高校干部人事档案管理现状分析

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　　摘要：本文就当前高校干部人事档案管理工作现状从高校干部人事档案管理方式、高校干部人事档案管理体制、高校干部人事档案管理信息化三大方面进行了初步探讨，以使高校干部人事档案管理工作能适应新形势高校发展的需要。
　　关键词：高校;干部;人事档案;档案管理
　　中图分类号：G 647.24文献标识码：A
　　2018年11月28日，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，明确指出干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。高校作为人才培养的摇篮，高校干部人事档案则为高校干部人事管理工作中不可或缺的因素，对高校干部、人才队伍建设起着举足轻重的作用，能夠促进高校科学合理地使用人才，助力高校长远发展。在大多数的档案建设中，文书档案和科技档案普遍为高校主要档案管理工作重点，设有专业档案馆，由专业档案管理人员负责管理;而高校干部人事档案一般由高校负责人力资源管理的组织人事部门负责监管，由于近几年对高校干部人事档案工作的逐步重视与规范，大部分高校均设立了专门的干部档案管理人员，但由于高校组织人事部门工作繁冗，专职干部档案管理人员仍较少以管理档案为工作重心，且高校干部人事档案的基础配套设施、制度等均存在不少问题。
　　1 高校干部人事档案管理工作现状
　　近年来，随着高校扩招，师资队伍的引进大幅增加，增加人才的同时造成干部人事档案工作的任务量增加，且人才流动性大，档案工作量也增加。而大多数高校干部人事档案管理仍主要以手工操作为主，操作过程繁冗复杂，按照《干部人事档案工作条例》目标管理要求，干部人事档案对收集归档时限、档案质量、档案材料规格、装订期限等系列档案整理要求都存在不规范，这些落后的管理方式使干部档案管理工作步履维艰。
　　1.1 高校干部人事档案管理工作的机械重复性
　　按照《干部人事档案工作条例》的干部人事档案主要内容和分类中，每年干部人事档案的归档材料众多，干部履职、思想汇报、考核鉴定、职称评定、表彰奖励、工资调整、职务任免等都一一需要进行材料收集、整理、拆、装、订等，且材料收集的时间不一，仅材料进袋这一项工作，就要耗费专职干部人事档案管理人员大量时间，如此机械重复式工作的开展，耗时耗人耗力，使得专职档案管理人员难以集中精力提升案卷的内在信息，提升档案内在质量。
　　1.2 高校干部人事档案整理标准不规范
　　档案的整理应该按照进档材料的分类准确、目录明晰、装订整齐的标准来进行，但从目前收集归档的材料看，档案仍存在纸张规格大小不一、装订方式不规范等问题。如由于各高校对于档案用纸的使用没有明确规定，大的纸比A4纸张大，小的纸比B5纸张小，大于16k的需折叠、裁剪而小于16k的又需要托裱、缝纫，由于纸张大小的不规范，在材料裁剪的过程中难免会导致档案信息的缺失。
　　1.3 高校干部人事档案材料的缺失
　　目前，绝大多数高校干部人事档案仍使用打孔的方式装订干部人事档案，在打孔过程中也容易造成档案信息的缺失，破坏档案的完整性，也不利于档案材料的增加;高校人才的竞争让各单位人才流动性增大的同时也给高校干部人事档案管理工作带来挑战，各高校为引进优秀人才，而摒弃引进人才原始档案重新建档现象屡见不鲜，由于原始档案无法归档使高校干部人事档案的完整性、凭证性及权威性大打折扣。此外，高校干部的任免、考核、考查、入党、职称、工资晋级、奖励等均存在各种材料不齐现象。
　　1.4 高校干部人事档案内涵质量不高
　　多数高校中干部人事档案管理中普遍反映干部政治履历材料多，而能有效反映工作能力、工作实绩、体现个人特点特色的材料少，甚至有的组织在考核、考察、评鉴干部的材料中把关不严，对干部的评价只“报喜不报忧”，造成材料的客套化、公式化、不规范，不能真实反映干部个人的实际情况与特点特色，档案的有效参考性与利用率低。
　　1.5 高校干部人事档案把关不严
　　在实际高校干部人事档案管理工作中，存在干部人事档案材料中出现填写内容与实际不相符情况。其中，有因工作失误造成的填写内容信息错误或填写内容不规范，也有人为的“鱼目混珠”。如在人事档案材料填写过程出现的人名用字不规范、名字前后顺序颠倒、生僻字中同音字的随意填写、出生日期在多项材料中填写的不一致、对出生日期的随意更改、参加工作时间的前后不一致、学习经历与学历填写的不真实“三龄两历一身份”等情况，使高校干部人事档案材料真实、可靠性存疑。
　　2 高校干部人事档案管理体制改革情况
　　在执行各项工作中离不开政策性、纲领性文件的管控与约束，高校相关管理制度直接影响与制约高校干部人事档案管理工作的全面开展，而干部档案管理制度不健全恰是当前各高校开展干部人事档案管理存在的问题。
　　2.1 高校干部人事档案管理制度不健全
