关于我国境外企业档案管理的困惑和思考

作者:未知

  摘 要 在不断提升对外投资规模的背景下,我国境外企业数量逐渐增多。而在长时间的经营活动中,这些企业积累了大量具有较高商业价值的资料和档案,本文主要阐述境外企业档案管控面临的困境,并尝试提出一些具有针对性的解决方案。
  关键词 境外企业 档案管理 主体多元化
  一、引言
  管控档案对企业来说具有重要作用,优质的档案管控制度能够使公司经营规模扩大,变得更加透明,提升各种数据价值。对境外企业来说,由于其经营与生产具有管理模式差距大、地域分散以及文字信息不统一等特点,所以在对档案进行管理时往往会出现一些问题,想要保证企业稳定运行,就要对档案管理问题给予高度重视,仔细分析当前存在的各种弊端,寻求解决之道。
  二、境外企业档案管理现状
  虽然较多境外企业领导已经注意到了档案管理的重要性,但在实际工作中还是暴露出一些问题。
  第一,境外企业的档案管理主体不明确。伴随着国际市场的不断完善,国际分工也朝着精细化的方向不断发展,境外企业的结构变得越来越复杂。目前常见的企业类型有独资企业以及合资企业等,这就会导致档案管控多元化的问题,每一个档案管控部门所运用的管控方式都存在一定的差异,给档案管控工作带来了障碍。
  第二,部分公司对档案管控工作缺乏应有的关注度。在经费欠缺以及劳务制度不同等因素的影响下,部分公司对此项工作没有给予应有的关注,这一点在新创立的境外公司中体现得非常明显,此类公司的管理结构以及工作流程都存在一些问题,进而导致档案管理工作长期处于被忽视的地位,为企业的稳定发展埋下隐患。
  第三,管理制度存在缺陷。就目前档案管理工作来看,由于缺乏统一的管理规范,或管理条例中规定的内容指代不明,在很多境外企业中档案管理具有很明显的随意性,企业档案管控效率与相关工作人员的个人职业能力有着密切的关联。[1]针对此项工作没有形成一套切实有效的执行机制,因此档案管控效率始终得不到明显提升。
  第四,境外企业与档案相关工作人员具有较强的不确定性。与国内企业相比,能够影响境外企业管理者的因素更为复杂,例如出境时间问题、签证问题以及人员轮换问题等,都导致档案管理者的调动十分频繁,这种频繁的人员调动破坏了档案管理工作的连续性,同时也影响了档案管理工作的效率。
  第五,受国外政治以及经济因素的制约。外国的政治经济制度存在很大的差异性,法律条文也不同。对境外企业而言,想要使企业稳定发展,就要遵守当地的法律法规,这就为档案管理工作增加了困难。国内的档案管控职员无法快速融入新的环境,使得档案管控工作的效率长期得不到提高。
  第六,档案管理的安全成本高。在一些国家以及地区,由于当地政治环境复杂,档案管理成本变得较高,特别是在出现局部紧张以及政局动荡时,想要保证档案的完整性以及安全性就要投入更多的成本,增加了企业的负担。
  三、档案管控工作优化措施
  (一)巧用当地资源优势
  国外环境与国内环境之间的差异性是对档案管理工作的一种挑战,但同时也是一个良好的机遇。国外有较多国内所不具备的优势资源,档案管理者需要在复杂环境中发现机遇,利用这些资源优势来优化档案管理工作。[2]例如中亚天然气管道公司,在进行岗位调整时让外国员工与中国员工同时参加学习培训,同时为合作方员工在集团中的进修与学习提供便利,通过这种方式让合作方员工了解中方档案管控的流程以及特点,增加其档案管控经验,让具有国外背景的员工熟悉中国的档案管控模式,在调回境外企业的相关部门之后就可以利用所学的档案管理知识以及自己的文化背景,使该企业的档案管理与当地的经济、文化发展相适应。
  (二)注重档案管控工作
  从境外企业经营者的角度出发来看待这一问题,纠正以往对此项工作的片面认知是提升档案管控效率的基础。[3]经营者一方面要全面、清晰地了解档案管控工作对公司未来发展可能产生的积极影响,了解该工作对公司发展的现实意义,意识到此项工作带来的使命感以及荣誉感。另一方面,在组建企业管理网络架构时要设立一个高的起点,使档案管理工作可以在一个相对较为完整的管理框架下开展,明确档案管理工作的权限范围以及具体的工作流程,并建立一套应对紧急情况的档案管理应急预案,通过这种方式,保证档案管控工作可以持续开展下去。
  (三)搭建科学的管理体系
  从细节出发,想要实现档案管控工作的价值,就要搭建一套科学有效的档案管控框架。实际工作中,要根据企业所在地的具体情况以及企业类型来灵活调整,增加档案管理框架的适用范围以及弹性。[4]以中亚天然气管道有限公司为例,其结合了所在地的政治、文化因素以及企业自身的特点,编制了《中国石油海外勘探开发工作境外档案管理实施细则》,通过该条例进一步确定有关档案管控工作的各项工作责任,使责任以及权限划分变得更加清晰,使此项工作得到了有效落实。
  四、结语
  境外企业的档案管理工作受到国外复杂局势以及人员调动频繁等因素的影响,管理效率始终得不到有效提升。对企业管理者来说,要认真分析影响档案管理效率的原因,通过创建科学的管理体系、提高重视程度以及合理利用当地资源等方式来优化档案管理工作,为企业的健康发展保驾护航。
  (作者單位为中国华电科工集团有限公司海外分公司)
  参考文献
  [1] 徐拥军,李子林.国有企业境外档案管理体系研究[J].档案学研究,2018(3):31-38.
  [2] 郑琳琳.档案管理的规范化操作思考[J].科技风,2017(12):278.
  [3] 苏金华,吴潇,陈珊,等.国有企业境外机构档案管理实务探究[J].中国档案,2017(1):60-61.
  [4] 王巍.关于企业档案收集工作中若干问题的思考[J].办公自动化,2017(4):49-53.
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