新形势下科研事业单位财务信息化建设的思考
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摘 要 随着世界信息化革命的到来，我国新政府会计制度的施行促进了财务会计职能的转变，也对科研事业单位处理和分析财务信息的能力不断提出新的要求。科研事业单位财务信息化建设应顺应时代要求实现质的飞跃。本文通过对目前科研事业单位在财务信息化建设方面存在的问题进行分析，思考提出可行的解决方案，为科研事业单位财务信息化建设贡献力量。
关键词 科研事业单位 财务信息化建设 财务内控
一、科研事业单位财务信息化建设的必要性
国家统计局数据（详见表1）显示国家各级政府对科学研究的投入逐年增加，科研事业单位获得的科研资金也在逐年增加，科研事业单位财务信息处理量随之增加。2019年1月1日，新政府会计制度施行，“双基础、双功能、双报告”的要求，使财务信息处理量陡增，在科研事业单位财务人员本已紧缺的形势下，高效、准确地处理财务信息成为科研事业单位财务信息处理的关键。
近几年，财务会计正在向管理会计转型，财务信息以及对财务信息的分析逐渐为单位决策提供有力支撑，有效的财务信息化建设势在必行。
二、科研事业单位财务信息化建设存在的问题
新形势下的科研事业单位财务信息化建设，不等同于会计电算化，它是一项涉及科研事业单位各部门、多数据的系统工程。例如，一项科研项目的申请、立项和验收归口于科技处管理、经费到账和核算在财务处、项目人员工资核算在人事处、资产管理在资产处、物资采购在采购部门等，几乎整个单位的所有部门齐心协力才能共同完成对一项科研项目从申请到实施到结题的全过程。据了解，同一单位的不同部门基本都已开发或者购买了一套适用于本部门的管理系统，这就为科研事业单位财务信息化建设带来了不少问题。
（一）牵涉部门多，投入和维护成本较高
科研事业单位财务信息化建设几乎涉及单位的每一个部门，不论是否更换统一的信息处理系统，都必须重新梳理各项流程，将整个单位作为一个整体通盘考虑，理顺科研管理的全过程，合理划分各部门的管理区间，整合优化每项流程全链条，设计好部门间的数据链接和传递。财务信息化建设不单是财务部门的责任，必须所有部门相互配合，才有可能建得好，任何一个部门不配合，都将导致数据链断裂，无法形成有效的财务信息处理系统。
如果在保留各部门原有系统的基础上完成财务信息化建设，则要考虑该系统与其他各部门在用系统的兼容性、数据传递的稳定性和有效性。在其他系统存在开放接口的情况下，这是一种比较恰当的选择，投入也比重新开发系统要小很多。在其他系统不存在开放接口的情况下，则只能更换统一系统，这就意味着将目前各部门正在使用的系统都废弃，重新为本单位量身开发一套系统。从系统开发、试运行到正式上线将投入巨大的人力、物力和财力。系统上线后，还要配备专人维护，维护成本比较大。
（二）财务内控流程设计不合理
财务审核一般是所有流程的最后一道关，而财务审核只审核形式，对经济业务实质无法进行有效的审核。但目前几乎所有科研事业单位的审核都指望流程最末端的财务来把关，没有合理设计内控流程充分调动和发挥其他部门的主观能动性。
财务信息化建设在提高信息传递效率的同时，存在审批流于形式问题加剧的隐患。电子信息的处理只能记录登录用户名，却无法识别该账户的实际操作人，存在一人操作多人账户的可能性。而同一操作地址或主机物理编号也是推定一人操作多人账户的既不充分又不必要条件。
（三）数据安全性得不到有力保证
理想的财务信息化建设，应该是单位所有业务都可以通过电脑、手机等客户端進行操作，这就相当于将一个单位的全部信息都放到了互联网上。例如，人员基本信息、资金收支等敏感信息以及军工单位涉密项目信息等，这些信息的安全性就成了财务信息化建设过程中必须考虑的问题。
根据我国《会计档案管理办法》中“要保证电子会计档案的存储安全和不被篡改”的规定，科研事业单位在财务信息化建设过程中要对财务数据做好备份。随着时间的推移，处理信息量的增多，电子化的财务信息存储安全也是一个不可忽视的问题。
三、科研事业单位财务信息化建设的对策
科研事业单位财务信息化建设的目的是提高工作效率和准确率，充分发挥人脑优势，将更多的精力投入财务数据的分析与应用上，为科研事业单位管理提供有力支撑。除了要操作简单方便，具有基本的统计、控制和预警功能外，还应注意以下几个方面。
