财务共享服务中心的风险管控

作者:未知

  摘要:随着社会的发展,企业呈现出多元化、多组织、跨地域的业务形态,尤其是大型集团公司,各个分公司都需要配备完整的财务部门以及人员,那么人力成本、管理成本激增。作为集团公司调配资源的新的管理模式,财务共享服务中心应运而生,有效实现了组织整合资源、提高效率、降低成本的目的。本文主要分析财务共享服务中心实施过程中存在的风险以及应对策略,以期更好地发挥财务共享服务中心的价值。
  关键词:财务共享服务中心;风险控制;风险应对
  引言
  财务共享服务中心作为共享服务中心的重要部分,就是将企业各种财务流程集中在一起核算,包括应收共享、应付共享、出纳共享、费用共享、核算共享、资产共享、报表共享等。将标准的会计业务集中处理,规模化、标准化、流程化,这样提高了财务信息获取的效率,拉近了财务与业务的距离,尤其适用于大型集团公司,真正实现优化组织结构、规范流程、提高效率、降低成本,资源调配。
  国家财政部《企业会计信息化工作规范财会(2013)20号》第三十四条明确指出:分公司、子公司数量多、分布广的大型企业、企业集团应当探索利用信息技术促进会计工作的集中、逐步建立财务共享服务中心。在构建财务共享服务中心的初期,管理层需要选取适合本集团(公司)的模式,理清楚组织架构,做好规划,包括平台使用培训,在共享使用过程中,需要关注系统的运营、维护以及流程完善。随着IT技术的迅猛发展,财务共享服务中心得到更大的推广应用,在企业中发挥着越来越重要的作用,共享服务中心带来了一系列便利,同时也存在一些风险点,如何识别这些风险,以及更好地应对风险,这是我们要研究的课题。
  一、财务共享服务中心的存在的风险
  (一)流程过长,审核易流于形式
  对于大型企业集团,有众多的分、子公司,众多的分支机构,经营范围也涉及各个领域。共享中心資源整合后,原本部门内部的审批可能会跨部门流转,不同的业务有不同的审批流程,实务中有的审批流程涉及十几名审批人员,存在的问题是审核责任不明确,所有单据都提交到共享审核层面去发现问题,而财务共享中心人员接触到的是书面或者电子影像资料,对于业务本身的真实性也有待核实,中间环节的审核流程有流于形式之嫌。
  (二)员工流失风险
  财务共享服务中心的工作分工细化至N个模块,每一项业务流程更加专业化、标准化,共享中心财务人员需要对大量业务进行重复处理,业务操作的机械化和单一性使得财务人员容易局限于个人所负责的模块,很难有全局观,很少从战略角度出发考虑全局。此外,程式化、重复、大量的业务操作会降低工作热情,造成财务人员思维定式,出错风险增加,可能导致财务数据有误,降低财务报告质量。在共享中心工作二三年后,财务人员容易产生厌倦感及对工作前途的渺茫感,造成一定的人员流失。
  (三)资产管控风险
  共享中心的财务人员办公地点集中化,与分支机构财务管理地点分离,会弱化集团的资产管理、物资管理。比如建筑企业或房地产企业,有很多异地项目,不利于集团资产管控。
  (四)信息系统风险
  在企业构建财务共享服务中心的过程中,信息系统风险主要是指项目中涉及的信息系统不能满足项目正常运转需求而产生的风险。财务共享中心本身以信息技术为依托才得以提高效率,财务信息和财务资料的安全性有赖于信息系统的安全与稳定。实际工作中,需要在不同的系统之间切换,考虑系统的集成性、稳定性、兼容性。比如数据的自动更新,影像资料保存上传,软件升级维护期间数据保存备份,用户数限制等问题都会给财务共享中心带来一定风险。
  二、财务共享服务中心的风险应对
  (一)优化财务管理流程,加强审核监督
  企业需要结合实际情况构建起高效、简化的财务管理流程与服务流程,在遵循真实原则、谨慎原则的基础上开展共享服务。利用信息技术搜集后台数据,对现有业务进行优化整合。比如统计单据驳回率、审批通过率,提高共享服务效率和质量。
  共享审核中加强附件单据审核。以发票为例,仔细甄别哪些发票不合规、有风险。如未填开付款方全称的发票、虚开发票、假发票、应当备注而未备注的,重复打印的电子发票。
