大数据环境下档案利用服务体系建设与实施
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【摘要】在社会发展与进步的过程中，大数据技术在各行各业得到了广泛应用。大数据环境下档案管理工作的重要性不言而喻，必须在传统档案管理模式上进行创新，让档案管理工作变得更加简单、快捷和高效，也为今后档案的利用奠定良好基础，确保将档案的作用最大限度发挥出来。本文简述大数据环境下档案利用服务体系建设与实施的意义，并提出具体的策略。
【关键词】大数据;档案利用服务体系;建设
当前档案利用服务存在很多问题，主要体现在服务理念滞后，服务方式落后，也缺乏完善的服务平台，不能进一步拓宽档案服务范围，这样导致档案服务质量难以实现提升，需要尽快建立起更加完善的档案服务体系。在大数据时代，需要档案管理部门增强档案意识，加快档案资源建设，打造先进的服务平台，并加强档案安全工作。为了实现这个目标，档案部门要将大数据技术的作用发挥出来，建立完善的档案利用服务体系。这样才能提升档案检索与利用效率，将档案对社会发展的推动作用体现出来。
一、档案利用服务体系建设与实施的意义
（一）档案管理服务理念的转变。老旧的档案管理环境下，档案管理工作者一般把档案管理当作任务来应对，缺乏正确的工作态度。大数据时代，在档案利用服务方面有了更高的要求，档案管理部门应该抓住有利契机，在档案服务思想上进行创新，形成先进的档案服务管理理念，关注每个用户的需求，结合用户需求提供更具个性化的服务。在完善的档案服务体系下，档案管理服务水平才能提升，也保证档案管理工作效率实现提升。
（二）丰富档案管理内容。大数据技术的发展与应用，为人们的工作与生活带来了很多便利，让大量数据得到有效管理，也促使档案管理内容变得更加丰富。与此同时，档案管理已不再是传统的档案管理，这样有利于档案管理工作的正常开展。当然档案管理也有利于共享资源，保证档案得到高效利用，让用户需求得到满足。
（三）转变档案服务模式。以往档案管理工作环境下，档案管理都被动进行，服务显得非常枯燥乏味，通常按照用户需要提供相应的档案查询服务。而在大数据时代，档案管理部门要将多媒体网络充分利用起来，结合用户需求创新服务内容，拓宽服务范围，保证档案管理效率与质量的提升。
二、档案利用服务体系建设与实施的策略
（一）树立大数据和大档案观念。大档案观念：树立大数据就是树立档案数据，不断提升档案管理的范围。档案人员是档案工作顺利进行的保障，时代的进步与发展，档案人员应该增加档案观念，把档案管理拓宽到大数据领域，就是大数据档案管理。首先，应该知道大数据时代档案的重要性。随着社会的进步和发展，各种档案电子文件不断出现，这样对档案机构的发展很重要，档案人员应该知道电子文件的重要性，增加对电子文件的档案管理工作。其次，应该重视政府资源的利用和开发。《政府信息公开条例》中，政府资源的档案范围和相关的规章制度明确，档案人员应该学习相关的条例以及规章制度，增加档案管理工作和政府资源的关联，在保证原则的前提条件之下，增加政府资源的开发与研究。
（二）增强档案形成与利用意识。大数据环境下，办公条件日益自动化，档案形成者的范围不断增加，各种小体都是档案形成的主体。但是，社会上群众对档案管理不重视，很多群众对档案管理不了解，相对应的，归档意识不是很重视，个人信息归档意识缺乏。电子文件具备原件的作用，个人的日常生活离不开，但是，个人的档案资源信息很零散，如果不及时归档，可能会造成不必要的麻烦。为了强化群众的档案形成意识：首先，档案机构加强宣传，让群众知道档案形成与利用意识的重要性，帮助群众正确认识档案管理工作。其次，群众应该有档案资料形成个人资料时归档的意识，档案归档，使个人档案信息规范化。再次，运用大数据的存储空间，选择私有云存储功能，借助云存储具有成本较低、空间大、安全性高等功能，高效管理个人档案资料，以此实现个人档案的管理工作。群众是档案管理的最终受益者，群众大多数缺乏档案管理意识，档案未发挥出应有的作用，大数据时代，档案运用多样化，网络利用逐渐增加，给群众带来了便捷。就群众而言，群众应该知道档案的社会价值、经济价值以及文化价值，需要重新对档案进行定位。与此同时，休闲的娱乐成为群众的主要娱乐方式，群众加强对档案的利用程度，感受档案所带来的精神上面的享受。除此之外，为了增加档案的利用度，群众应该增加自身的素养，随时关注自身的信息检索功能，从大量的档案信息中快速找到所需要的信息资料，满足自己的需求，适应新的检索方式，熟悉检索的相关软件，进行实际操作，提高自己的能力水平。
（三）注重信息分析处理。档案利用服务体系建设当中，平台可以利用一些最常见的相关软件，不断加强检索功能，对大数据的收集、处理、解析以及运用等相关环节进行严格管理，从而提升档案管理的效果。与此同时，还能提升档案信息服务的安全、可靠性，让每个用户需求得到满足。对档案信息大数据服务体系来说，其内容涵盖了下面几点：一是档案收集。通常来说，档案资源分为内部资源、外部资源、多媒体网络资源等。在档案数据收集过程中，要利用大数据平台实现对档案资料的采集工作，接下来对内部、外部资源开展相关的整理工作以及存储，提升了档案数据的安全性。二是档案数据的加工。在档案资料收集完成后，要对各种数据作出相关的整理工作，把整理之后的档案数据录入到大数据检索平台中。三是档案信息的运用服务。提供档案信息服务的过程中，要在档案数据上深入分析，利用平台检索、不同分类、用户查询等为用户提供更加便捷与优质服务，并结合用户实际需求，让他们享受到各种链接网址。
（四）创新技术，完善检索工具。就当前的情况而言，档案检索工具存在检索资源缺乏，检索的范围不广阔等缺陷，对高质量、多功能的检索工具极为需要。首先，应该创建档案信息库，快速上传档案信息，解决检索资源缺少的问题。其次，提供多种检索平台，提供不同于目录检索的功能，满足用户多样化的需要。目前，检索很多局限于目录检索功能，全文检索没有利用起来，需要对全文检索进行开发与完善。最后，需要提高用户的查詢结果处理方式。用户的需求不同，检索习惯和方式也不一样，对检索出来的结果选择也是不同的，应该把用户的需求和查询的习惯考虑进去，方便满足不同用户的不同需求。
三、结语
总之，当代社会信息化的快速发展，多数竞争转变为资源和大数据之间的竞争。掌握了先进的信息资源，才能进行大数据的开发与研究，才能实现其价值。大数据的运用给档案管理工作提供新的动力，推进档案利用服务的进步，以此实现档案利用服务快速发展与进步。
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