五力模型在物资采购内部控制中的应用

来源:用户上传      作者: 覃宏倩

　　摘要：物资采购是地方高校运行中非常重要的环节，该工作要求采购物资既能够满足学校运行和发展建设的需要，又要物美价廉，充分体现公开、公平、公正的原则。文章以“五力模型”为基础，结合地方高校物资采购内部控制的相关标准和要求，对现阶段我国地方高校物资采购内部控制的具体情况进行分析和探讨，提出改进地方高校物资采购内部控制的有效对策，以期推动我国地方高校物资采购工作的进步和发展。
　　关键词：五力模型；地方高校物资采购；内部控制
　　中图分类号：F253.2 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）007-0000-02
　　随着高等教育大众化时代的来临，地方高校的办学规模也越来越大，采购活动越来越频繁，所涉资金越来越多。若缺少完善的采购方式、透明的采购程序和有效的监督机制，可能出现各方面风险。要规避各种风险，地方高校就必须对物资采购工作中存在的问题形成清晰的认识和判断，以“五力模型”理念为指导，努力做好内部控制工作。
　　一、地方高校物资采购工作中存在的问题
　　（一）岗位不明确 权责不清晰
　　当前，多数地方高校都以2011年《中华人民共和国政府采购法实施条例（征求意见稿）》、2002年《中华人民共和国政府采购法》及1999年《中华人民共和国招标投标法》作为物资采购工作的制度依据。实际上，上述法规都只是一种宏观上的指导和规范。在具体采购实践中，由于部分地方高校没有厘清各个岗位的职责界限，也没有科学合理的组织牵制，从而导致了一系列问题：有的采购由教学单位进行，有的采购由后勤处进行，有的采购由国资管理部门进行，甚至还存在由个人将采购价格、供应商、采购种类和采购数量等独自确定下来，自行办理采购业务全过程的不良现象。
　　（二）预算不充分 采购不合理
　　在物资采购环节，部分地方高校缺少统一的采购标准与管理约束机制，加之地方高校物资采购活动本就名目繁多，从而造成采购计划编制困难，采购预算大幅偏差，出现多头采购、过量采购、重复采购、超前采购等一系列问题，严重降低了地方高校物资采购的效率 [1]。
　　（三）程序不完善 方式不谨慎
　　部分地方高校对政府采购的定义把握得不准，或者故意钻空子，为了“省”时间而跳过层级审核的过程。在操作过程中，部分采购活动一味考虑小集体、本部门的利益而忽略全局利益，没有认真做好详细的市场调研工作，就擅自采用自主采购的方式，选择供应商也过于随意，往往导致采购到的商品无法满足实际需求，学校正常的教学、科研活动受到极大的负面影响。
　　（四）审核不专业 合同不周全
　　物资采购中，一些地方高校虽然按规定走了程序，但审核环节很不专业，尤其是在最终签约时，缺乏必要的采购合同签订环节监管。就我们观察到的情况看，存在的问题主要有：没有充分考察供应商即签订合同；未经学校法人的有效授权就擅自签订合同；签订合同时未经审计监察部门的批准和咨询法律顾问意见；合同条款过于简单、双方职责及权利义务不明确等。上述各种不周全现象，为地方高校的物资采购埋下了诸多隐患。
　　（五）结算不规范 风险不防范
　　在物资采购工作中，一些地方高校存在大额资金未定期核查、与供货商债权债务混乱、预付款项管理混乱、应付款项管理混乱、重复付款、单据不齐等各种支付结算审核不严格的问题，规范意识非常薄弱，也在无形中增加了很多不必要的财务风险。
　　（六）沟通不顺畅 监督不完善
　　部分地方高校的物资采购存在招标时与供货商沟通不畅，导致错失最优选择，或者采购部门与审批部门沟通不畅，导致决策缺陷等问题。部分地方高校内控监管机制不完善，内部监察、审计部门没有真正参与到采购活动中来，无法充分发挥监督引领作用。
　　（七）验收不认真 控制不生效
　　部分地方高校的物资采购由于存在各方信息沟通不畅等问题，验收环节往往出现验收人目标不明确、验收时走马观花、不具备验收资质的人员进行验收等情况，从而无法严格执行商品验收程序，严把采购物资质量关。具体的验收工作中还存在人情验收现象，使得对物资采购的监管控制和努力流于形式，成了无用功[2]。
　　二、“五力模型”在地方高校物资采购内部控制中的应用
　　（一）“五力模型”概述
