企业采购业务的内部控制策略
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作者: 陈众
【摘要】企业采购业务的内部控制对于企业的经济活动的维持和发展有着积极的促进作用，能否制定一个科学合理采购业务的内部控制策略决定了企业能否在最大程度上降低成本并最大化企业利益。本文通过介绍企业采购业务的内部控制的主要内容，提出了几点有关企业采购业务的内部控制的策略和相应的注意事项，以为完善企业采购业务的内部控制提供参考建议，并有效指导企业的发展和改革。
【关键词】 企业；采购业务；内部控制；相关策略
1 前言
近年来，我国市场经济的得到飞速发展，各种大中型企业也应运而生，纷纷投向经济市场。而采购业务作为企业生产经营中的最重要的环节，对企业降低产品成本、提高市场竞争力有着十分重要的意义，还能有效弥补企业的管理漏洞，提高企业的工作效率。但是企业采购业务的内部控制业务量大、涉及范围广、风险系数高、控制难度高，企业采购业务的内部控制一旦失衡，便会直接导致企业对外负债的增加，严重影响企业的工作效率。因此，采购业务的内部控制一定要依据企业自身的特点来制定，才能很好地为企业发展服务。
2 企业采购业务内部控制的主要内容
企业的采购业务涉及范围广泛，主要包含实物和资金的处理等，各级流程环环相扣，有着紧密的联系。企业采购业务的主要内容包括：制定相关采购计划、企业需要材料的部门进行请购、相关领导对其授权和审批、与供应商签订合同和协议、采购工作人员进行采购、采购材料验收入库、会计部门入账核算和账务处理，最后财务部门进行付款工作，这也标志着采购业务的结束。
3企业采购业务的内部控制策略
实现企业采购过程中的内部控制，需要从源头抓起，首先应实现处理程序的优化完善，其次要将不同的任务进行细致划分，最后也要有良好的监督机制。下面从这三方面进行简单论述。
3.1 完善企业采购业务的处理程序
从事采购业务的工作人员要严格按照采购流程进行采购，不能省略其中任一步骤。在进行采购时要执行相应的职务分离制度，各单位和部门要做到不在其职不谋其位；相关部门采购项目时要严格按照预算执行，尽量避免预算外采购；请购单要严格注明请购材料的规格数量、质量用途以及编制人和审批人等；严格控制审批制度，严禁未授权人员参与审批流程；工作人员要明确掌握订货过程中的材料价格、质量、折扣等信息，和供应商谈妥付款条件和交货时间；对采购材料的数量和质量要经过仓库部门的严格把关后方能入库；财务部门要根据供应商的发票和结算凭证对订购单、验收单进行一致性地核算，严防仓库人员与采购人员共同实施犯罪。采购业务所涉及的各部门单位要相互制约，尤其要严格监督与制约采购工作人员的活动行为。
3.2 采购业务不相容部门必须做到职务分离
内部控制最基本也是最重要的一个原则就是一人不能承担多种不相容部门的工作。采购业务中不相容的部门主要有：采购部门、仓库部门和财务部门。三个部门职责相互独立，要严防其工作人员在业务上的混淆。我们常常所说的“三员见面”包括采购工作人员采购材料后办理相应的材料入库过程中与仓库保管工作人员的见面；采购工作人员办理材料入库后凭借入库单和发票、运输票等到财务部门进行报销时与会计工作人员的见面；会计工作人员对账、查验采购材料是否安全、全数运抵企业时与仓库保管工作人员的见面。在这“三员见面”的流程中，对每个环节都要做到公正严明，否则会严重威胁到企业的财产安全。
3.3 内部监督和控制要以凭证为依据
企业采购业务的内部控制和监督要严格实行以各种凭证为依据的做法，能够有效遏制相关工作人员的玩忽职守、无视法律法规的行为。采购业务的各种凭证主要有采购计划、合同以及各种发票和清单等。各部门相关工作人员要对各种清单和发票进行核实对证，如核对相符，还要对采购材料进行核对，以确保凭证和实物的相符性，严防采购工作人员或仓库保管工作人员的舞弊行为。
4 企业采购业务的内部控制的注意事项
企业进行采购业务的内部控制时要保证财务部门的主体作用，并对采购业务进行控制时牙抓住控制要点，并经常性地对采购业务的内部控制制度进行修订和完善，使其更具有先进性和适应性，另外，企业在强化内部控制时不能忽视外部监督，企业的主管部门一定要履行监督职能，对采购的每一环节都进行监督管理，进而保证企业的经济活动能够高速、健康的发展。
5 总结
企业采购业务的内部控制贯穿于整个企业的经济活动。因此，企业的管理层要加深对内部控制工作的重视程度，并对采购业务中的各个环节建立标准的处理制度，加强对每个环节和程序的管理和控制，做到各个环节之间相互制约和监督，以有效弥补内部控制的管理漏洞，减少疏忽以及各种违法违规行为，遏制相关工作人员的舞弊行为，保证企业的财产安全，以达到促进企业健康发展的良性目标。
参考文献
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