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事业单位档案管理信息化建设探讨

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  【摘要】档案管理是我国事业单位重要的管理任务和工作内容,在信息化时代,事业单位要迎合时代特点,在管理中积极应用信息技术,提升管理的数字化、信息化以及智能化水平。本文主要针对事业单位档案管理信息化建设进行分析和探究,希望给予我国相关单位以参考和借鉴。
  【关键词】事业单位;档案管理;信息化建设
  在“互联网+”战略下,信息技术已经在诸多行业和领域实现了广泛应用,对推动社会进步和经济发展起到关键作用。档案管理作为事业单位的基础性工作,其管理质量与单位运行具有密切关系,因此,相关领导和档案人员需要认识到信息技术的重要性,在管理中积极应用和引入先进的信息技术和信息设备,推动档案管理全面实行信息化,为单位发展保驾护航。
  一、档案管理信息化的优势
  (一)改善管理途径。以信息技术为基础开展档案管理,可以改变以往以人工录入为主的管理模式,以网络平台和信息技术为管理媒介,实现录入智能化。同时,信息化建设还可以改变档案利用、保存以及信息收集方式,将档案服务和档案储存充分整合,扩展档案的价值和职能,提升其利用效率。
  (二)便于档案管理。在信息化背景下,档案更多的以电子形式出现,电子档案不仅可以节约储存空间,还能够便于对档案开展规范化管理。同时,使用者想要利用和调阅档案,不需要进行手工查询,只需要访问单位内部网络就能够获取相应的档案资源,突破时间和空间的限制,保证档案在调阅中不会出现损坏和遗失等情况,确保档案资源的安全性和实用性。
  二、事业单位档案管理信息化建设的途径
  (一)建设信息化人才队伍。档案人员的信息素养和操作能力与信息化进程具有密切关系,因此,单位需要建设信息化人才队伍。首先,单位需要在内部开展信息技术宣传教育,提升档案人员对信息技术的重视程度,主动在工作中应用信息化方式开展档案管理,提升自身的信息素养。其次,单位要定期组织档案人员开展信息化培训,内容涉及信息设备操作、信息技术运用、信息安全知识等,通过培养提升档案人员的综合素质和业务能力,保证各项工作的全面落实。最后,单位还要注重从社会和高校中吸纳具有专业背景的人才,不断充实档案队伍,提升其信息化整体水平,为开展档案管理提供人才支撑。
  (二)构建信息化管理机制。在信息时代,档案管理数字化、智能化以及信息化发展已经成为其必然趋势,因此,事业单位要迎合时代特点和信息化管理的要求,构建以信息化为核心的管理新机制。首先,单位要基于信息技术构建以及完善管理制度,将纸质档案与数字档案充分结合,将制度贯彻到整个档案工作流程中,实现对档案的精细化以及规范化管理。其次,要加强各个部门的档案信息管理机制,在组织内部形成相互合作、相互交流、高度共享的档案机制,配合档案部门开展各项工作。最后,单位还要积极构建档案信息化平臺,通过平台开展高效管理,实现档案资源的科学利用与开发,为单位运行和领导决策提供信息保障。
  (三)加大信息化建设投入。为了保证各项管理工作的有序以及有效开展,事业单位要提升对信息化进程的重视程度,尤其是单位领导,要认识到信息化建设对促进档案管理优化的积极作用,并且加大人力、物力以及资金投入。首先,单位领导要转变陈旧观念,给予档案信息化建设以高度重视,发挥带头作用,促使广大员工实现档案观念的更新。其次,对信息化建设所需要的设备,例如打印机、扫描仪、计算机以及投影仪,要投入一定的资金加强采购管理,在设备购置后,引导档案人员合理利用,提升设备利用效率,避免出现闲置和错误操作等情况。最后,做好网络安全管理工作,安装以及更新杀毒软件,防止黑客、病毒以及木马入侵计算机系统,进而导致档案资源被盗取或者遗失,为单位带来不可挽回的损失。
  (四)规范信息化档案标准。在开展信息化建设中,单位要注重保证管理工作的标准化和规范化,进而保证档案工作按照既定的规范开展。首先,单位需要结合自身具体情况,在内部制定档案收集、档案整理以及档案归档的信息化工作流程,要求档案人员严格按照流程开展各项工作。其次,对档案格式、数据库结构、档案著录以及档案内容进行统一规定,保证数据指标、文档格式和管理模式的规范性。最后,要对访问权限进行科学设置,严禁出现随意设置的情况,保证档案在调阅和使用中的安全。
  三、结语
  总而言之,信息化是档案管理的未来发展趋势,事业单位需要结合自身具体情况,通过各种有效措施不断优化以及完善档案管理工作,做好建设规划、统一相关标准,合理利用各种先进的信息设备和信息技术,推动单位的稳定以及可持续发展。
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