  企业财务人员收到增值税发票后,首先应登录国家税务总局全国增值税发票查验平台查验真伪,然后再执行以下审核程序:
  第一步:初步审核发票票面要素。
  (1)发票抬头是不是规范,单位名称有无错别字或漏字。
  (2)纳税人识别号是不是正确无误。
  (3)涉及专票还需要审核地址、电话以及开户行及账号信息是否准确。
  (4)涉及增值税普通发票卷票的,还要看校验码是否完整。
  (5)是否正确加盖发票专用章。
  第二步:审核品名、数量、金额、税率、备注栏、清单开票等相关信息,如品名笼统为办公用品、食品、礼品、物料等均不应接受。
  对于部分业务,发票的备注栏信息不可少:建筑服务、出租或出售不动产、保险机构代收车船税、个人保险代理人汇总代开、货物运输发票、铁路运输企业受托代征的印花税、预付卡销售方向售卡方开具的普票也要备注“收到预付卡结算款”。
  第三步:结合业务实质和合同协议,检查发票税率是否符合合同约定,税收编码是否选择正确。
  (二)推进财务人员转型,加强职业道德教育
  公司需要对共享的财务工作人员进行系统性培训,了解全部业务流程,建立全局观。新形势下全方位的业务共享、信息共享,人工智能的发展大大解放了劳动力,共享环境下会计核算凭证可以自动生成,减少了一定的基础工作量,同时促使财务由企业后端转移到前端,使业务与财务数据之间的关系更加紧密,财务人员不再仅限于事后会计核算,数据汇总,更需要业财合一,利用本身原有的财务技能,学习更多业务方面的知识,全面提高财务决策支持能力,推进财务人员转型,实现从专业性人才向综合性人才转变。   其次,对全员加强职业道德建设,严格管理制度,加强监督管理。可以将员工职业道德水平列入考核范畴,强化职业道德教育,再加上经常性教育、示范效应,树立良好的企业文化。尤其是对新进员工费用报销系统培训,保证熟悉各项制度,奖惩分明并建立员工信用记录。
  同时,人力资源部门做好员工晋升机制,在共享中心推行轮岗制度,培养新人,激励优秀员工。在推动审核工作标准化发展的基础上确保服务效率能够得到有效的提升。
  (三)把控资金安全,资产定期盘点
  财务共享服务中心严把银行账户的支付审批、票据领用,所有银行账户集中总部管理。网银支付时按照金额的大小设置审批权限,超过一定金额就需要多人审批。对于存货类、固定资产类,关注重要的控制点:购进审批、物资调拨、处置及转移。对项目地或分支机构实行定期盘点制度,保证账实相符。
  (四)信息安全风险控制
  在财务共享服务中心建设过程中,企业需要重视并提供充足的资金支撑,选用优秀信息系统为财务共享服务中心的正常运行以及后期维护提供便利;在项目运行过程中,企业需要关注信息系统的故障率与工作效率,重视引导财务人员养成良好的数据校对、数据备份等习惯,从而为财务共享服务中心价值的充分体现奠定良好基础。
  三、结语
  企业如果计划构建财务共享服务中心,而前期所开展的宣传与培训力度不足,则容易导致公司其他部门人员对财务共享服务中心操作不够了解,存在抵触心理,财务人员本身操作能力及维护能力难以满足财务共享服务中心运行需求,进而制约整体目标的达成。
  共享服務中心作为一种全新的管理模式,集中化地向内部企业提供共享服务,在这种模式下,公司的整个运作也被重新调整。以前由公司内部各部门自行操作的业务,将由共享服务中心和各部门共同承担,因此共享服务中心与公司内其他各部门是合作伙伴的关系,共享中心有助于加强内部各部门之间的联系,实务中如果处理不好各部门之间的关系也会影响公司内部合作,进而影响工作效率。企业只有结合实际情况,寻找适合的企业文化和业务模式的方式,在实施过程中,正确评估风险并形成应对策略,不定期系统维护,才能建立科学高效的财务共享服务体系,发挥共享中心最大价值,不断与时俱进。
  参考文献:
  [1]尹遇乐.财务共享服务中心风险管控改进与研究[J].知识-力量,2018(5上).
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