基于内部控制视角对高校经济合同管理的思考

作者:未知

  摘要:随着我国高等教育事业的不断发展,合同管理成为内部控制的重要内容。经济合同作为合同管理的主要方面,对于高校规范管理、控制风险以及维护合法权益等均具有重要的意义。本文针对当前阶段我国高校经济合同管理现状及存在的问题进行分析,探究问题产生的具体原因,在此基础上从内部控制的角度,探讨完善高校经济合同管理的有效策略。
  关键词:高校;内部控制;经济合同管理
  近年来,随着教育改革的逐步推进,我国高等教育事业获得了长足的发展,高校参与市场经济活动也越发频繁。高校在开展对外交流和合作的过程中,必然涉及到合同的签订,经济合同在所有合同中占据的比例较大。因此本文仅针对经济合同进行相关探讨。
  财政部颁布《行政事业单位内部控制规范(试行)》后,行政事业单位都在加快完善自身的内部控制建设。作为高校内部控制的重要内容,经济合同管理也受到很多的关注。但受限于发展时间的限制,高校经济合同管理在具体实施的过程中仍存在的一些问题,如预算管理不到位、风险意识不足等。因此如何完善经济合同管理成为亟待解决的问题。
  一、国内外高校经济合同管理现状
  (一)国外经济合同管理现状
  西方针对经济合同管理的研究比较先进,已经形成较为完善的合同控制和管理准则。早在上世纪五十年代末,美国就成立了世界范围内首个合同管理相关协会。根据2002年7月生效的《SOX》法案,审计人员必须要对单位年报进行审查,并由董事会对内部控制的评估发表意见。管理层要在年报中对内部控制评估结果和审计人员对单位内控实施情况的评估做出解释。同时,德国的《股份有限公司法》也做出了类似的规定。近年来,西方国家对合同管理以及内部控制的研究持续深入,其中关于合同管理体制完善以及订立过程规范的研究较多,其中涉及到贪污腐败、资金利用率、控制权分配等方面的问题。
  (二)国内高校经济合同管理现状
  在国内,广大学者对高校合同管理进行了探索研究,研究主要集中在三个方面,分别是合同管理体制、经济合同管理以及经济合同管理问题。史为业在《高校合同管理的路径探析》中提出高校应从组织制度方面采取措施实现合同的科学化、规范化和标准化管理,具体措施包括提高重视、统一组织制度、强化管理措施执行、完善监督体系等。孙培清、梁桑在《浅议新形势下高校经济合同管理》中认为目前学术领域比较推崇的管理体制为“统一领导、分级负责”,高校要对合同管理的组织以及合同制定的各个环节制定清晰明确的标准。总体上来看,我国学者对高校经济合同管理的研究多为现状描述、问题来由以及路径探析,实践方面的范例阐述比较缺乏。
  二、高校经济合同管理存在的问题
  (一)相关制度操作性不强
  2012年11月29日,财政部印发《行政事业单位内部控制规范(试行)》,该规范第四章第六节合同控制中,针对高校财务制度建设提出了规范性的指导意见,涉及到预算管理、合同执行、纠纷解决等。但合同归口管理沟通协调机制、监督审查机制、合同跟踪管理机制等均难以落实。
  (二)管理框架体系不完善
  1.流程设计不合理,分工模糊。有的高校流程设计过于简单,缺乏必要的牵制和审批环节,导致管理工作形同虚设。有的高校流程设计过于繁琐,严重影响管理效率。尤其是在岗位设置方面,存在一人包干全部合同管理工作的情况,岗位设置过于随意,无法形成相互监督。我国高校经济合同管理虽然隶属于行政管理,但是却不具备规范的归口管理模式,这种多头管理的局面,容易带来合同管理的混乱,从而导致高校对经济活动的内容无法形成良好的掌握,承担的经济风险大幅度增加。
  2.预算控制不到位。预算编制是高校经济合同管理的重要内容,但结合实际情况来看,很多高校对这项内容的重视程度不够,预算编制常常是草草完成,内容笼统,监管不力,常常违反“先预算—后计划—再实施”的程序。在实际工作中,高校在签订合同时,也未对具体项目进行有效的调研,预算编制敷衍随意,和实际情况出现巨大偏差,容易出现超支现象。
  3.合同归档管理不规范。合同档案是经济合同管理的重要方面,不仅可以为管理工作提供依据,在处理法律纠纷或是追究违约责任时也能发挥重要作用。但目前,许多高校的合同档案往往分散于不同的业务部门,并未进行统一管理。而且,一部分高校在合同档案管理中仍然采用的是传统的人工管理模式,很难应付不断增长的工作量,且容易出现更新不力或是遗漏缺失的情况,在查阅和使用方面也存在着诸多不便之处。
  (三)风险防范意识不足
  虽然我国市场经济体制已逐步完善,但是很多高校的管理人员对于经济合同签订意义的认知仍旧浮于表面,将其当做一种必要的“形式”。这种不重视的态度不仅催生了许多暗箱操作,同时暴露出薄弱的风险防范意识,导致经济合同管理工作无法落到实处,引发不必要的纠纷和违约问题。
  (四)审核监督不到位
