ERP 环境下采购与付款环节的内部控制
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作者: 赵静
摘要：本文在分析了企业在传统环境下采购与付款环节的局限性和ERP给企业带来内部控制的提升的基础上， 分析了ERP环境下的风险点， 并通过采购与付款内部控制流程介绍， 阐述了如何将内部控制制度和业务流程联系起来，实现真正的内部控制。
关键词：ERP 环境 采购与付款 内部控制
一、非ERP环境下采购与付款环节的内部控制的局限性
随着经济的高速发展，传统的人工操作已经不能适应企业的内控需求。其存在的局限性主要体现在：
（一）控制效率低下
在传统环境下，由于大量的信息提取、传输和录入工作都是依靠手工完成，必然会造成效率低、速度慢、准确性差，所需要的人力物力成本高等局限性。
（二）主观因素的影响
通过人工进行内部控制难以逾越的障碍一是人情障碍，即在关键控制环节，很难做到铁面无私而使得内部控制流于形式。二是由于工作人员的粗心，工作倦怠等这些固有的局限性，难免发生错误，导致内部控制滞后。
（三）业务流程的规范性差
因为在手工环境下， 对单据的查询和追溯难度很大， 难以实现采购信息的透明化。而且供应商的选择带有一定程度的随机性， 没有一个固有化的流程来对供应商进行筛选，采购订单进行事先的核查等一系列规范化程序， 从而导致滋生舞弊的机会，从而致成本升高。
二、ERP环境下采购与付款环节的内部控制优势
针对传统环境下内部控制的薄弱环节， ERP 的引进在很大程度上对于人工控制缺陷进行了有效的弥补。主要体现在以下的几个方面：
（一）控制效率的提高
在传统环境下，企业各部门之间信息不畅通、形成信息岛，大量的数据以不同的形式存储在多个部门，通常导致信息不准确或失真。而ERP系统可以帮助企业实现企业级信息化，即所有的信息均存储在一个数据库中，在业务流转各个环节所需的同类信息只需在业务过程中一次输入，无需像传统手工环境下进行多次重复输入，有效的降低了数据的不一致性，提高了数据的准确性。如采购管理是以采购订单为核心达到各相关部门间实现信息共享。采购任务的下达反映在采购订单之中， 采购任务的执行情况都可以围绕采购订单通过信息共享完整记录下来。一旦采购订单通过审批， 就意味着采购任务已经明确， 此时所有各相关部门都可以看到采购订单， 系统可以提供多种查询途径， 从采购单编码、供应商号、采购员代码等都可以跟踪采购合同的执行情况。
（二）避免主观人为因素的影响
将业务流程通过ERP软件系统固化了业务流程并实施控制， 因此可以克服人为因素的干扰， 做到铁面无私。由于 ERP系统的基本功能在于把企业全部业务涉及到的资源整合起来，企业内每一个员工都被明确地赋予在内部控制中所应承担的职责和其相应的权限， 因此使得业务流程审批等环节能得以顺畅、快捷地执行、为其优化内部控制提供了强有力的手段，也是其优化内部控制的保障。
（三）业务流程规范化管理
主要表现在以下两方面：
1、供应商的筛选
传统采购管理往往倾向于一种物料有多种供应商， 感觉上比较保险。而现代管理的目标是减少供应商， 并建立互信、互利、 互助的长期稳定合作伙伴关系。而ERP正是可以将这一目标得以实现， 企业可以针对供应商进行筛选然后进行招标。把优良的供应商作为公司的合作伙伴， 其相关的信息录入ERP系统， 各种物料的供应商都必须经过认证， 建立供应商主文件企业任何个人或部门不得随意添加供应商， 向没有建立主文件的供应商进行采购， 系统将拒绝执行。这在一定程度上使得采购过程更加的透明和公开， 在一定程度上杜绝了徇私舞弊的发生， 降低了采购成本。
2、付款流程的优化
在付款前， 系统将自动进行一系列的对比， 如物料规格性能、合格数量、交货日期是否与采购单一致、报价单与发票金额是否一致。必须几方面都相符才能执行付款程序， 严格控制不良资金流出。
三、ERP环境下采购与付款环节内部控制的风险分析
