医院档案管理信息化建设研究
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作者: 杨忠雍
[摘 要]新时期下，档案作为组织单位生产、经营活动的重要凭证，在信息时代背景下，档案在促进组织单位健康发展等方面发挥着积极作用。医院档案记录着医院所有内部信息，与医院管理、医疗机构建设等方面存在非常密切的联系，如何加强对档案管理信息化的建设成为医疗事业改革亟待解决的问题。本文立足于医院档案管理信息化建设重要性，分析和研究当前档案管理信息化建设存在的问题，最后在此基础上提出相应的解决对策。
[关键词]医院；档案管理；信息化；建设
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.000
[中图分类号]R197.3；G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）16-0-02
0 引 言
近年来，国民经济飞速发展，国家对我国医疗事业改革给予了较大的关注，促使医院管理工作逐渐朝着现代化、信息化方向发展。目前，我国很多大型医院信息化建设较为普遍，尤其是OA办公系统、HIS系统等应用范围较为广泛，不仅提高了医院各项工作的有效性，且在很大程度加快了改革进程。但是在此过程中，很多医院却忽略了对档案管理信息化的建设，不仅未设置专职人员，且档案利用率很低，并未发挥档案的实用价值。因此加强对医院档案管理信息化建设的研究具有非常重要的意义。
1 医院档案管理信息化建设的重要性
医院作为我国医疗机构的一部分，每天面临大量病患，内部积累了海量信息。而这些档案信息不仅记录着医院各项工作，且对未来医疗课题研究起到积极作用。在医院内部构建信息化管理系统，能够实现对档案信息的有效共享，且能够提高档案的整理、存档效率，促使档案信息能够更好地发挥自身服务功能。另外，通过信息化管理，能够为医院管理提供更加全面的统计数据，且为医院临床科室研究新疗法等各项工作的开展奠定坚实的信息基础。近年来，我国医疗事业改革取得了显著成绩，但是医院与病患之间的关系也愈发紧张。而构建信息化档案管理系统，能够转变医院服务方式，构建和谐的医患关系，从而提高医院服务水平、树立良好的医院形象。医院档案管理信息化管理，能够充分利用网络技术，实现对医疗资料等进行长期保存，且能够进行检索参考，为医院领导制定科学决策提供依据，从而促进医院长足发展。
2 医院档案管理信息化建设存在的问题及对策
2.1 问题分析
不同于其他组织机构，医院自身具有较强的特殊性，对其进行档案管理信息化建设是一个综合性、长期性工程，也是医院现代化、信息化建设的必然选择。但是在建设进程中，不能过于乐观，还应认清当前存在的诸多问题。
2.1.1 医院领导重视度不够
医院在发展过程中，领导已经意识到了信息技术的重要性，适当增加了资金等要素的投入，很多部门都已实现了信息化，唯有档案管理工作被搁置一旁。思想、观念是人们行为的先导，主观意识不重视，成为阻碍档案信息化建设的重要原因之一。
2.1.2 专职档案人员匮乏
新时期下的档案管理人员不仅要具备专业知识，还需要懂得计算机操作等能力，才能够胜任该项工作。而事实上，很多从业人员存在老龄化、专业性差等问题，无法为医院档案管理信息化建设提供更多智力支持。
2.1.3 软件水平偏低
虽然医院信息化建设初具规模，但是内部缺少统计标准的管理软件，产生了信息孤岛问题，如人事档案管理、后勤事务管理各自为政现象普遍存在，直接影响工作效率的有效提升。
2.1.4 制度不够完善
目前，我国多数医院尚处于起步阶段，使得档案管理制度不够完善。具体表现在职能分工不明确、档案归档至保存等方面不够规范和完善，在很大程度上影响了档案资源利用的有效性。
除此之外，软硬件设备不足、检索工具落后等问题都是医院档案信息化建设需要解决的问题。上述种种，在很大程度上阻碍了医院档案信息化建设进程。
2.2 解决对策
2.2.1 对档案管理信息化建设加强重视，完善基础设施
档案管理信息化建设的关键在于院领导重视度。在实践中，应从多个方面入手，以引起领导的重视，促使领导能够明确档案信息化建设的重要性，并适当增加资金、人力投入，完善信息化建设需要的软硬件设施。只有这样，才能够对档案信息化建设起到积极地促进作用，为医院各项工作的顺利开展提供支持。
