探析企业OA建设现状及发展趋势

来源:用户上传      作者: 张永锋　张跃涛　冯金银

　　摘 要：办公自动化OA是计算机网络技术及IT技术飞速发展的重要产物，为政府、企业及社会各界的运行，日常管理工作水平及办公效率提供了极大的发展空间。在20多年的建设与发展过程中，我国办公自动化系统及相关技术由最初的普通打印机发展至当今的自动化办公平台网络，以成为大小企业运行管理必不可少的工具。文章从OA建设及应用特点、建设现状等方面进行分析，并探讨了企业OA发展趋势。
　　关键词：企业OA 建设；发展；特点；内部控制
　　中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2012）29-0075-03
　　办公自动化——OA在20世纪70年代始于西方国家，在我国有20多年的发展和应用历史。我国市场经济体制之下的自动化办公系统同西方国家具有很大的区别，除政府机构外，自动化办公系统在我国企业日常运行及管理控制工作中都发挥着极大的作用。我国大小企业运行和发展的不同时期都离不开自动化办公OA系统及相关技术的支持和带动，OA系统及相关技术不仅帮助大小企业在日常运行及管理过程中实现了标准化运行及规范管理控制等经营目标，还促进了企业内部经营体制及管理体制改革，帮助企业实现和完善ERP管理。当前的办公自动化系统的优势和作用正日渐显现，为我国大小企业广泛建设和应用，但OA系统及技术发展时间并不长，还未形成统一、规范的建设和应用模式，对系统建设及应用现状深入分析，科学探讨发展趋势，是帮助企业更好地应用OA系统的前提。
　　1 企业OA系统建设总体状况
　　我国市场经济体制下的企业具有数量多、经营规模以中小型为主、经营体制灵活、企业分布面广泛、管理水平普遍不高等特点。我国大小企业运行和发展的不同时期都离不开自动化办公OA系统及相关技术的支持和带动，OA系统及相关技术不仅帮助大小企业在日常运行及管理过程中实现了标准化运行及规范管理控制等经营目标，还促进了企业内部经营体制及管理体制改革，帮助企业实现和完善ERP管理。当前，我国企业均认识到自动化办公系统及相关技术的重要性及优势，纷纷积极引进、建设和开发自动化办公系统及相关技术，当前的办公自动化系统在企业运行管理应用中总体上表现出如下状况。
　　1.1 OA系统建设和应用过程中具有很强的不确定性
　　企业办公自动化系统是企业运行管理总系统的一个重要分支，其应用及建设都有明显的不确定性，这主要取决于市场经济体制下企业运行市场的多变性及企业内部管理与控制工作中的不确定性、竞争对手及顾客需求的变化等多方面的影响。另外，OA系统建设及发展所依存的信息系统本身的多变性与不确定性也是导致办公自动化系统运行及建设过程中不确定性的一大影响因素。除了上述企业办公自动化系统建设及应用的内部及外部环境、办公自动化系统建设主体的多变性及不确定性等影响因素之外，企业自身经营规模扩大及运行技术及系统发展需要都会促使企业OA系统的不断改进及完善。例如，随着企业运行及管理工作不同环节的发展、组织管理机构及体制的完善及改进、管理及工作人员流动，企业内部OA系统也随之发生变化，以更好地以迎合企业运行及管理工作需求。企业OA系统建设及发展所依托的技术随着计算机网络技术及IT技术的发展，也在不断的发展与改进之中，系统由最初的文本界面，发展为C/S技术结构、B/S技术结构，直至当前的B/S多层技术结构。OA系统本身的工作及运行主体内容也从最初的打印机、电脑信息搜集处理方式发展为依托于计算机网络技术的自动化信息搜集、处理方式，再发展为当前的数字化、自动化信息搜集、处理、存储、传递工作模式，为我国企业日常运行及管理控制工作提供了越来越便捷、越来越全面的辅助服务。因此，OA系统的不确定性也可理解为OA系统随着企业经营体制、管理机构的变化及计算机网络技术、IT技术不断发展的自我完善及改进。
　　1.2 OA系统建设的高集成性
　　企业OA系统建设过程就是企业集成管理平台的建设过程，OA系统的高集成建设和发展是企业管理控制网络及系统发展的基本要求。企业办公自动化系统的建设和发展方向是为企业建设一个集企业采购、生产、营销不同环节信息搜集与处理功能于一体，能够同时完成企业运行管理过程中对企业技术、经营信息、相关数据、工作文档等不同方面的信息整合处理，将整合处理的信息及时传输到相应的管理部门，帮助企业决策层及管理层随时了解企业内部运行状况及企业经营对手、合作伙伴、客户需求、市场经济等不同时期的状况及变化趋势。可见，企业运行管理过程中的OA系统建设及发展工作中的集成性具有很大的重要性，只有着重发展和建设具有高集成性的办公自动化系统，才能够更好地保障企业运行过程及管理控制工作的高效、顺利进行。