  由于参与部门众多以及时间跨度大等因素,高校经济合同签订以及执行的过程都隐藏一定的风险,在一些大额合作项目上体现的尤为明显。很多高校在对外经济合作方面设置了一定的审计监督环节,但大部分停留在宏观制度层面,如合同策划、谈判、签订、执行等,但针对合同编制、合同审核、合同归档、预算编制审核等方面却未制定配套的管理细则,审计监督作用难以发挥。
  三、高校经济合同管理存在问题的原因分析
  (一)授权审批制度不规范
  目前,高校经济合同管理实行校长负责制,即高校对外经济合同必须由校长作为合同的法定签约人。但在实际工作中,受到时效问题的影响,合同签订的整套程序往往是由二级业务部门独立完成,逐级授权审批负责制形同虚设。同时,合同管理的各个环节未实现有效的岗位牵制,加剧了经济合同管理的松散。
  (二)管理组织架构不合理
  很多高校的经济合同管理都缺少顶层设计,未形成完整的合同管理组织架构,加上人手不足,也未形成合理的分工合作,实施环节更是缺乏归口部门管理,形成多头管理的局面。由于职责划分不明确,各职能部门常常出现相互推诿责任的情况。同时,缺少归口管理机制,容易出现无主管理的情况。例如采购物资合同由资产管理处牵头、基建合同有基建处牵头,物资维修供应合同有后勤采购部门管理,這种多头管理的现状若是不能及时改变,很难适应新时期高校经济业务发展的需求。   (三)风险控制及审计监督观念落后
  合同管理是一个长期动态的过程。高校行政管理人员对市场经济形势缺乏正确的预估和重视,对法律知识一知半解,缺少必要的风险防范意识。这将对经济合同管理带来极大的负面影响。同样是由于对合同法律知识的不重视,许多高校在设计合同管理流程时都只是单纯的走形式,仅仅停留在满足宏观制度要求的层面,未落到实处。
  (四)复合型专业人才匮乏
  高校经济合同管理的专业性较强,它涉及到了会计、审计、基建、法律等多个专业学科,对管理人员的专业素质、职业道德、业务能力都有着很高的要求。但我国高校的经济合同管理人员很多都不是专业出身,对这项工作的了解存在不足,因此工作过程中存在明显的盲目性和随意性,管理水平难以提升。
  四、提升高校经济合同管理的有效策略
  (一)构建完善的内部控制制度
  科学完善的内部控制制度是高校经济合同管理工作顺利实施的基础。应以《合同法》等相关法律政策为依据,结合高校自身实际情况,构建高校合同管理办法,对合同签订以及执行的整个过程进行细致的部署,科学设置岗位,逐步形成相互监督牵制的局面。
  在完成制度构建的基础上,应关注制度的落实情况,加大责任追究力度,保障制度建设的效果得到充分的发挥。如,建立合同跟踪管理制度。很多高校的经济合同管理止于签订完成,忽视了合同执行以及归档,因此,高校应贯彻落实动态性和全程性的合同管理理念,将监督管理从前期策划覆盖到归档的整个过程,设置专人对不同环节进行跟踪,尤其是重点岗位,应采取不定期轮岗制,强化监控力度,同时逐步推动内部管理领导干部经济责任审计制度的日常化和规范化,保障合同的顺畅运行,随时掌握了解合同进度和执行情况,以便及时针对突发问题采取应对措施。
  (二)科学设计经济合同管理流程
  在设计合同管理流程时,应将不同业务环节与其管理部门相对应,明确不同职能部门的具体分工,做到协调合作,保障管理工作的高效有序开展。在经济合同管理体系中,经济合同管理决策机构(如校务会)负责协调和统筹控制,主要进行合同签订授权等。经济合同承办部门负责合同和相关事项手续的办理工作。业务归口部门分别负责各环节实施的管理,主要是对合同条款审核、合同订立等。合同审核部门,可以由内部财务人员和审计人员组成,主要负责对经济合同的条款进行审核,并跟踪监管合同的执行。在条件允许的情况下,最好聘请专门的法律顾问对经济合同的合法性进行审核把关。
  (三)加强合同管理队伍建设
  高素质管理队伍是高校经济合同管理工作高效开展的重要保障。各高校应加强人才培养力度,强化领导重视,定期组织相关业务人员参加专业化培训,提升管理人员的业务能力。同时,还应做好法制普及和道德教育,使经济合同管理人员形成良好的职业素养,认真负责的履行自身职责。积极和其他院校开展交流讨论,或是聘请专家到校开展讲座指导等。积极提升管理人员的信息化水平,将经济合同管理信息化建设纳入到学校管理信息系统统一规划中。构建覆盖所有部门的信息共享平台,为不同系统间的数据共享提供保障。同时推动合同管理整个过程的信息化,通过软件实现控制管理。
  经济合同管理是高校内部控制的重要一环。只有不断改进和完善经济合同管理工作,才能有效的降低高校在对外经济合作中承担的经济风险,保障高校的合法权益,促进其持续发展。
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