相比较来看，纸质档案无论是在时间方面，还是在利用方面都容易丢失，难以实现长期保存。因此在信息化建设过程中，可以利用数字化扫描技术，对纸质档案进行电子化处理，促使其转变为电子档案。且在利用时，可以通过计算机查询，能够有效延长纸质档案的寿命，继而提高纸质档案的管理水平。
2.2.2 结合现有网络平台，实现统一管理
现如今，多数医院都已经构建了内部管理平台，满足日常工作需求。为了能够提高档案资源利用率，笔者认为在信息化建设中，可以结合现有网络平台，从自身实际情况入手，将档案管理系统与OA、HIS等系统有机整合到一起，实现统一管理目标。在此过程中，还能够开发和利用档案管理系统，有利于电子文档的转换和归档处理，从而提高文件、信息等要素的管理水平，形成资源整合效应。建立统一的信息管理系统，能够设置文件级、案卷级目录，实现对源文件信息数字化的有效处理，从而提高档案数据的真实性、完整性，为院领导制定科学决策提供一定支持。
2.2.3 构建归档机制，提高管理水平
OA、HIS系统在医院中的应用，促使越来越多的办公文件在网上进行传输、发布及阅读，对多元电子文件进行归档直接增加了档案管理难度。基于此，整合办公文件起草、审批等环节，构建一套高效的机制非常必要。具体来说，一方面，建立归档制度。将所有信息管理内容都纳入其中，为电子文件归档工作提供制度依据，从而促进档案管理朝着规范化、制度化方向发展。另一方面，规范相关操作。在《中华人民共和国档案法》等现有法律基础之上，结合实际情况将纸质与电子档案有机整合到一起，尤其是一些新兴的电子档案，需要加强对标准、使用等方面的高效处理，逐渐形成电子档案操作体系，从而提高电子档案可靠性水平。此外，针对前端控制管理制度而言，应坚持控制理念，将其渗透至医院档案资料等全过程。在工作中，将档案管理工作进行前置处理，能够为后续档案资料的应用奠定坚实的基础，与此同时，还能够加快档案资料及时归档进程。 2.2.4 重视档案保护，引进先进人才
建立在互联网基础上的档案管理系统，在使用过程中，或多或少受到外部环境的影响，档案信息会受到恶意篡改和盗取，对医疗工作有序开展产生不良影响。因此重视对档案的保护非常必要。医院可以利用先进的保密手段，完善权限分级，设置数据加密等，在电子档案与外部环境之间构建一道防护屏障，提高档案信息安全性水平，真正做到防患于未然。不仅如此，除了基本的防护措施，还应对数据进行备份，一旦遭受到恶意攻击，能够在短时间内恢复正常，从而保证医院各项工作有序进行，为病患提供更加优质的服务。
对于档案的管理，人才综合素质高低直接影响档案信息化管理水平。因此医院应重视对人才的引进及培训。一方面，针对现有管理人员，医院需要结合自身情况，制定完善的培训体系，侧重对档案管理专业知识、计算机操作技能的培训，优化人员知识结构，在工作中更好地发挥自身主观能动性；另一方面，应积极引进更多既懂得经济理论、英语知识，又懂得临床医学知识的复合型人才，为医院档案信息化管理系统的构建奠定坚实的智力基础。
2.2.5 挖掘档案资源，提高档案利用率
为了更好地顺应时代发展趋势，医院档案管理工作信息化建设，应与实际工作相结合，探索现代化发展道路，用优质的服务回馈医务人员，从而促使档案能够有效发挥自身价值。相比较来看，传统档案管理工作实效性较低，且利用方法单一。而信息化系统中的档案，能够突破时空限制，为医院医务人员查询等工作的顺利开展提供更多支持，形成一种高效的运行模式。
3 结 语
人类社会正式进入到互联网时代，以往单一的档案管理模式已经无法满足医院工作的需求。因此在医疗事业改革趋势下，加强对档案资料进行信息化管理系统的建设显得尤为重要。针对当前信息化建设存在的诸多问题，医院领导应充分发挥自身宏观协调作用，适当增加资金等方面投入，完善软硬件设施。同时，还应加强对档案管理人才的引进，打造一支高素质档案管理队伍，将档案信息系统与现有网络平台相结合，不断提高医院档案资源利用率，从而促进我国医疗事业又好又快发展。
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