办公自动化背景下企事业单位文书档案管理分析

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　　【摘要】现阶段，越来越多的企事业单位开始大力推行办公自动化系统，并将其落实到各个方面。本文主要对办公自动化背景下文书档案管理存在的问题展开探讨分析，同时在此基础上提出了相应的解决措施，以期能够为办公自动化背景下文书档案管理水平的提升奠定基础，并为管理人员后续工作的开展提供理论依据。
　　【关键词】办公自动化;文书档案;管理方法
　　文书档案管理作为与企事业单位各部门息息相关的重要内容，将办公自动化系统与其进行有效融合，以此提高文书档案管理的高效、便捷性，与此同时，还能够充分发挥办公自动化的作用，能够提高文书档案管理的效率，降低成本以及工作人员压力的同时，实现经济效益的有效提升。
　　一、办公自动化对文书档案管理的重要性
　　（一）办公自动化提高了文书档案的管理能力。传统的纸质文书档案储存方式多是将其所有的内容记录在案，然后配置专门档案柜置于其中。除此之外，纸质文书档案还需要设立专门的人员来进行日常维护与整理，查询时需花费大量的时间寻找，这在无形当中加大了单位的工作压力。而将办公自动化融入文书档案管理中，可有效解决文书档案占地面积大、查阅时间花费长以及不易保存等缺点。计算机能将所有的文书档案进行整理及储存，并且查找时可以快速、便捷地找到所需。除此之外，若单位需要进行文书档案共享时，完全可利用办公自动化系统完成这一操作，不用再去各部门进行文书档案的发放与讲解，提高了文书档案管理的有效性，减少了工作人员的压力，对于档案管理工作的创新同样具有显著的意义。
　　（二）办公自动化提高了文书档案管理的水平。一方面，办公自动化提高了单位档案管理的效率，使得各部门人员通过办公自动化系统直接将本部门的文书档案上传至单位的文书档案管理网站，并且减少了专门文书档案管理人员，缓解了人员工作压力。与此同时，还可以通过网络上传记录来将文书档案的相关信息展示出来，提高了文书管理的效率;另一方面，若单位想对无价值的文书档案进行查询或者销毁，只需要利用办公自动化系统便可完成这一操作，有效节约了文书档案存储的时间花费，降低了保存与文书档案清理的人力、物力与时间。
　　二、办公自动化背景下文书档案管理存在的问题
　　（一）管理形式化现状很严重。事业单位在进行档案的管理时形式化现象仍然存在，因此使得文书档案管理必须要有一个明确的制度来规范其一系列的操作。但是，因为部分单位在进行文书档案管理时，并没有将办公自动化系统融入其中，再加上文书档案制度化管理存在不明确的问题，均导致文书档案管理出现了大量问题。再加上工作人员过多依赖于办公自动化系统，因此导致办公自动化背景下文书档案管理的质量无法达到预期要求。与此同时，工作人员工作不认真，只是一味地完成上级管理人员所分配的内容，忽略了对档案管理的重视，造成档案管理的意识不强，这样就出现了档案管理的形式化。
　　（二）档案管理方法落后。管理人员在进行档案管理時，可能存在着管理能力无法满足实际要求等问题。并且部分事业单位在进行档案管理过程中，易受外部和内部的各种原因影响其工作的开展，使得多数人员仍然沿用手工记录与整理的方式来管理档案，这样的管理方法在物力、财力和人力方面都造成很大浪费，这也导致信息化管理方法很难在事业单位畅通运行，造成档案储存困难，管理效率不高，无法实现信息化管理。
　　三、优化办公自动化背景下文书档案管理的措施
　　（一）完善档案管理制度。档案管理过程中最为严重的现象就是管理的形式化，因此需要使用制度化的管理方法来改变这样的现状。需要使用制度化的方法来对人的行为进行规范。但是，基于事业单位性质的特殊性，使得其在实施档案管理制度规划时，需要满足其他各类工作的统筹管理需求，并且从宏观与微观方面入手，加强对档案管理制度的完善与优化。其一，从宏观角度进行分析，所完善的档案管理制度必须要满足国家相关规定，且符合单位未来可持续发展的规划要求，严禁出现违规的问题。其二，是从微观的角度进行问题的分析，在完善档案管理制度的同时，还要对单位各部门的工作实施有效管理，使其工作与档案管理共同进行，有效发挥办公自动化系统在档案管理过程中的作用，构建适合各部门运行特点的档案管理制度，进一步为事业单位办公自动化背景下文书档案管理的有效性做好保障。
　　（二）提高对办公自动化档案管理的支持力度。首先，为有效提高办公自动化档案管理的效率，事业单位需要先对其总体的规划与布局进行明确，使得档案管理数据库适宜性良好。借助办公自动化系统的优势来对单位内文档进行整理及分类，同时做好存储与交互工作，实现档案管理水平的提升。同时，利用办公自动化系统中共享的内容来构建各部门间沟通交流的机制，实现各项文书档案的共享，充分发挥档案在人才管理等方面的积极作用。其次，加大资金和技术的投入，为档案管理的硬件及软件设施的完善奠定坚实的基础，同时，定期对硬件设备进行检查与维护，以保证其运行的安全稳定性，并做好设备的升级更新操作，及时更换存在问题或者是应用年限较久的设备，以保证事业单位内各部门间文书档案应用的有效性。并且做好软件系统的防护，预防不良攻击事件对于事业单位文书档案管理的影响。除此之外，还需要对工作人员进行文书档案信息安全意识培训，使其能够从根本上意识到对文书档案的保护，同时要提高档案信息的保护能力，加强专业办公自动化人才的培养，提高档案信息的防御能力，使得更多的人员能够掌握现代化社会所要求的文书档案管理技术，提高事业单位整体信息化建设水平。
　　（三）增强档案管理人员的专业技能。1.对专业知识技能的培养工作。完成继续教育工作，每年参加省内外档案管理专业知识技能培训班，学习新知识、新技能，提升管理能力。2.对档案管理方面的法律法规宣传工作。进行定期的法律法规培训和不定期的座谈会，加强培训，同时还需要在档案管理工作人员中进行小组形式的讨论，以多种形式对档案管理中的法律法规进行普及，有效防范档案管理工作时可能触及到相关的法律底线，杜绝档案管理人员的违法行为。3.对档案管理工作的意义强化认识。要积极引导档案管理人员的正确价值观，使他们明白档案管理的重要意义，以及对档案管理的使用价值。使管理人员有自豪感，增加他们的责任感。同时建立奖惩机制，落实奖惩制度，表彰先进树立榜样，充分调动工作的积极性。
　　（四）加强档案管理信息化改革。在进行企事业单位的档案建设时，需加强信息化建设，实行单位内外部档案管理的网络化，实现档案的保存与查询信息化。随着科技时代的不断发展，档案管理技术要与时俱进，不断完善，以此提高档案管理的效率。
　　四、结束语
　　综上所述，在办公自动化背景下，越来越多的单位开始将其与内部的工作进行有效结合，尤其是在文书档案管理方面，通过多种举措充分发挥文书档案的管理作用，才能有效提高文书档案管理的质量及水平，降低成本支出，提高文书档案管理的效益。
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