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加强事业单位档案管理工作的若干思考

作者:未知

  【摘要】档案管理在事业单位的发展中具有十分重要的作用,本文通过笔者多年事业单位办公室工作经验,从实践操作上对加强事业单位档案管理工作提出几点思考。
  【关键词】事业单位;档案管理;思考
  档案管理工作就是对单位的各项工作资料进行收集、整理和保存,并通过档案记录来反映事物发展的具体过程。档案管理工作是办公室工作的一项重要内容,档案管理工作开展的如何,关系到办公室工作水平,也关系到单位整体工作水平。本文从事业单位办公室工作实践出发,就如何加强单位档案管理工作进行思考。
  一、加强单位档案管理工作的重要性
  档案作为一种特殊的信息资源,是历史的真实记录,它包含了很多重要的信息资料,真实记载了工作人员在工作时产生的所有资料,记录着单位的发展历史、人事关系、工作流程、工作痕迹等重要信息,是工作执行的依据和标准,为单位的未来发展提供了重要依据,是单位宝贵的资源和财富。随着新形势下反腐倡廉工作的不断深入,各项工作是否符合法律法规,是否按规范开展、按流程运行,都要通过档案的形式进行留存和记录,档案的作用日益凸显。因此如何全面、真实、系统地对单位档案材料进行归集,加强单位档案管理工作至关重要。
  二、加强单位档案管理工作的探索和实践
  (一)促进文秘工作与档案管理工作的有序衔接。现阶段多数单位实行的是文档分开的管理体制,文秘工作和档案管理工作是两个独立的系统,分别运行。在文件办结之前,档案管理人员无法直接参与文件的形成、处理等环节,造成文件是否符合归档要求,档案管理人员无法控制,只能被动接收,大大影响了档案管理工作的质量。为促进文秘工作与档案管理工作有序衔接,在办公室人员分工上,可将从事文件收发、传阅的工作人员与档案管理人员合二为一,这样从文书起草、接收开始到档案形成,就可以进行“前端控制”“全程管理”。比如:在文书形成阶段,工作人员就可以从档案管理的角度出发,注意归集文书的签发稿、印制稿和重要文件的修改稿以及关联的附件材料。拟归档的文件可以不先进行装订,以方便后期按档案要求进行装订,从而避免重复劳动;在文书办理阶段,工作人员可实时跟踪领导对文件的批示意见,收集相关部室办理过程中产生的相关材料以及办理情况,确保办文全过程的档案体现;在文书办结以后,工作人员就可将上级批复文件与单位请示文件、会议纪要与会议材料等相关联的材料归集在一起、将不同类型的文件分类存放。在文件办理完毕的同时,也可同步把文件以电子档保存的形式录入到档案管理软件。从而确保文书材料的归档率、完整率和准确率,保证了档案管理工作的质量。
  (二)保持各类专业档案的完整性。各类专业档案,如修缮工程档案等,一般具有时间跨度较长、程序步骤较复杂、各环节之间关联性较强等特点。因此,在档案收集方面往往存在材料较零散,完整性受影响等问题,从而对后期档案的利用以及后期工作的顺利开展造成影响。为确保专业档案的完整性,我单位专门出台规范档案管理工作的文件,要求每个业务部门指定专人兼任档案管理员,负责本部门文件材料的收集整理,办公室进行业务指导。同时通过定期开展档案知识培训、指派上述人员参加档案专业人员岗位培训等,提高他们档案管理专业化水平。在档案收集过程中实行动态管理,强调材料的完整性、工作的延续性,保证档案管理工作贯穿始终。比如:修缮工程档案,从项目申请立项开始,即开展材料收集、整理工作,工程设计、预算编制、工程招标、现场施工、验收竣工、结算审核等各个环节的材料都记录收集起来,形成一条完整的信息链,以一项工程一档的形式,定期移交办公室保管。这样,当修缮工程项目在未来使用过程中出现问题或需要维护时,都可以依据原始档案进行快速和有效的解决,取得提高工程质量的效果。还有经营性资产运营档案,资产招租申请、资产评估报告、招租公告、招租过程、成交情况、租赁合同等等,也是实现全流程动态管理和材料收集,完整记录经营性资产运营全过程,有效提高经营性资产运营管理水平。
  (三)确保零星档案的全面收集。零星档案是各单位在工作过程中临时形成的,具有保存利用价值的材料。这些零星档案也是单位工作活动的重要体现,但由于不属于单位既定范围内的工作内容,往往无法系统、全面收集。为了确保零星档案全面收集,除了要求各部门档案管理人员日常工作中注意收集整理这部分零星材料外,办公室还特别要求管理印章的工作人员,凡是涉及单位的各类材料,在用章时都进行留存并定期移交档案管理人员,再由档案管理人员甄别后整理归档。
  三、加强单位档案管理工作的下一步目标
  随着我国信息化时代的到来,档案管理在信息化的冲击下同样发生着深刻的变革,“互联网+档案管理”改革已经形成。笔者所在的单位是处级事业单位,目前多数事业单位普遍存在档案管理信息化建设比较薄弱,档案管理人员电子档案管理专业化水平较低等问题。为进一步加强单位档案管理工作,下一步档案管理工作目标如下:一方面要加强档案信息化建设,引入档案信息管理系统,将电子文件归档工作纳入单位立卷归档范围,强化电子档案管理和利用,创新档案管理模式,实现档案的纸质与电子版相结合,提高档案管理质量和工作效率。第二方面要加大档案管理人员培训力度,促进档案管理工作理念的轉变,提升专业技能水平。同时完善电子档案管理机制,加强电子档案管理工作的规范性,提高档案资源的使用率,为单位的可持续发展作出应有的贡献。
  【参考文献】
  [1]夏欢.浅谈机关文秘工作与档案管理工作的有机衔接,2018(8).
  [2]韩呈镇.优化机关事务档案管理模式研究,2018(7).
  [3]陈姬.信息化时代如何做好档案管理的创新及发展,2018 (8).
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