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信息化环境下全面预算管理运用

来源:用户上传      作者: 吴卫国

  摘 要 随着现代企业的不断发展与壮大,企业的产品市场趋于稳定,更多的企业将关注的目光投向企业成本的降低上。全面预算管理作为现代企业成本控制的一种有效手段,逐渐被广大企业广泛接受,并应用到企业管理中。现代科技的发展、信息技术的进步为企业的环境带来了诸多变化,传统的预算管理模式已经无法再适应企业发展的需要。本文将就信息化环境下全面预算管理在企业中的运用进行分析。
  关键词 信息化环境 全面预算管理 运用 策略
  一、引言
  在现代信息技术飞速发展的今天,计算机的应用已经遍布到世界的任何角落。在计算机基础上不断深入运用的各种经济信息系统得到了广泛的应用。信息化环境下我国企业也在不断地探索、不断地努力来适应环境变化带来的影响,并努力探索适合自身发展的预算管理系统。目前,就我国企业的整体发展状况而言,大部分企业在管理素质、管理能力等方面有限,很多企业甚至认为预算管理在企业中的地位并不重要,在加之信息技术水平有限,更造成了很多单位的预算流于形式,经常是轰轰烈烈开场,最终又草草结束。长此下去,企业的绩效管理与改善动力将严重匮乏,信息技术的建设与发展将被企业抛之脑后,企业的核心竞争力将被削弱。而企业的外部环境日新月异,瞬息万变,面对这样的外部环境,企业的发展将何去何从?企业的压力将越来越大。21世纪,是现代信息技术高速发展的年代,各大企业纷纷从国外引进先进的管理思想、管理技术、专业人才,并以此来推动企业核心竞争力的提升。从成功的经验来看,在企业内部为适应当前的发展形势,信息环境下的全面预算不失为一种最为合适的现代管理手段。
  二、信息化环境下全面预算管理的实现
  企业的全面预算并不是独立于企业的各项经营活动而独立开展的,而是作为企业组织经营活动中的一种重要的管理与控制手段,与企业的投资决策账务核算、绩效管理等共同构成保证企业可持续发展的重要保障。在信息化环境下企业的全面预算管理的实现需要企业根据其长远的战略规划、发展目标进行预算的编制、执行、监控、调整、分析,这样一个循环往复的过程进行。
  (1)信息化环境下全面预算管理中预算的编制。由于企业的经营范围不同、生产规模不同,经营项目也是千差万别,企业所关注的经营环境业格局特色,侧重点不同。同理,在企业内部的不同职能部门中,不同的工作人员对预算管理的要求也不尽相同。对于企业的管理者而言,更加关注的是对企业的投资回报的实际情况与预期回报数额之间的差距;对于企业的财务部门而言主要关注的是企业资金的筹措、分配、使用情况的实际金额与预期的金额之间的差距;对于企业的销售部门而言,更为关注的是产品售收入、利润的实际数额与预算数额之间的差别。另外,企业的管理者还会更为关注内部各业务部门在成本、费用的控制情况与预期的成本费用上的差别。可见,处于不同发展阶段的企业,对预算的要求也是不同的。例如,如果企业准备进行一个新的工程项目的投标活动,那么企业的财务部门在进行预算编制时将会关注项目投资所需要的资金、投资的期限、投资的回收期、相关的企业内部资金活动的状况等。而企业的投资者的关注点则集中在投资的回报率与预算之间的差异是否相差无几。可见,在信息环境下,企业全面预算要求现代企业必须根据自身的实际需要,充分利用企业的现有资源来编制适合各部门的预算数据资料。而企业内部各部门之间是相互联系、相互勾稽的。因此,企业在信息化环境下,借助外部顾问公司成功经验,运用SAP、ERP等软件系统的强大运算工具,将生产、销售、管理功能整合在系统中进行预算编制,确保数据精准、核算快速,使损益核算及目标设定科学、客观、透明,同时为后续的预算执行、管控与分析提供全套完整的系统数据库。