　　1.3 OA系统建设的灵活性
　　企业办公自动化系统本身具有灵活的发展和建设特点，主要表现在其对不同信息技术及办公工具的兼容性及极强的可扩展性等方面，另外，OA系统的灵活性是相对于企业ERP系统及财务系统而言的。以某企业OA系统建设为例，企业正处于高速发展期，随着业务量和经营规模的增长，会建设新的办公楼、扩展经营范围，在OA系统建设中非常注重系统的可扩展性建设。企业目前已申请一条ADSL专线接入互联网，只需再增加一台带路由功能的ADSL MODEM和一台24口博达（BDCOM S2026）交换机，通过五类线将总部的所有计算机组成局域网，实现内部信息与打印共享，并且通过ADSL实现所有计算机访问互联网。同时，企业增加一台航天联志的AISINO服务器作为OA服务器（Windows2000/2003AD server），以实现企业内部数据及信息共享交流，采用互联网信息平台实现企业客户信息共享及即时信息互动交流。可见，OA系统建设和应用的灵活性是企业内部及外部信息及时、全面处理，实现信息高度共享的重要前提。
　　2 企业OA建设技术及功能规划现状
　　2.1 企业OA系统建设技术 　　当前的OA系统的建设及应用，主要保障企业运行及管理过程中的信息及管理安全、系统运行的稳定性和可操作性。不同企业、不同工作部分的OA系统建设重点及规划要求也不近相同，即企业的不同工作环节、不同经营性质的企业对OA系统的建设具有不同的要求。企业办公自动化系统建设技术都应遵从系统安全、灵活、稳定及便捷的基本要求，才能确保企业各项工作的顺利进展，帮助企业更好地再市场经济中立足。
　　安全性是包括OA系统在内的所有工具及系统都应首先遵循的关键前提。企业的OA系统建设及应用涉及到企业内部信息交流及共享过程的安全，还直接关系到企业运行过程中与客户及合作伙伴信息交流及共享等过程中的安全，当前的企业办公自动化系统在建设及运行中信息搜集、信息管理、信息监控及信息保密等方面取得了一定的发展，但还不能完全保证系统安全。企业办公自动化系统本身具有灵活的发展和建设特点，主要表现在其对不同信息技术及办公工具的兼容性及极强的可扩展性等方面。另外，OA系统的灵活性是相对于企业ERP系统及财务系统而言的。稳定性是OA系统建设技术的又一重要特点，当前，我国企业OA系统建设技术比较先进，网络环境及硬件条件基本满足系统性能及运行速度的基本要求。企业OA系统建设及应用目的是减轻企业日常运行及管理控制工作中的负担，降低各项工作的反复性和复杂性，即办公自动化系统建设技术应以保障系统操作的简便性为中心，降低操作人员负担、简化系统操作和维护工作。
　　2.2 OA系统核心功能建设
　　当前的OA系统及技术发展时间并不长，还未形成统一、规范的建设和应用模式，可供选择的系统模型有多种，系统建设技术及核心功能规划工作主要依据企业经营类型及主要经营业务特点选择和应用。当前应用较为广泛的核心功能建设平台是采用Windows2000或Windows2003环境下的MS SQL Server2000作为数据库平台，提供事务、消息通讯的分发，很多企业同时采用Windows2000或Windows2003环境下Microsoft Internet Information Server为WWW访问服务器。此种应用环境下的办公自动化系统在客户端只需要Internet Explorer5.0或以上版本的浏览器即可使用。除此之外，还有其他的系统功能建设和完善模式可供选择，且都有安装、调试、操作简便的优点。不同经营模式和管理体制的企业在进行OA系统建设过程中，采用相适应的开发及安装工具构建相应的技术结构，建设与企业经营管理特点相符合的管理界面及交流界面，并配备与企业OA系统核心功能向适应的控制端口及使用端口，通过保障系统核心功能的正常建设及应用，为系统整体功能建设与应用奠定基础。
　　2.3 OA系统管理技术及功能建设
