浅析高职院校档案信息化管理模式
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【摘要】当前高职院校对档案管理工作的重视度逐渐提高，开始探索档案信息化管理方式。在此背景下，本文提出了档案信息化管理模式的三大要点，分别为档案信息化管理原则、档案信息化管理各要素的动态关系和档案信息化管理的流程。针对这三大要点，本文对高职院校档案信息化管理模式进行详细的阐述，旨在真正实现高职院校档案管理工作的信息化建设。
【关键词】高职;档案;信息化;管理;模式
一、提出档案信息化管理模式的必要性
随着高职院校在教育领域地位的提高，高职院校开启了校园建设新时代，其中，档案管理工作成为高职院校建设的重要内容，并开始规范校内的档案管理工作，设立了专门的档案馆或者档案室，聘请工作人员专职管理档案，开始尝试建设档案信息化应用系统，把档案管理信息化建设归入重点建设内容。然而，在档案信息化建设的过程中，由于档案管理工作人员缺乏对档案信息化方式的理解，使得部分档案信息化建设处于停滞不前的状态。在此情况下，建立高职院校档案信息化管理模式对档案管理工作起到了指导作用。
二、档案信息化管理模式的要点
高职院校档案信息化管理模式具有三大要点，分别为档案信息化管理原则、档案信息化管理各要素的动态关系和档案信息化管理的流程。
（一）档案信息化管理原则。1.技术支持原则。档案信息化需要技术人员的建设和校内硬软件的支持。要实现档案信息化，必须建设资源丰富、符合学校档案管理实际情况的档案信息化管理系统。档案信息化管理系统的设计与开发是一项巨大的任务，不仅要建设国家规定的档案基本分类，还需要把校内的档案转换为电子档案，对应上传到系统上。巨大的档案信息量对档案信息化系统的要求高，因此，高职院校必须提供充足的人力物力进行档案信息化系统建设，才能保证档案信息化管理的有效实现。2.档案电子化原则。高职院校移交校内档案馆的档案中，纯电子版档案所占比例少，而占最大比例的是纸质版档案。纸质版的档案查询耗费时间，将档案电子化，及时挂接到档案系统中，档案管理人员通过系统检索，能具体定位到相应字段，精准地查询到所需档案，档案利用人员能快速有效地调出档案，提高了档案的利用率。档案电子化使得档案的查询变得更加直观，也让档案利用途径变得更加方便，满足了档案利用人员的需求，也规范了档案管理人员的工作。3.安全保密原则。为了保证档案长久保存，重要的档案都会扫描成电子版挂接到档案系统里。档案信息化后，要面对网络中各种各样的信息安全隐患，特别在科技发达的现代，网络信息安全是各个工作单位都需要关注的要点。档案挂接到系统上后，必须指定一位或者多位系统技术管理人员，时刻关注着档案系统的信息安全，及时发现并且消除网络隐患，保护好档案的安全。因此，作为档案系统的管理人员，必须提高自身的安全意识，管理好自己的账号密码，防止校内的档案系统被外界入侵，保证校内档案系统的网络安全，保护好档案资料。
（二）档案信息化管理各要素的动态关系。在档案信息化管理的实际操作中，存在着高职院校档案管理人员、档案利用人员、技术人员以及档案信息化系统这四个关键的要素，要素间的动态关系如“图1”所示。高职院校档案管理人员管理档案信息化系统，技术人员为系统提供技术支持，他们之间通过互相沟通和协助共同建设、维护档案信息化系统。档案系统则为档案利用人员提供了一种快捷查询的渠道。档案管理人员根据档案利用人员的需求提供档案查询和利用服务。档案利用人员在查询、利用档案的过程中所遇到的问题则是技术人员的重要关注点。技术人员可以根据这些问题进行档案系统的优化。因此，这四个要素之间的关系是紧密相连的，促进了档案管理的信息化。
（三）档案信息化管理的流程。高职院校在档案管理建设中，应坚持创新发展，以信息化为导向，积极推进档案管理信息化。因此，在高职院校管理档案的过程中，需根据时代的要求去更新校内档案信息化管理的流程，使其更加适合校内档案信息化管理的实际情况，有利于校内档案管理工作的开展。档案信息化管理流程归纳起来分为三大环节：档案整理信息化、档案利用信息化和档案维护信息化，详见“图2”所示。
在档案整理环节，除了常规的移交流程之外，档案管理人员需要把所接收的档案进行分类、分卷、分件，把档案信息录入档案信息化系统中，实现档案信息化系统和传统档案库的连接，同时也让传统的纸质档案在档案信息化系统上实现永久的保存。在档案利用信息化环节，档案管理人员则可以在档案信息化系统中进行操作，做到了省时省力，也保证了档案查询和利用的效率。在档案维护信息化环节，档案管理人员可以在档案系统直观地看到所有档案的信息，可以根据系统上记载的信息，如档案的移交部门、归档日期、保存期限、档案标记和形成时间等，进行档案的后期维护，方便了档案管理人员对校内整个档案库房的管理。档案整理信息化、档案利用信息化和档案维护信息化这三个环节环环相扣，共同实现档案的信息化管理。
三、结语
高职院校档案信息化管理模式在整个档案管理信息化的过程中具有重要作用，能够引导档案管理人员理解档案管理信息化的原则、各要素的动态关系和管理流程等，深化档案管理人员的档案管理信息化意识和提高他們的档案信息化管理能力。随着高职院校档案管理工作的开展，校内档案管理工作人员应紧跟信息时代的脚步，将信息化技术应用于档案管理工作中，用自身的职业能力使档案管理实现真正的信息化。
【参考文献】
[1]吉志林.高职院档案数字化探索——以江苏经贸职业技术学院为例[J].市场周刊，2018（12）：18-19.
[2]万玉侠.高职院校档案管理信息化的实践探究[J].科学大众（科学教育），2019（03）：130.
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