多问题出现。如部分员工虽然利用电子形式存储了档案信息,但是却没有保存纸质原稿;或者在材料打印、传输、接收过程中,对原底稿没有重视,直接存储了复印件等。这些问题的出现,会对档案管理效率和质量的提升造成不利影响。
  (三)档案管理人员的综合素质需要进一步提升。相较于传统的手工档案管理,办公自动化环境下的医院档案管理创新了技术方法,改变了原则和标准,那么就要求档案管理员具备更高的素质水平。但是,调查研究发现,部分老员工依然保持传统的思想观念,采用传统的技术手段,不具备较高的信息技术水平,不了解数据信息通信,因此制约了电子档案管理工作水平的提升。
  三、办公自动化环境下医院档案管理的提升策略
  (一)强化网络监管,保证档案信息安全。电子档案管理安全性的维护是办公自动化环境下的重要任务。在未来发展中,需要加强网络监管,将潜在的网络安全隐患及时排除掉,促使电子档案信息的真实性和客观性得到保证。具体来讲,医院要积极构建网络安全系统,保证电子档案网络系统的完整性、安全性和可靠性。在具体实践中,可以将一系列安全措施运用过来,包括防火墙的使用、安全权限的设置、网络信息系统的加密等,努力营造安全的档案环境。譬如为了避免重要文档信息遭到人为的恶意修改,可以加密处理一些重要文件,也可以设置登录权限,禁止不符合查询和阅览文档的用户访问,促使安全隐患减少。此外,还需要结合医院自身实际情况,采取针对性的网络监管方法,如设置系统网页,拦截不法分子的访问等。
  (二)统一医院档案管理标准。只有制定统一系统的档案管理标准,方可以促使医院档案管理效率得到提升。首先,要对文书管理和电子档案管理标准进行统一。文档前期工作和文档后期工作分别由文书部门和档案部门负责,通过对规范标准进行统一,可以促使两个部门的配合更加紧密,促使医院管理工作水平得到提升。其次,对档案管理业务流程有机统一,通过各种流程规范的统一制定,可以对工作人员的各项管理行为有机规范,达到实现电子档案管理效率提升的目的。最后,要对技术操作标准有机统一,相较于传统的纸质档案管理,电子档案管理具有一定的差异,需要制定统一的技术操作标准。
  (三)强化培训,提升工作人员的素质水平。目前,在医院档案管理中积极运用了一系列的新技术,要求档案管理人员具有更高的素质水平。那么医院就需要结合实际情况,制定完善的培训制度体系,促使工作人员的综合素质得到提升。首先,可以通过科学招聘人才,将招聘流程严格贯彻落实下去,选择的人才除了具备较高的理论水平之外,还需要具有丰富的实践经验。其次,大力培训新人和老人。对于新人培训,主要集中在入职前培训,促使其能够尽快上手操作;而对于老员工,则需要帮助其革新传统观念,积极学习现代档案管理知识和技术,提升其技术操作水平。
  四、结语
  综上所述,办公自动化的应用和实施,方便了医院档案管理工作的开展。但是,同时也带来了一些新问题和新情况,如安全性得不到保证、技术标准不够统一等。针对这些情况,需要采取针对性的措施,如强化网络监管、制定统一技术标准、加大培训力度等,促使医院档案管理工作效率、工作质量得到不断提升。
  【参考文献】
  [1]刘亚男.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国卫生产业,2016,5(10):123-125.
  [2]王坤.基于办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国卫生产业,2016,4(14):99-101.
  [3]杨建民.办公自动化环境下医院档案管理研究[J].办公室业务,2016(14):44-47.
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