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基于层次分析法的OA软件供应商的选择

作者: 孙丹

  【摘要】自动化办公的关键在于供应商的选择。本文根据政府办公自动化软件运用的实际,提出了OA软件供应商选择的指标体系,建立了层次分析法的多层次评价模型。通过将该模型在某政务部门供应商选择中的应用,得出了供应商的优劣排序,为该部门选择了理想的供应商。
  【关键词】供应商选择 办公自动化软件 层次分析法
  一、前言
  随着全球化一体化的发展,以电子政务为代表的服务型政府管理职能的电子化、自动化、无纸化目前正在各个世界快速发展。办公自动化(Office Automation,简称OA)是电子政务重要组成部分之一,它以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作。供应商的正确选择是OA软件成功实施的基础。目前在国内市场上有众多的OA系统软件供应商,每个供应商的产品都有自己的特点,如何选择合适的供应商是政府部门面临的重要问题。
  合适的OA软件能够提高行政效率。在评估方法上,应当采取定性和定量相结合的方法,组建评估模型,合理确定评估指标评价体系。本文基于层次分析法,结合政府部门自动化办公的实际情况,建立了供应商选择的指标体系,并对某政府部门的供应商选择进行了研究。
  二、层次分析法
  层次分析法(The Analytic Hierarchy Process,简称AHP)是一种实用性的多目标决策方法。它将与决策目标有关的信息分解为多个层次,通过两两比较,使得候选标准的相对重要性清晰可见,从而进行优劣排序。这种方法具有系统性、简洁性的优点,能够统一进行定量与定性分析,因而广泛的应用于各个领域。
  AHP具体步骤如下:
  第一,根据决策目标,选定影响因素,建立层次结构模型。
  第二,将同一层次中的因素两两对比,建立比较矩阵A。计算求出矩阵A的最大特征值λmax和属于λmax的特征向量。特征向量中的元素就是各指标相对于目标层的权重。
  第三,矩阵A的一致性检验。通过计算,如果矩阵A没有通过一致性检验,说明专家意见分歧较大,需要对矩阵A加以校正,直至通过一致性检验。
  第四,计算总权重,将各方案的属性值进行规范化处理(定量分析)或再次运用层次分析法进行比较得出权重(定性分析),与总权重相乘,然后将方案进行排序。
  三、OA软件供应商的评价指标
  不同政府部门或企业选择供应商的侧重点不同。本文根据某政府部门采购实际与权威软件质量考察指标,归纳出以下的主要指标。
  供应商资质,主要包括品牌成熟度、规模与用户、售后服务。品牌成熟度是指在国际国内OA领域享有盛誉的品牌,技术实力雄厚,有较好的商誉。
  成本,包括初始成本、运维成本和升级成本。初始成本包括购买成本以及从购买至实施的所有费用。
  软件性能,包括功能完备性、健壮性、易用性、开放性、可扩展性、安全保密性六个指标。
  功能完备性:指根据用户实际,设计用户所需要的功能,并能够保证结果的准确性。
  易用性:界面友好,软件易于操作,有电脑及软件基础知识的人员无需经过专业培训即可快速掌握软件操作。
  健壮性:软件支持超大用户使用,并在有压力的情况下持续使用。当系统出现问题后能够在较短的时间内恢复,且系统的数据保持完整。
  开放性:软件上支持跨平台和开发数据接口,能够与各种操作系统、中间件、数据库、业务系统及工具软件进行平滑对接;硬件上支持多种远程连接方式,如手机、iPad等。
  可扩展性:软件易于二次开发,当新的应用与服务模块出现时,能够平滑过渡而不影响用户使用。
  安全保密性:软件支持多种安全登录认证,有丰富的安全加密、认证措施,能有效的防止他人对源程序、目标程序或相关数据的非授权访问。
  上述指标构成的评价体系如图1所示。
  图1 OA软件评价指标体系
  四、求解权重
  一级指标权重计算与一致性检验。
  首先应用专家调查法得到指标层的基础数据;然后对供应商资质、成本和软件性能进行两两比较,得到比较矩阵,则一级比较矩阵如表1所示。此矩阵通过一致性检验。
  二级指标权重计算与一致性检验。
  根据与一级指标相同的步骤计算出二级指标在相应因素中的权重,见表2~4。
  五、应用实例
  XX省进出口检验检疫局因系统合并与业务扩大需要更换OA系统。经过初步筛选后,三名供应商Y、F、L进入最终决策名单。其中,专家们对三家供应商中成本指标的购置成本与运维成本做定量分析,对其他指标做两两比较的定性分析,如表所示。
  如表7所示,C1品牌成熟度通过一致性检验。C2规模与用户、C3售后服务、C6升级成本、C7功能完备性、C8健壮性、C9易用性、C10开放性、C11可扩展性、C12安全保密性指标皆运用相同矩阵,得到特征向量,且通过一致性检验。十二个二级指标的特征向量够成如下决策矩阵:
  将每一个供应商的得分与所对应的指标的总权重(见表5)相乘,即得到最终得分{0.171,0.138,0.153},由此可见Y>L>F,即Y为最优供应商。
  六、结束语
  OA软件供应商的选择是提高行政效率的关键。基于层次分析法的评价方法,评价指标层次清晰结构合理,而且结合定量分析与定性分析,既避免了全部做定量分析数据的不可获得性,又提高了定性分析的准确性,使评价结果更加符合实际。但是,该方法有以下不足之处尚待改进。
  第一,主观因素过多,导致结果的准确度有待进一步提升。
  第二,同一层次或不同层次的指标存在线性相关性,如价格和开放性等。
  第三,评价指标过多,导致计算过程比较复杂,可借助于计算机求解。比较通用的求解层次分析法的软件有Expert Choice。或者结合模糊评价法简化选择过程。
  参考文献
  [1]叶楚璇.我国电子政务建设初探[J].图书馆论坛,2004(01):71-72.
  [2]Saaty T L.The Analytic Hierarchy Process[M].New York:Mc-Graw-Hill Company,1980.
  [3]岳超源.决策理论与方法[M].北京:科学出版社,2003.
  作者简介:孙丹(1988-),女,山东青岛市,硕士,中国海洋大学管理学院,管理科学与工程专业。

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