（一）顶层推动设计，各部门积极参与
财务信息化建设，不仅是建立一套系统，更是将科研事业单位的科研经济业务全链条电子化，能及时、有效地调取一切可以反映资金运转的信息，为科研事业单位的发展决策提供及时、准确的支撑材料。在尽可能降低成本的前提下，事业单位一般采取在保留现有系统的基础上，完善和增加新的信息处理系统，并在各系统间建立有效连接。
完整有效的财务信息化建设应由单位主要领导负责，统筹考虑，并组织协调，调动各部门积极参与梳理流程，划清责任，避免重复签批和扯皮，形成数据在部门间的有效传递和读取，提高工作效率。
例如，项目结题时，需提供财务决算表中的人员费信息，应通过系统后台调取科研处和人事处的有关信息库数据自动计算并显示出来。具体取数规则可设定为，根据结题项目名称及编号从科研处的数据库调取项目参与成员及科研周期等信息，根据前述信息从人事处的数据库调取人员工资数据，两处的数据经过系统预设程序的筛选、匹配、计算后，按结题项目要求显示在财务处决算表人员费的单元格。如此就省去了财务人员根据项目信息从会计账簿导出有关人员工资信息，经过人工加总后再填写至决算表对应位置的麻烦。整个过程，如果没有单位层面的流程梳理和系统设定，系统将无法实现合理取数、正确计算，最终自动填写至指定单元格的需求。如果设计合理，则科研项目实际参与人可以随时点击生成目前时间节点的项目决算表，并实现与项目预算表的比较和简单分析，让科研项目经费的使用情况能够被实时掌握。这不仅大大减轻了财务人员的工作压力，更有利于科研项目的顺利开展。 （二）加强财务内控体系建设，规范财务信息化流程
加强内控体系建设是建立财务信息化的基础。根据单位规章制度，明确每个环节、每个部门的审批责任，强化财务信息化建设过程中内控的作用，破除审批责任压在财务部门的难题。例如物资采购，课题负责人要对采购发起人申请采购物品的必需性予以审批，采购部门要对采购人选择的供应商是否在合格供方名录及其价格是否合理予以审批，法务部门要对采购人提供的合同条款是否合理合法予以审批，验收人要对采购人所采购的物品是否真实到货予以审批，财务部门要对采购人申请支出经费的课题是否有对应余额及付款信息是否符合合同规定予以审批等。在采购链条上，每个部门应有各自明确的审核内容及责任，各部门仅对自己应负责的内容予以审核，根据单位制度规定流程，在采购人发起采购申请后，有关数据经有关部门审批后自动流转至下一环节，在最后一个环节结束时，此笔采购数据应自动归档并生成有关检索信息，以便日后调阅或审查。
（三）及时更新、升级配套电子设备，注意增强网络环境安全保护
电脑、服务器等电子设备作为财务信息化系统的载体，应与财务信息化系统相适应，为系统的正常、高效运转提供必要的环境。在财务信息化系统不断优化、升级和扩展的同时，也应注意检查配套使用的电脑、服务器等电子设备硬件、软件环境是否得到及时更新和升级。
在财务信息化建设中，电子化信息的安全性与使用的方便快捷同等重要。科研事业单位应增强防火墙设置，购买正版杀毒软件并及时更新病毒库，主动、有效防止黑客、病毒的入侵，保证财务等敏感数据不被盗取、恶意篡改等。
（四）规范电子审批，明确审批人责任
对于电子账户，单位一般为每个人分配一个特定的电子账户，如果有人将电子账户和登录密码告知他人，让其代为操作，那么我们应认为这是一种授权行为。我们在财务信息化建设中应明确规定电子签名与手工签名具有同等效力，避免出现在查处资金审批问题时，以非本人操作为借口逃避责任的情况。
为避免不授权时领导以待审核单据过多为由审批过慢，造成压单的情况，可以借鉴目前一些大公司实行的财务电子审批模式——为每个环节设置最长等待时间，超过等待时间，系统默认审批通过，自动进入下一个环节，如果审计出现问题，仍要追究該审核人的责任，从而有效提高单据审批效率。
新形势下，科研事业单位的财务信息化建设绝非财务处一个部门的事，必须在单位主要负责人的统一领导下，依靠单位所有部门，将数据生成的流程和原则梳理清楚，才能实现有效数据在各部门间的高效、有序传递。如果真的全面实现财务信息化建设升级，将大幅提高科研事业单位的科研项目管理速度和准确度，为科研事业单位的发展乃至科研事业的发展阻力。
（作者单位为中国科学院深圳先进技术研究院）
参考文献
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