　　20世纪80年代，波特提出“五力模型”这一理念。他认为，有五种力量决定某一行业的竞争规模和程度，它们具有相互促进、相互制约的作用，共同影响着行业的发展。这五种力量分别是：同业竞争者的竞争强度、购买商的议价能力、供应商的议价能力、替代品的威胁、行业新进入者的威胁。后来，波特的“五力模型”理念成为企业制定竞争战略时常用的战略分析工具。通过对五种力量进行此消彼长的态势分析，企业就能对自身的内在竞争力和外部环境进行客观评价和分析，制定出有利于自己发展的市场策略[3]。
　　（二） 地方高校物资采购内部控制中的“五力模型”
　　在实践中，波特的“五力模型”理念在各行各业都得到了传播和推广。受此启发，我们从内部控制的角度，梳理出了影响高校物资采购的五种力量，它们是：学校后勤采购部、招投标管理中心等采购部门，对应物资采购部门的执行能力；国有企业、私营企业、个体户等供应食堂物资、实验设备、教学设备等相关物资和设备的同业竞争供货商，对应同业供货商的竞争水平和供货商的议价能力[4]；食堂、科研、实验、教学等物资使用部门，对应物资使用部门的评价能力；财务、审计、监察、学校行政等监管部门，对应监管部门的监督能力。这五种力量相互作用、相互影响，决定了地方高校物资采购内部控制能够发挥多大作用。
　　（三）“五力模型”对地方高校物资采购内部控制的启示
　　在地方高校物资采购内部控制中，存在内部监督、信息与沟通、控制活动、风险评估、内部环境等五大要素。其中，内部环境是地方高校实施内部控制的基础，风险评估是进行内部控制的关键环节，程序严格的控制活动是开展内部控制的具体方式，信息与沟通是进行内部控制的重要条件，内部监督是内部控制得到真正落实的保障因素。显然，地方高校的内部控制要素和“五力”之间具有高度的相似性和适切性，共同组成了一种近乎完美的结合，能有效促进地方高校物资采购内部控制工作形成良性发展。 　　1.高校物资采购部门。在地方高校物资采购工作中，后勤采购部、实验与设备处、招投标管理中心等属于主要参与者，财务、审计、监察等属于内部监督者。物资采购部门必须科学编制采购计划和预算，对各部门提交的采购申请进行严格把关，完善物资采购的规章制度，对内部环境进行最大优化。另外，地方高校要自觉接受广大师生员工的监督，不断提升自身勤政廉政建设水平。在物资采购过程中，学校财务、审计、监察部门必须全程参与监督，严格按照程序进行专业的审核，认真做好风险评估工作，消除工作隐患，防范财务风险[5]。
　　2.同业竞争供货商。为了在地方高校物资采购中实现成功竞标，各种同业竞争供货商都会以服务质量、价格优势、产品特色等为切入点，在采购部门面前充分展现自身的竞争力，甚至可能会采用一些非正当的竞争手段。地方高校物资采购部门必须按照“货比三家”的原则，进行充分的市场调研，加强与供货商的信息沟通，做好风险评估工作，识破各种花招，抵挡住各种“糖衣炮弹”，严格挑选物美价廉的供货商。
　　3.物资供货商。地方高校物资采购成功的关键在于对供货商进行准确科学的选择。选择供货商，必须利用公开招投标的方式，充分了解供货商的内部环境，严格审核、评估供应商的资质、财务状况、产品质检等方面情况。审核、评估物资供应商，其目的在于降低物资采购价格风险、质量风险、合同风险和责任风险，审核验收单的价格和数量是否与采购单一致、审核付款手续是否健全等都是降低上述风险的有效手段。
　　4.物资使用部门。只有地方高校的物资使用部门才能客观评价采购回来的设备和物资。物资使用部门对物资价格、质量和性能等的评论，能够充分体现某次物资采购活动是否成功。为实现对物资采购的有效管理，采购部门与使用部门之间的信息流动应保持通畅。只有这样，才能完善采购工作的基础数据，明确采购工作的目标，发现采购工作的问题，正确评价采购的成效，促使地方高校物资采购工作日臻完善。
　　5.上级监管部门。主管地方高校的财政、教育、审计、监察等政府行政职能部门，必须充分发挥监管职能，从政策引导、制度建设、预算控制、风险评估、流程跟踪、信息沟通等方面对地方高校物资采购活动进行全覆盖式的控制，营造合法、透明、廉洁的内部环境，促进信息的充分流动，确保整个采购活动规范有序进行。
　　三、基于“五力模型”完善地方高校物资采购内部控制的对策
　　（一）以制度化建设培育良好的内部环境
