企业采购业务内部控制探讨

来源:用户上传      作者: 柯坤宁

　　摘要：企业采购业务表现为企业内和企业外、物资流和货币流、流通和生产的相互影响、相互交织。企业采购业务是企业经营生产重要的组成部分，主要是以支付货币资金或者负债代价的形成来换取生产经营中所需要的活动。怎样进行有效的采购业务内部控制和提升企业的经济效益，是企业面临严峻市场形势下能够持续发展的必然选择。
　　关键词：采购业务；内部控制；企业采购
　　中图分类号：F253 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）07-0-01
　　企业采购业务内部控制要加强防范采购业务的风险，防止资金的不当使用和闲置，把采购成本和采购付款风险尽可能的降到最低，同时能够供应上企业经营活动所需要的物料使用。目前我国采购业务引发高犯罪率而且呈现逐步上升的趋势，引发犯罪的主要原因是一些企业经济业务的处理程序和内部控制制度存在很大的问题，企业想要很好的对采购业务进行控制，就必须建立和加强以及完善采购业务的处理程序和内部控制制度，落实责任制，不断提高制度执行力，确保物资按质按量按时和经济高效地满足生产经营的需求。
　　一、采购需求计划的控制
　　采购业务从计划开始，采购需求计划是向市场采购各种物资或组织订货的依据，需求计划规定着采购的时间、采购的物品、采购的数量、采购的方式等。
　　需求计划分为以下三点进行阐述：1.要强化需求计划的管理，需求计划通过项目管理来明确方向、落实计划、来源资金、安排资金、订货要求和时间，确保需求计划物资的准确性。2.企业全面预算管理与需求计划管理共同发展，需求计划要与设计、技术、工程、生产等部门及时进行信息交流和沟通，提高需求计划的准确性。3.要提高计划审核人员和计划提报人员的业务技能，针对计划审核人员和计划提报人员开设业务技能培训班。主要培训计划审核人员和计划提报人员的物资信息分类管理、计划管理和物资计划专业知识，通过培训来确保物资信息分类、提报依据的准确性符合标准要求。
　　二、采购方式和价格的控制
　　首先，采购部门应当定期了解、研究大宗通用重要物资的成本构成、市场供应形势、市场价格变动趋势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。为了避免信息不准确造成采购成本增加，同时确保采购的价格公平合理，采购人员要时刻盯紧市场的变化，适当的调整采购战略，根据市场价格的波动情况及时对材料采购价格进行调整和控制。其次对于报价管理，价格管理人员要整理收集各种物资的价格信息、成交的历史价格信息、供应商产品报价信息来编制物资采购的价格。最后对于采购方式，采购方式要依据科学经济情况进行具体分析，要打破传统的采购思维模式。在采购的过程中认真的分析什么物品可以通过招标方式采购、什么物品可以通过策略协议方式采购、什么物品可以通过竞标方式采购等。
　　三、采购合同的控制
　　企业要建立合同管理制度，构造合同签订的流程，明确相关人员的权利和责任。签订合同前应严格审查对方当事人的主体资格，对于涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，如果影响重大，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时聘请外部专家参与相关工作。拟订合同文本时应当准确表述合同条款，明确双方权利义务和违约责任，防止出现容易引起岐义的语名。重大合同在签署前，要经相关审查人员进行合法性、可行性审查。以公司名义对外签订合同。按照规定权限签署采购合同。由专人保管合同及合同专用章，防止出现员工盗窃公司合同进行采购欺诈。
　　四、供应商管理的控制
　　供应商的管理是减少库存的物资积压、降低采购物资的成本、节省物资供应费用的物资供应管理职能之一。全面快速有效的整理供应商产品信息和档案信息，可以确保供应商的开户银行、供应商名称、银行账号、经营范围等信息的准确性，也为财务部门的付款结算提供方便。加强企业采购渠道的管理可以保证选择供应商的行为公平、公正、公开，同时对于供应商的准入、选择、评价机制定期实施量化评价，形成一套科学合理的供应商准入、选择、评价机制等方面的管理体系。
　　五、采购验收入库的控制
　　企业应对采购物资进行检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。企业应制定物资验收管理制度，明确相关检测、仓管人员的权限和责任。建立采购验收程序、方法、标准。采购物资到货后，采购部门通知质检人员和仓储人员进行验收。质检人员对入库产品进行检验，检验合格后转由仓管人员对物资数量进行验收。仓管人员应当检查入库物资规格、型号、实际验收数量是否与订单相符。若验收合格，由仓管人员填写入库单，经送货人员签字确认分别传给财务部门、采购部门，并记录仓库存货日记账。
　　六、采购付款的控制
　　付款是指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定向供应商办理款项支付的过程。企业需要建立采购付款制度，明确审核人的权力和责任。财务部门收到供货单位传来发票后，应由会计人员对相关付款依据或凭证审核，审核无误后办理结算付款手续，付款人员应根据合同的规定填制付款单，经审批后支付相关款项。会计人员取得采购业务的原凭证后，对原始凭证的真实性、合法性进行审核，按照国家相关会计准则和法规编制记账凭证和过账，并定期与仓储部门的存货日记账、供应商的对账单进行核对。企业应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强对大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。
　　七、采购业务过程中职务分离的控制
　　采购企业要优化自己的采购业务流程，将执行、决策和管理三个层次进行划分，也是根据权利和决策科学原则进行分隔的。采购业务层次分以下三层进行阐述：1.执行层，这个层次顾名思义就是管理层下达指派签订采购合同的供应商、品牌、价格、数量、规格型号、产品名称进行监督交货流程和催交货物流程。执行层主要是负责签订合同、催交货物、质量验收、验收入库、保管仓储以及货物配送等执行工作。2.决策层，这个层次主要负责批准采购部门的规章制度的定制、修订和废除，同时决策层决定着整体规划决策和采购的方针、目标、战略，以及确定每个部门的权限和职责，协调每个部门的关系。3.管理层，这个层次主要是根据采购业务部门提供的收料证明对发票进行审视、传递、记录和签订有效合同，根据物资的付款能力和入库情况制定付款的计划，管理层经过审查批准之后就可以办理结算付款的手续了。同时管理层也担任着市场信息调研和收集、采购目标和模式的质量管理、对供应商的管理等职责。
　　结束语
　　企业采购业务内部控制能够保证企业经营过程中所需要物资的正常使用，同时也可以很好的防范采购业务带来的风险，企业应强化对采购业务控制，建立健全采购管理控制体系。企业采购业务部门的工作绩效也直接影响着企业经营生产活动目标完成的优劣，所以要以市场为导向同时建立有效约束激励的机制制度，从而帮助企业采购部门很好的完成任务目标，这样也可以大大的提高企业效益。
　　参考文献：
　　[1]蒋文芳.论制造企业采购业务内部控制存在的问题及其应对策略[J].中国水运(下半月),2008(02).
　　[2]孙丽艳.浅议加强企业存货采购业务的内部控制[J].财经界(学术版),2011(06).\
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