ERP在一定程度上优化和提升了企业的内部控制，但是没有一个坚实的企业内部控制做基础，即使花了大力气运用了ERP系统，也难防范风险， 其风险主要来源于以下两个方面：
（一）财务与业务部分集成方式导致核算错误
受资源限制，财务和业务不集成， 如财务系统和采购系统、库存系统不集成，这样就会导致财务账上的物料描述和库存模块中的物料对应不上，导致财务入账错误或账实不符。因此单靠财务系统本身不能保证准确地核算库存，这样也会使付款环节出现问题。
（二）关键控制点职责分工不清
职责分不清楚就会使得控制流于形式，因此关键控制岗位应该具备独立性。例如财务人员就不应具备建立和更改供应商的权限，否则就可以创建虚假供应商然后输入发票，轻易发款项付出去。
四、ERP环境下采购与付款环节的内部控制设计
在此环节中的内部控制的设计的理论基础主要是参照了利用ERP系统集成的特点， 进行事中检查控制方法，在采购与付款中强调库存管理和财务管理集成，其内部控制涉及：汇集请购单，选择供应商，签订定购合同，验货入库，发票校验，付款。
采购部门主要利用电子采购平台实现对供应商和采购信息的管理，通过招标选定供应商签订合同后，将供应商信息录入ERP系统，在ERP系统中实现供应商信誉 管理、到货质量管理、采购付款管理。
第一，在请购单环节，在ERP系统中录入请购单，由部门负责人审核请购物资的必要性，根据请购的金额和类型，注定不同级别的审核负责人。在ERP环境下，系统系统内应内置严格的请购业务批准程序， 并且使其固有化。如请购和审批不能为同一人； 制定审批权的一般授权和特殊授权制度。建立适当的考核体系，明确责任。 第二，选择供应商时，供应商的评估、选择、谈判、合同的签订等各个环节必须有制度进行规范。按照规定的标准和程序优选供应商， 然后在ERP系统中建立供应商代码， 包括名称、 地址、开户银行和账号、对应的总账科目、交货条件、付款条件、交易货币等。对那些信誉差的供应商，在系统中设置预警提示并且由集团公司的专人对此类供应商在ERP系统中进行锁住，与其相关的一切业务活动都不能进行。对每张订购单，采购部门则在合格的供应商中进行询价。对一些大金额的采购，应采用竞价方式确定供应商，以保证供货的质量和成本。在询价过程中，要设置岗位的权限界定，如询价和确定供应商的岗位不能为同一个人。为了确保订购单的
第三，在合同订单的审批环节，采购部门在选定合适的供应商后，就可以和供应商签订相应的采购合同 然后对经过批准的请购单生成采购订单，采购订单由系统自动生成并连续编号，采购订单会发到相关的验收部门、仓库、请购部门和财务部门。在此环节中，合同的订立和审核不能为同一个人。
第四，在验收入库环节，验收部门应逐一比较所收的商品和订单的要求是否相符， 例如检查货品的名称、数量、型号、到货时间等等。验收入库后相关的采购单会在ERP系统中进行自动检查，当差异超过了预先设置的容许范围 （即有关的收货日期和数量） 将会别拒收。在这一环节实现了收货员、验货员与记账员的职责分离制度，把风险降到最低。
第五，发票校验的阶段，财务部在收到发票后应该进行核对，在ERP系统中，可以输入采购订单号，系统会自动建议发票的数量、金额、和付款条件。此时可以检查发票的内容是否与采购订单、合同、验收单是否一致， 发票金额是否正确，如果实际值和默认值有差异， 系统会自动提示， 根据差异的大小，进行发票过账的会计账务处理。当发票过账时，系统会在供应商的账户上创建一条未清项， 它会在财务会计的付款业务中被结清。在配置系统时， 还可以规定每个操作者能够处理的最大发票金额。
第六，付款环节，请款部门经办人填制请款单，经部门负责人签字和财务人员审批后，银行出纳检查供应商名下的应付金额， 方可付款。
综上所述，ERP可以在技术上实现业务的集成以及信息传递的及时有效， 但是仅凭在技术上的提高， 并不能保证全面、有效的内部控制，因此管理当局在设计内部控制时要把内部控制制度融入到业务流程中，将内部控制在事前、事中、事后都能得以很好地控制。
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