　　大多数高校能够结合高校自身实际，根据《档案法》《干部档案管理条例》《干部档案材料收集、归档的暂行规定》《干部档案整理工作细则》等相关文件制度初步建立与本校相适应的高校干部人事档案管理制度，但涉及到具体的相关干部档案的保密、归档、查阅相关制度较少。
　　2.2 高校干部人事档案管理制度完善不及时
　　高校没有充分认识到干部人事档案管理工作的重要性，在高校干部人事档案管理工作制度上，对国家颁布的档案政策规定也未有及时补充、完善。使高校各校干部人事档案管理工作在很多具体工作细节落实方面无相关制度遵循，审核干部工作中干部档案的有效凭证作用小，导致在具体管理与实施高校档案管理工作中明显滞后。
　　2.3 缺乏科学有效高校干部人事档案管理制度 　　一是在高校干部人事档案的日常管理中形成档案材料的部门多而散，教务、科研、职称、组织、宣传统战、工资、奖励、工会等各项材料分散在高校各院（系）和高校各部（处）等部门，而各高校往往缺乏科学有效的高校干部人事档案管理制度，高校干部人事档案材料的分散使干部人事档案不能进行有效归档与收集，直接影响了高校干部人事档案的完整性;二是在各高校干部人事档案工作调研中，发现各高校干部人事档案管理制度的不严格造成各高校干部人事档案材料中普遍存在学历相关材料不规范、不全面、不统一等问题，如部分高校干部人事档案学历材料中仅有毕业证和学位证明材料，毕业生登记表、报考登记表、学籍证明材料、毕业答辩相关内容及学位授予材料、成績单，特别是硕士、博士、在职等相关学历认证材料缺失，不能有效反映高校干部的本学历过程中的实际专业水平，对高校干部职务聘用、职务晋升均受影响。
　　3 高校干部人事档案管理信息化工作现状
　　目前，大多高校干部人事档案管理工作中仍以手工操作为主来进行管理，耗时费用，工作多、任务量大，易出错，工作效率低。虽有的学校已经开始了相应高校干部人事管理信息系统工作，但信息管理工作也仅限于基本的信息录入，远不能达到无纸化办公要求。
　　3.1 高校干部人事档案信息管理工作滞后
　　高校干部人事档案一般由高校人事部门或高校档案馆（室）专人进行管理，干部人事档案管理方式仍以纸质档案管理为主，自中央开展干部人事档案专项审核工作以来，中央发布了《中共中央组织部关于完善干部人事档案材料通知》等多项文件，对档案整理工作要求更严格、工作量进一步加大，专职档案管理人员的收集整理工作任务量显著增加，工作难度大，造成高校干部人事档案信息管理工作相应滞后。
　　3.2 高校干部人事档案信息服务意识不强
　　当前，服务于广大教职工和社会的档案信息化需求越来越多，且档案的信息化也能够有效提升高校干部人事档案的利用率。而长期以来，高校干部人事档案管理工作主要以干部人事档案数量和档案室面积来作为人事档案的工作标准，仅把干部人事档案的收集、整理、归档等工作作为重点工作来抓，重视档案的数量和保存，而对高校干部人事档案利用工作则未予以重视，对于高校干部人事档案查阅、检索的信息化服务意识淡薄。在高校干部人事档案信息化的建设过程中，软硬件均是不小的工程，纸质档案转化为电子档案、文档处理软件及数据库规范整理、档案的安全保密等工作是一项严密而系统工程，均离不开高校的大量资金、人力与物力等全面支持。
　　3.3 高校干部人事档案信息化水平低
　　随着信息科技的进步，高校干部人事档案信息化管理工作已在部分高校展开，但高校干部人事档案信息化管理也仅限于对简单姓名索引、个人档案目录等简要信息进行编制或将现有纸质档案的电子化，不能满足高校干部人事档案的信息化的实际需求，资料查阅等主要仍以纸质档案操作为主。
　　3.4 高校干部人事档案信息化管理网络建设不到位
　　当前，高校干部人事档案应用于信息化管理效率低，主要表现为：一是高校干部人事档案管理部门自身对干部人事档案的信息化管理不到位，虽然已有多数高校开展了信息化档案管理工作，但也仅限于基本的档案扫描、微缩，纸质档案电子化等基础工作，与实际的档案管理信息化管理系统有效应用要求相差较远，对干部人事档案信息资源也仅限于本部门内部使用，未能进行有效共享，造成“信息孤岛”;二是即便部分高校已经开展了对各部门间干部档案信息的共享工作，但仍存在对干部档案利用率低、干部评价、考察的干部档案参考价值不高等问题。
　　3.5 高校干部档案管理信息化安全存在隐患
　　在对高校干部人事档案管理信息化的进程中，因涉及利用原始档案进行档案电子化等信息化工作，档案管理信息化工作需要技术支持，需要相关技术人员甚至外委单位接触原始档案容易造成档案信息泄密。同时，干部人事档案管理信息系统也存在链接互联网造成的网络安全攻击。
　　参考文献：
　　[1]刘淑杰.对加强高校干部人事档案管理工作的思考[J].决策探索，2007（2） ：41- 43.
　　[2]李兴春，马雁.高校人事档案管理存在的问题及优化策略[J].重庆文理学院学报，2018 （4）：118- 125.
　　基金项目：2018年度湖南省档案科技项目，项目编号：2018-H - 23。
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