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浅析“放管服”形势下的档案管理工作

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  【摘要】随着“放管服”政策的不断推进,政府各部门之间的职能发生了转变,简政放权、放管结合、优化服务改革使职能部门更加亲民。档案管理工作从一定程度上来讲具备复杂性,但这一政策的开展使得各档案管理部门按照改革要求深度推进,切实为群众提供了极大的方便。
  【关键词】档案管理;放管服;研究分析
  自2016年“放管服”政策提出以来,各地政府部门在工作中不断完善执法新要求。将简政放权与放管结合、优化服务统一起来,强化项目立项后的监管、指导和服务,在行政职权与公共服务的处理上,要对相关的事项列明操作流程、办理条件、时间限制等;对职能部门的审查内容、环节、重点等也要做到统一公示,在审批过程中简化手续。在办理过程当中也要耐心细致办理,争取快速将业务办理完善。
  一、“放管服”政策
  简政放权、放管结合、优化服务简称“放管服”。“放”指政府下放行政权,减少没有法律依据和法律授权的行政权,梳理职能部门重复的行政权。“管”指政府部门加强监管,随着新体制的实行政府职能部门加强体制创新。“服”指转变政府职能、减少政府干预,降低行政成本,促进市场主体的创新能力。简政放权,最大化满足了群众的业务办理需求,是众望所归的政策,随着“放管服”政策的不断完善,相应的政府监管职能也在逐渐发生改变。
  在日常的档案管理中,要不断完善调阅、安全、转递等管理制度,做好档案工作的记录,凡事做到有据可查。在档案审核过程中,对于学历部门要作为审核工作的重点,仔细鉴别。对信息资料不相同的档案,要及时与用人单位进行沟通,确保档案资料的真实性。档案的管理人员要有强烈的责任意识,高标准、高素质完成档案管理工作,在工作过程当中加强对工作人员的纪律意识培训,确保日常工作的有序进行。
  档案管理之初要进行资料的搜集,工作人员要坚持随时收集、定期整理、重点管理等步骤,对各类档案做到妥善管理,社会对档案需求的满意率取决于档案管理水平的提高,档案管理水平要适应不断变化的社会需求,从而推动档案管理工作向前发展。在日常的管理工作当中,要求档案管理人员对档案资料进行科学化管理,以确保“放管服”政策切实融入工作当中。
  在对档案进行管理的同时,要对档案内容的真实性进行重点审核,严格进行材料的分类与鉴别,坚持零失误的工作目标。对档案资料的借阅情况进行登记,在进行借阅后及时归位整理,對装订成册的档案进行电子录入后分类保存,确保档案的安全性,电子目录能够使资料的调阅更加快捷,同时有助于提高工作人员的工作效率。
  二、档案管理工作现状
  (一)档案管理模式较为滞后。随着社会的不断发展,传统的人事档案管理模式已经不能满足社会发展的需求,在工作当中,一些档案的存档、查阅还没有录入电子信息系统,导致档案管理工作开展较为繁琐,档案管理模式较为落后导致档案的利用率低下,现有的管理模式缺乏创新观念,不能适应高速发展的经济社会的需求。
  (二)档案管理的信息化程度不高。随着信息化程度的不断提高,档案信息的传统管理已经不能满足于档案管理现状。传统的档案一般趋于纸质化,纸质的档案受环境影响非常容易出现损坏,一定程度上会给档案管理工作带来限制。随着现代化科技水平的不断发展,档案管理系统逐渐代替了传统的档案管理方式,信息技术的加入,使纸质化档案有了电子版,给纸质档案做好索引,输入计算机系统,对于档案资料的检索、调阅会更加快捷,大大提高了工作人员的工作效率,提高了档案管理的性能。
  (三)档案材料补充困难。人事档案记录着从业人员的学习、工作等个人经历,随着个人的发展个人档案也要进行不断的调整,也是用人单位对员工评定的重要依据。现阶段的人事档案一般都在代理机构,人事材料不能得到及时的更新与完善,非常容易出现人档分离的现象。人事代理机构不能及时了解人员的工作状况,用人单位不能及时查阅代理机构的人员档案,不能及时进行资料的补充,造成档案材料丢失,不能真实反映人员的现实工作状况。
  三、“放管服”在档案管理中的应用
  (一)减证便民。在档案管理工作当中,档案职能部门要积极开展便民工作,在进行相关的行政许可及行政权力等公共服务事项的服务中,职能部门要将相关的工作流程进行具体的公示,在门户网站或者服务大厅进行张贴,重点对各类工作所需携带的证明材料进行标注。在工作过程中,要将当事人所呈交的证明材料以及相关文件等认真进行审理。在审理工作中,对必须提供的证明材料进行留存,最大化减轻公民和企业的负担。
  (二)简政放权。自“放管服”理念提出以来,按照相关规定,省级档案行管理部门应依法对全省各级档案管理部门及机关、团体、企事业单位等组织的档案业务工作进行指导、监督、检查和协调。按照新形势下的政策对权利和责任进行梳理,对行政方面的职责权等其他权利事项进一步落实。通过不断精简工作流程,在具体工作开展中,应对不必要的证明、材料取消提报。
  (三)优化政务服务。各档案管理部门要优化网站建设,切实推进网上服务大厅服务标准,逐步完善各部门之间的资源数据共享,以便更加简明地办理档案相关业务。大部分业务办理人员没有办理经验,对业务办理所需材料准备不全,造成了“一事多跑”的现象,针对上述现象,职能部门可举办相关的宣传活动,向社会大众进行口头宣传并进行宣传彩页的发放,提高公众的认知,优化政府服务。同时要加强信息资源共享,积极建设政务平台,切实做到服务为民,认真开展窗口服务工作整改,提升窗口办理服务水平,提高服务质量。
  (四)推行“双随机一公开”监管。落实“双随机一公开”监管工作,能够对档案管理起到积极作用。按照相关的法律法规,各职能部门要遵从随机抽检的监管制度,贯彻落实执行力度和服务态度等。档案行政执法人员要经过严格的岗前培训持证上岗,在上岗之后接受监管。监管部门要对随机抽查的原则进行普及,从检查的内容及标准等方面入手,公开调查结果,形成相关的标准体系,强化“双随机一公开”的指导作用,接受公众的监督。
  四、结束语
  档案管理部门要采取多种措施深入推进简政放权“放、管、服”改革工作,在放权上求实效、在监管上求创新、在服务上求提升。所以档案管理人员要立足于根本,不断摸索创新档案管理模式,逐步完善档案管理工作制度,增强使命感和责任感,使档案管理工作随着社会的发展做出相关的调整。在行政审批和公共服务事项受理、办理过程中,要求工作人员认真执行工作制度和办理时限承诺制度,耐心细致地解答申请人的咨询和疑问,按期办结各类行政审批和公共服务事项,做到能办的马上就办,以最短的时间、最快的速度给予办理,方便机关和群众查档利用。综上所述,我国目前的档案管理工作还存在着弊端,要想深化“放管服”理念,必须从提高档案服务意识、增强服务态度等工作层级找出相对问题,并针对问题采取有效的措施进行整改,进而不断提高档案管理效率,建设“放管服”形式下的档案管理新模式。
  【参考文献】
  [1]冯惠玲,张辑哲主编.档案学概论[M].中国人民大学出版社,2006.
  [2]左鑫芫.浅析如何做好新时期机关档案管理工作[J].办公室业务,2014(01).
  [3]杨艳.档案管理工作创新与发展分析[J].现代商贸工业,2015(12).
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