试析会展现场服务与管理
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摘 要：会展属于低成本的中介体，与一般的营销沟通工具特性相符，例如促销、直销与公共关系等，还能够打造出良好的品牌效应，属于收集与调查重要信息的场地。会展能够帮助观众与参展商对当前行业的发展趋势有全面的了解，并且制定与市场需求相符合的经营策略。另外，会展还能够为当地吸引更多的游客，进而为当地的文化旅游行业、酒店行业等，创造出更高的经济价值。所以，会展现场服务与管理逐渐受到广泛的重视。本文从会展现场管理的基础原则与必要性展开分析，并以此为依据，提出几个方面针对性较强的管理措施，希望为相关人士提供参考。
关键词：会展;现场服务管理;客户服务;细节管理
引言：基于新时代背景下，许多艺术展、服装展、汽车展等会展活动频繁开展，会展已经成为人们比较熟悉的一项社会活动，不仅仅是提供丰富的展览，而是能够实现艺术节、旅游等各个产业的融合。其中会展现场中含有会议、节事活动等全部的设施，一个会展项目是否成功，与现场的服务与管理有直接关系。在整个项目管理的过程中，实行现场管理具有一定的现实意义，尤其是监督与管理参展商、搭建商等，并且做好现场的管理与布展工作，进而开展完善的工作计划，促进后续建设活动的顺利开展。
一、强化会展现场管理的基础原则与必要性
1.会展现场管理的基础原则
首先，尽可能使用服务链外包服务的形式，实行各个项目的监督与控制。其次，安排专人在规定的时间内负责专项工作，保证职责分明，针对于重点的会展现场管理工作，要制定责任制，落实双重核查制度。再次，对重要的环节，相关的管理人员要及时完善风险预警机制，提前编制处理方案，实行全过程的监督。最后，开展对临时人员的短期培训工作，做好现场管理与服务工作，落实到位，保证整个会展的品质。
2.强化会展现场管理的必要性
首先，强化会展现场的管理工作，能够获得更优质的资源，其中蕴藏了巨大的技术流、信息流，意味着各个行业开放潮中，在生产、技术与营销等不同的方面得到显著的优势。通过不断优化资源配置的工作，不断提升综合竞争力，吸引更多的参与者与组织者。其次，针对于特殊的服务行业，会展能够不断扩大周边地区的影响力，促进各个行业的协作。最后，随着会展活动的开展，能够提供更多的就业机会，并且紧跟经济的发展形态，将当地的经济发展情况凸显出来。通过促进运输、交通与旅游等行业市场的不断融合与发展，提供更多的投資合作、文化创新与商品流通等方面的进步与发展。
二、强化会展现场服务与管理的有效路径
1.做好展会布展阶段的管控，提升工作效率
在强化展会布展阶段工作的时候，应当做好长期的前期准备工作，包括搭建展位、开展运输管理、加强参展商管理、做好现场安保工作等。在搭建展台的过程中，协调监督运输商与展台搭建中可能存在的主要问题，保证布展工作的顺利开展。通常情况下，布展的时间需要消耗2天-3天的时间，如果布展速度快的话也可以在1天之内完成。那么，在短时间内进行展台的搭建，不仅要保证搭建技术的科学化，还要做好协调与配合的工作，对整体的工作进行监控，结合场地、场馆的实际情况，设计平面图纸。在设计图纸上，对各个展区与展位进行划分，与各个参展商沟通图纸的内容，结合对人流的吸引力、品牌影响力、展位价格等方面的因素，了解实际情况与参展商目标的差距，进一步确定图纸的展位。
在参展商报道之前，主办方要做好两个方面的工作，第一，根据设计的图纸，开展展台区域的划分工作，还要标名展台号，结合图纸，搭建现场服务的地区，如主办方、运输商的办公地区等，要提前安排器材、人员与资料等。第二，务必要保证产品运输的安全性，并且严格根据制定的物流计划区，对各个岗位的工作进行合理的布局。运输商可以从展品代理中，掌握大部分展品的资料，尤其是对进馆时间的把控，协调各个参展商之间的关系。在展品进入到场馆之后，包装箱的管理也是展会当中一项重要的工作，往往是展会现场管理的盲点。展会最重要的一项工作就是接待参展商，要引起现场工作人员的注意，给予重点关注，以全面、热情的服务，做好会展现场服务工作。主办方的工作人员要保证参展商能够在规定的时间内进行布展，如果有特殊情况，需要及时与主办方进行沟通，并搭建临时的运输通道，以保证参展商能尽快参会。第三，现场的安保与保洁工作也十分重要，保洁分别由主场搭建商、场馆方分工负责。其中展会场地内的公共区域清洁也要由场馆方负责，例如餐厅、卫生间、安全通道等。在开展展会期间，做好安保工作，主要就是避免可疑分子进入到会展中心，避免出现参展商物品丢失的问题。如果安保工作不到位，不仅会影响会展的声誉，还会产生一系列的经济损失。采用适当的会展项目管理方式，逐步开展，保证各个服务环节的顺利配合与衔接，进而搭建健全的展览服务体系，激发员工的参与积极性，在提供专业化服务的基础上，有效提升工作效率，促进后续工作的顺利开展。
