论述中外合资合作经营企业档案管理的特点

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　　摘要：随着我国社会的持续发展，合资经营模式的发展也越来越重要，其中中外合资经营过程中的档案管理是重要的管理内容。作为一家中外合资企业，所以运营公司的档案管理特征必须要相对清晰。在此基础上，本文主要分析了档案管理形成的特点和发展情况，并研究了中外合资企业中档案管理的特点和细节，希望这项理论研究对档案的实际管理产生积极的影响。
　　关键词：中外合资;企业;档案管理
　　在过去几十年的发展中，作为国家基本改革开放政策的重要组成部分，中外合资企业的发展已经吸引了大量的外国投资。中外合资合作公司的业务活动通常会涉及与国内外各方的经济关系，因此档案的形成具有复杂的背景和许多联系，并且会在组织管理的内容和管理方式方面显示出明显的相似性。
　　一、中外合资经营企业档案管理的特点
　　（一）档案管理不系统
　　通常，我国人事档案会在各级行政档案部门的监督和指导下进行管理，且行政组织和系统都比较完整。合资企业旨在产生利润，在生产和经营活动中始终采用简化和高效的原则，并不会特别注意与生产和经营活动没有直接关系的人事档案，且在此方面的投入还远远不够，通常不会投入大量的人力和财力，从而导致了档案管理质量的不足。中外合资企业通常只组织少量员工来管理人事档案，而且这些员工大多是兼职员工，主要负责行政或人事工作，通常没有文件科学方面的理论知识。关于工作方法，没有统一的管理标准。大部分实际工作都是基于公司的实际情况，而没有系统化的管理标准。因此，通常没有标准化的科学方法来管理文件，且没有固定的管理程序，甚至对于文件的分类和管理都是非正式且非标准的。
　　（二）档案管理规则需要标准化
　　中外合资经营企业形式多种多样，档案管理形式也多种多样。由于外国公司和中国公司对档案管理工作的影响不同，因此获得的利益也不同。因此，会限制母公司与中外合资经营企业的合作，但档案管理工作必须包括在母公司中，这属于公司治理的一般范围。相关规定表明： “外商投资企业创建的档案必须按照国家规范和国际先进方法进行科学、合理的分类。”因此，在中国的外资公司必须遵守我国的档案管理标准。例如，对公司所有档案进行汇编的标准和对档案进行分类的规则，这都可用于对档案进行分类，以避免与不同标准混淆。
　　（三）档案管理的功能
　　首先，文件的来源相对较大。外资参股公司的档案资料来源比较广泛，档案资料的范围也很大。因此，需要大量的人员和材料来收集文件，并且文件的收集和处置是麻烦且困难的，这与收集国家档案的方法不同。我国的大多数公司以及存储科学技术文档和资料的方式都有许多特点，但是合资企业在管理方法和既定管理原则方面与我国的管理方式大不相同。他们导入的技术文件中，文件数量和协议缺乏连通性和可靠性。其次，中外合资企业对档案工作者的工作要求相对较高。由于涉及文件内容的行业以及专业类别，且由于诸如外国公司参与的公司的多样性和复杂性等因素，对档案管理的要求将会增加。而且外商投资企业一般以寻求高利润为合作目的，已经严重挑战了组织结构和人员协调的效率。
　　二、对中外合资合作企业档案管理工作发展的思考
　　（一）对中外合资企业档案的具体管理策略
　　为了有效地完善中外合资企业的档案管理，必须在多个层面上采取有效措施，在管理层面加强管理力度，因为在档案监控管理领域会涉及合资企业。行政管理部门的建立不能以无序和随机的方式确定来记录管理情况，而建立档案管理机构和管理系统应该是双重方式。参照国家商务档案的工作配置方法，实现灵活的配置。然后制定有效的档案管理标准，以避免由于标准不同而引起的管理混乱。此外，我们需要加强公众对中外合资企业档案的管理，积极了解和掌握档案管理的各种信息，并与对外经济关系委员会的有关部门密切合作。有必要让更多的中外公司人员和领导干部提高其档案管理意识，并在高管人员的领导下有效改进和完善档案管理工作。在实际的管理过程中，有必要对当地情况进行分类和管理，各个部门的管理必须更加有效且全面。此外，建立档案管理机构时，应规范和有效加强中外合作公司档案管理措施。应详细执行诸如收集和处理文档资料以及对文档进行分类方面的特定方法，并且应灵活使用该方法。为了满足保密工作的要求，必须对一些更具体的文档材料进行特殊安排，使用较完善的管理方法。
　　（二）在各个管理方面和管理方法上的局限性
　　首先，必须建立行政登记机关。作为在中国注册的公司，在国外投资的公司必须遵守中国的所有法律法规，档案馆管理部门必须敢于诚信监督，并良好地监督和执行国家赋予的各项责任。为了在此过程中实现更有效的监控，必须要重视所有的细节管理问题，必须要有效地区分外商投资的不同类型的公司，并进行有针对性的监督和指导。部分档案管理工作中没有具体的详细干预措施，但是记录了重要的链接和重要的业务，例如以接送工作作为出发点、加强规章制度、明确员工的权利和义务等。公司中的管理部门必须要将档案管理工作紧密地集成到公司的各个主管部门中，并且需要其他主管部门也能够逐渐意识到档案管理工作的重要性，进而提高本公司的发展水平。例如，一家合资酒店企业的目标是达到更高级别的服务，相应的管理部门要求其内部的饭店必须具有完整的顶级会计记录工作文件。其次，集团公司可以利用股权优势为拥有多个公司的外国投资公司使其拥有管理权，以通过公司集团内的备案规则和有关管理系统有效地管理其备案工作，对公司内部的各项重大业务能够做到实时地监控和检查。
　　（三）建立科学、有效的管理责任制
　　国家各级财务管理部门将负责监督中外合资经营企业的投资者，有效管理其投资资产，及时收回中资，并审查可行性报告中有关指标的执行情况。其中，未能及时收回投资的中国投资者应受到相应的惩罚，并应采取措施尽快收回投资，以避免国有资产的流失，且必须奖励提前支付其投资并为该国创造利润和税收的中国投资者。为了确保基于监视和反馈的投资资产的安全性和有效性，还应建立关于中国管理员拥有资产的管理责任制。国家财务管理部代表业主与中国经理签署相关的合同与声明。其内容包括：在合资合作期间，中方经理人有义务维持和增加政府资产的价值，并有义务向所有者提供资产收益，并要求中方管理者定期对国家资产管理部门报告国有资产的经营状况，以加强对中国资产的产权管理。
　　三、结语
　　综上所述，中外合资企业的档案管理过程必须通过多种科学且合理的管理方法并结合高效的解决措施，以做好各个方面的档案管理工作。从实际发展的角度来看，只有达到上述要求才能在中外合作公司的档案管理中有所收获，并达到预期的管理效果，以推动我国社会经济方面的发展，进而确保提高中外合作公司的合作效率，进而提高整体公司的运行水平，提高各方合作者的经济利润。
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　　作者简介：赵建标（1969-），男，浙江建德人，化工机械工程师，专科，主要从事企业管理研究。
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