　　良好的内部环境可以促进地方高校物资采购活动的规范化。地方高校的内部环境，归根结底是各种制度在运行过程中相互作用的结果。我们认为，地方高校物资采购活动必须有人员配备制度、岗位职责制度、行政审批制度、财务管理制度、招投标制度、审计制度、采购管理办法等制度的支撑。上述制度的建立和完善，既要以国家相关法律法规为基准，做到有法可依，有章可循，又要密切结合地方高校的实际情况，做到因地制宜、因时制宜。只有这样，才能培育出有利于地方高校物资采购内部控制的整体环境。
　　（二）以专业化评估降低采购风险
　　物资供货商的多元竞争给地方高校物资采购活动带来了极大的不确定性，随之而来的则是各种潜在的采购风险。如果地方高校对自身需求、市场信息、行业趋势、供货商详情等缺乏深入的了解和科学的分析，潜在的风险就可能更大。降低采购风险，必须借助专业性的人员和专业化的审核评估。为避免不必要的损失，地方高校物资采购人员必须依托专业知识，科学合理地设定相关采购物资的目标，做好对物资采购的风险识别和分析工作，制定完善的风险应对策略。
　　（三）以规范化程序加强采购过程控制
　　地方高校物资采购过程涉及物资使用部门申请，监管部门审批，采购部门招标、谈判、采购等多项内容。如果这些内容在执行过程中程序不规范，必将造成内容的混乱、风险的提升乃至整个采购活动的失控。加强对采购过程的控制，必须从采购计划编制、采购活动审批、采购价格申报、采购合同签订、采购计划执行、采购物资验收、采购经费管理等各个环节出发，严格按照风险应对策略进行规范的程序化操作，将采购过程控制的主动权牢牢掌握在监管者手中。
　　（四）以开放和公平促进信息流动与沟通
　　作为购买方，地方高校物资采购部门必须具备一定的议价能力，全面掌握市场供需状况、竞争状况、产品质量、供货商信誉等相关信息。要做到这一点，地方高校物资采购部门必须要保持开放的状态，聆听相关部门和专业人士对各种观点的公平讨论，分析市场上同类产品的公平竞争，通过信息的充分流动和沟通，过滤掉对采购活动无益的内容。这种开放状态既需要充分利用互联网的信息功能，更要积极开展线下的部门沟通、市场调研、供需谈判等活动，从广度和深度上保证信息的质量，更好地服务于物资采购工作。
　　（五）以督查和问责强化内部监督
　　保障地方高校物资采购活动的规范有序，建立完备的制度只是第一步。要将建立好的制度真正落到实处，必须开展强有力的内部监督，而督查和问责则是这种监督的有效形式。督查者要独立于物资采购活动之外，督查内容要指向采购活动的各个环节、所有相关人员。督查时，一旦发现问题，就应立即启动问责机制追究相关人员责任。督查和问责结果要在全校范围内公布，接受师生员工的质询与监督。只有这样，地方高校物资采购的内部控制才能真正产生实效。
　　四、结语
　　波特“五力模型”为我们审视地方高校物资采购工作提供了全新的视角，帮助我们确定了影响地方高校物资采购工作成效的五种因素。从这些因素出发，我们找到了促进地方高校物资采购工作良性发展的框架思路，按照这一思路来完善地方高校物资采购活动的制度建设，可以完成物尽其用、廉洁高效的采购活动。这既能最大化规避财务风险，又能满足学校发展需求，适应高校廉政文化建设的潮流，是地方高校发展进程中管理者宝贵的文化财富。
　　参考文献：
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　　[3]邬学敏.事业单位内部控制存在的主要问题、成因及建议分析[J].会计师，2015（24）.
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　　[5]张晓莉.关于高校财务建立内控制度的思考[J].科技信息，2012（09）.
　　[6]袁路明.关于高校内控制度建设的思考[J].经济师，2001（10）.
　　[7]何丽红，刘晓光.浅议高校内控制度的问题及对策[J].河南职工医学院学报，2014（05）.
　　[8]马四海，王英辉，郭跃显.基于COSO框架的我国高校内部控制分析[J].石家庄铁道大学学报（社会科学版），2010（02）.
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