2.做好会展开展阶段的管控，增强展会凝聚力
在会展开展的阶段，开幕式的顺利开展十分重要，能够增强会展的影响力，还能够营造出良好的环境氛围，吸引更多慕名而来的游客。开幕式还能够展现出良好的会展形象，还能够增强大众的信心。逐步开展良好的品牌形象宣传工作，一般情况下，在筹划开幕式的过程中，应当确认参展领导的名单，还要了解开幕的时间、礼仪与乐队进场等方面的内容。要想保证各个环节不出现失误，就要在展会开始前进行彩排，安排专门的工作人员检查基础设施，编制突发事件的应对方案。在此过程中，将观众作为会展的主体，做好观众的信息资料登记工作，更好地了解观众的组成结构，掌握与观众相关的数据。登记处要有明确的标识，以便于观众能够及时找到，并办理现场的注册手续。在展会现场，还要安排专人提供咨询与引导服务，并且保证登记的秩序。在观众登记的同时，对信息进行整合与汇总，在闭馆之后，将参展商与观众的信息传递给主办方，以便于提供更全面的服务。在开展的时候，设立咨询台，咨询人员要对场地的分布情况充分的了解，能够凭借自身的工作能力解决问题，还要联系到相关的负责人，尽快的解决观众的问题。做好会展现场服务工作，需要更多的高素质人才，其不仅要懂得旅游业、文化产业等不同方面的知识，还要了解怎样将各个产业进行融合。但就实际情况进行分析，目前会展现场服务的人才相对缺乏。所以，应当创新人才培养机制，将先进的理念传达给相关的工作人员，定期开展专业培训的工作，吸引更多的高素质人才进入到会展工作当中。 与此同时，在会展期间，应当结合会议、表演、比赛等活动，烘托良好的现场氛围，还能够在一定程度上完善会展功能。参展商、主办方都能直接参与到举办的各项活动中。在此过程中，应当抓住细节关键点，及时了解导致问题发生的基础动因，并在展会服务结束之后，对遇到的问题进行研讨，总结编制报告上交给领导层，不断优化服务管理模式，进而提升服务质量与水平。针对于一些创意园区进行改建，例如北京市的798园区，相关的工作人员通过调整展览的方式，融入公共文化元素与场地，让参展商开发能够促进当地业务发展的旅游项目，融入科技表演、车展及具有当地特色风俗的物品，逐步创建出特点鲜明的旅游文化产品。与此同时，通过引入完善的投资制度，实现内部资源与外部资源的整合，主办方要主动向参展商开放，允许投入一定数额的资金。在重组与优化的过程中，培养出更多具有影响力与创新能力的参展商。通过建立健全的项目管理责任制，能够使员工了解到自身的基本工作职责，不同岗位的知识结构要求的能力素质也不同，项目小组的成员也是负责人，能够体会到工作性质存在的差异，弱化不同类型工作的差异，以便于员工能够直观地了解到自身的工作，激发其工作积极性。在开展会展服务的时候，能够给予员工更多表现自己的机会，引导员工不断提升自身的综合能力。通过承担项目获得肯定，不仅仅将工作精力放在管理岗位中。采用完善的激励机制，将员工的基本薪资与展会服务工作直接挂钩，进而规避员工为了获得资源的短期行为，进而保证展会工作的稳定进行。
3.开展会展中的细节管理，打造品牌化理念
在实行会展细节管理的过程中，应当从多元化的角度入手，保证各个部门的管理层都能发挥出监督的效用，督促员工做好自己的本职工作，从会展服务中的点滴小事入手，使观众与参展商能够直观地感受到全面细心的服务。在会展当中，只有利用细心的服务，对各个场馆的实际展览工作进行合理的划分，再将各个工作进行细化，才能够将责任落实到各个员工当中，实行规范化的管理目标。通过建立健全的展会制度，从细节上下功夫，并且做好相应的指导工作，促进各个行业的迅速发展。在此基础上，应当打造出展会项目的品牌，以一流的服务团队与管理体系，优化当地的优势产业，例如酒店行业、旅游产业等。在整合文化服务资源的基础上，一定程度上拓宽业务的规模，以不断提升服务质量的水平。通过打造出一流的展会形式，能够逐步实现服务项目品牌化的建设，逐步创造出更高的经济利润。
三、结束语
综上所述，会展属于一个将科学技术合作、商品贸易与其他方面融为一体的形式，能够促进交通物流、旅游、投资等产业的蓬勃发展。在此背景下，能够促进信息、人才与科技等方面的繁荣共通。因此，强化会展现场服务与管理十分重要，能够在一定程度上塑造良好的城市形象，还能够促进当地各个产业的可持续发展。因此，在实际开展会展活动的时候，可以从开展阶段、布局阶段等多方面入手，逐步加强现场管理与服务管理的管控，不断提升现场的管理执行能力，逐步创造出更高的经济效益与社会效益。
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作者简介：温丽（1980.04- ），女，籍贯：山东，学历：本科，厦门东海职业技术学院，讲师，研究方向：旅游管理
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