  (2)信息环境下全面预算的执行与控制。在信息环境下,现代企业的全面预算一经核准,通过完善科学的软件系统直接下达到各职能部门,那么,相关部门就必须严格按照预算指标的内容执行。信息软件系统在进行编制时,会针对部门的职能编制相应的预测。例如,企业的销售部门的预算编制与生产部门的预算编制有着本质的差距。因此,信息软件在进行预算编制时已经明确了相关部门的权利与职责。这样的条件下,企业的各部门就可以按照自己的权限范围内来执行预算。当然,我们必须强调的是各部门的预算执行并不是盲目的,在信息化环境下,企业内部的相关信息是公开的、透明的,各部门之间可以在预算执行时进行信息沟通与交流,也可以及时与上级部门进行商讨,对于一些特殊情况,如果预算数额与实际数额之间出现偏差,可以及时与上级部门沟通、汇报;如果预算执行时遇到突如其来的灾难,那么相关部门可以在讨论的基础上适当地对预算指标进行调整。关于预算的控制,可以分为事前、事中、事后全方位的控制,在信息化环境下的事前控制是企业在其内部资源共享的情况下,对各部门的具体情况进行分析。信息化环境下的事中控制,是企业预算控制的重点与难点环节,企业应通过相应的软件对企业内部的各项业务的控制条件进行设置,一旦出现异常情况,软件系统将自动提醒相关的部门或工作人员,以期引起他们的重视。信息化环境中的事后控制主要是完成对相关数据的分析,也就是对预算结果的控制。在分析结束后将分析结果通过内部网络传递给企业的领导者、相关部门,并提醒企业的工作人员在下一年度中的预算注意事项。
  (3)信息化环境下企业全面预算的分析与考核。企业在执行完当年的预算后,必须对预算的数据与实际数据之间的差异进行分析,并总结出造成差异的真正原因,并针对这些原因提出改进的具体措施。在预算结果分析中,企业可以将企业内部各项业务活动中的优势、劣势部分找出来,并进行总结,对于强势部分,应在以后的预算执行中加以利用,而对于弱势部分一定要找到造成弱势的原因,并在短期内进行改进。信息化环境中的预算分析时企业内部信息化技术与软件技术的融合,大大减少了企业人工预算分析的工作量,有效地避免了在人工预算分析中的出错率,软件系统通过自动的数据传输,生成分析结果,而对于重点的预算项目的执行情况,软件系统依预先设置好的考核标准自动对异常进行标示,单独进行分析。这样可以更客观、更精准,更容易依托系统进行原因追踪、指标修正、策略调整、对市场快速反应。在信息化环境下的预算考核工作,主要是指在软件内部就已经自带了关于员工考核的模块,可以在系统中自动完成对员工的绩效考核公式的计算,对与优秀的员工要及时予以奖励、对于表现差的员工也要相应的进行惩罚。这种有软件自动生成的绩效考核结果相对而言比较公平,避免在传统的员工绩效考核中出现的人为因素的干扰。
  (4)信息化环境下全面预算的调整。进行预算的调整的最佳时机是企业在每年的固定的月份中,对前期的全面预算管理工作已经完成分析与总结后进行的。在信息化环境下,企业内部拥有自己的信息共享平台。因此,企业与预算相关部门能够快速找到预算与实际之间的偏差,并且能够很快找到造成偏差的原因,如果是由于人为因素造成的,那么一定要根据企业的相关规定追究当事人和当事人所在部门的责任;如果是一些意料之外的状况。例如,国家突然颁布的行业政策、企业所处地区的经济动荡等,那么就需要企业根据发生的情况,通过企业内部的网络环境对相关的数据进行调整。
  企业全面预算的各环节之间是相互影响、相互制约的,这些环节在通过循环完成企业的全面预算管理,随着现代信息技术的发展与科技的进步,在传统的预算管理中部门满足企业的发展需要情况下建立信息化环境下的全面预算管理已是大势所趋。信息化环境下的全面预算借助网络的环境运行,保证了预算的准确性、合理性、规范性、科学性,为我国企业增强核心竞争力,进军国际市场奠定了基础。
  (作者单位为武汉顶益食品有限公司)
  参考文献
  [1] 李小乙.从信息化典型案例看全面预算战略大趋势[J].现代商业,2008 (04):56-57.
  [2] 马德林.企业预算管理研究存在的问题及对策分析[J].财会通讯(学术版), 2007(07):11-13.
  [3] 张冬.基于网络环境的企业集团预算管理探析[J].财会通讯,2008(12): 85-89.
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