　　我国企业OA系统管理技术与系统功能建设是在专门的领导及实施小组配合下、通过合作伙伴的相互配合、配合相应的调研工作等多方面的共同作用下完成的。管理及执行部门全体人员的有效组织和积极配合是整个OA系统合理建设和高效运转的重要前提，也是整个建设和应用工作的重中之重，领导小组成员应根据既定的系统建设目标合理配比，并安排和规划一定比例、合理层次的计算机网络人员及IT人员作为系统网络搭建、核心功能技术建设及相关操作人员指导培训工作的骨干组织，同时安排层次分明、配比合理的工作实施人员负责OA系统建设及功能技术建设实施工作，另外，领导小组负责协调和组织各工作小组的工作并及时考核与调整。OA系统管理技术及功能建设工作是一项复杂而重要的工作，需要企业与合作伙伴、开发商之间的紧密合作，当前的企业在OA系统管理技术及功能建设中能够较好地针对技术管理及功能规划建设方面问题咨询开发商，较好地进行交流和沟通，进而合理规划整个系统建设方向及技术管理模式，但当前我国企业OA系统建设机制尚不成熟，在系统规划及技术管理前期，与合作伙伴的配合及与开发商的合作沟通等方面均存在不同程度的分歧和脱节，导致当前我国企业OA系统管理技术及功能建设方面存在较大不足，影响日后使用。
　　3 企业OA系统发展趋势
　　3.1 企业OA系统动态建设和发展
　　我国大小企业运行和发展的不同时期都离不开自动化办公OA系统及相关技术的支持和带动，OA系统及相关技术不仅帮助大小企业在日常运行及管理过程中实现了标准化运行及规范管理控制等经营目标，还促进了企业内部经营体制及管理体制改革，帮助企业实现和完善ERP管理。企业办公自动化系统是企业运行管理总系统的一个重要分支，其应用及建设都有明显的不确定性，这主要取决于市场经济体制下企业运行市场的多变性及企业内部管理与控制工作中的不确定性、竞争对手及顾客需求的变化等多方面的影响，另外，OA系统建设及发展所依存的信息系统本身的多变性与不确定性也是导致办公自动化系统运行及建设过程中不确定性的一大影响因素。除了上述企业办公自动化系统建设及应用的内部及外部环境、办公自动化系统建设主体的多变性及不确定性等影响因素之外，企业自身经营规模扩大及运行技术及系统发展需要都会促使企业OA系统的不断改进及完善。
　　3.2 OA系统建设机构不断完善
　　管理及执行部门全体人员的有效组织和积极配合是整个OA系统合理建设和高效运转的重要前提，也是整个建设和应用工作的重中之重，领导小组成员应根据既定的系统建设目标合理配比，并安排和规划一定比例、合理层次的计算机网络人员及IT人员作为系统网络搭建、核心功能技术建设及相关操作人员指导培训工作的骨干组织，同时安排层次分明、配比合理的工作实施人员负责OA系统建设及功能技术建设实施工作，另外，领导小组负责协调和组织各工作小组的工作并及时考核与调整。今后，随着我国企业OA系统建设工作的不断完善和改进，系统建设过程中将会成立包括领导小组与实施小组在内的多个工作机构，不同机构各自具有更合理、更科学的人员配比和层次分布，各组织机构之间能够更加有效、合理地配合完成系统建设和规划工作，将企业OA系统建设工作中的困难和阻力降到最小。 　　3.3 系统功能升级与协同系统的完善
　　随着我国市场经济环境及企业内部运行状况的不断发展和变化，企业在日常运行和管理控制工作中需要更科学、更符合企业发展特点的OA系统作为企业运行的支撑。系统朝着更加灵活、可扩展性更强、集成性更高的方向发展和建设。为企业建设一个集企业采购、生产、营销不同环节信息搜集与处理功能于一体，能够同时完成企业运行管理过程中对企业技术、经营信息、相关数据、工作文档等不同方面的信息整合处理，将整合处理的信息及时传输到相应的管理部门，帮助企业决策层及管理层随时了解企业内部运行状况及企业经营对手、合作伙伴、客户需求、市场经济等不同时期的状况及变化趋势。
　　同时，OA系统协同系统也会取得更快的发展，协同系统的软件环境发展方向如下。数据库服务器：Windows 2000/2003/NT4.0、MySql4.0；WEB服务器：Windows 2000/2003/NT4.0、IIS 5.0、Apache 1.3.20；客户端：Windows 2000/2003/xp/98、IE6.0。硬件配置将会发展为奔腾2G CPU、1G内存、40G剩余硬盘空间。
　　4 结 语
　　市场经济体制下的企业具有数量多、经营规模以中小型为主、经营体制灵活、企业分布面广泛、管理水平普遍不高等特点。我国大小企业运行和发展的不同时期都离不开自动化办公OA系统及相关技术的支持和带动，OA系统及相关技术不仅帮助大小企业在日常运行及管理过程中实现了标准化运行及规范管理控制等经营目标，还促进了企业内部经营体制及管理体制改革，帮助企业实现和完善ERP管理。企业运行管理过程中的OA系统建设及发展工作中的集成性、安全性、稳定性是非常重要的，只有着重发展和建设具有稳定、安全、高集成性的办公自动化系统，才能够更好地保障企业运行过程及管理控制工作的高效、顺利进行。
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