对做好建设项目档案管理工作的思考

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　　摘要：切实做好建设项目档案管理工作能够更好地服务项目建设，并提高建设质量。本文以笔者所在单位进行的重大建设项目为例，重点介绍在进行重大建设项目过程中，做好建设项目档案规范化管理工作的经验，以供同仁参考。
　　关键词：建设项目档案前端控制组卷管理
　　档案工作是项目建设管理的组成部分和基础工作，建设项目档案的科学管理不仅关系到建设项目能否正常开展，而且对项目日后的运行、维护、改造起到举足轻重的作用，也是建设项目投资监管必不可少的重要依据。环境与灾害预报小卫星星座运行管理与减灾应用系统工程（以下简称“小卫星工程”）档案工作依据有关规定，切实采取有效措施，在建设项目档案规范管理方面进行了有益的尝试，取得了积极效果。本文以“小卫星工程”项目档案管理实践为例进行探讨，以期为其他项目档案管理工作的开展提供借鉴。
　　一、“小卫星工程”项目情况简介
　　随着灾害问题的日益加重和国际化趋势的日益明显，卫星遥感技术在我国减灾救灾领域中应用的必要性和迫切性越来越突出。经国务院批准，2006年“小卫星工程”项目正式立项。该项目由国家减灾办（民政部）组织建设，建设周期历时3年，项目批复后，在民政部卫星工作领导小组的正确领导下，各项建设工作有序展开，并于2014年3月根据国家重大建设项目的验收标准正式通过了竣工验收。档案工作作为项目验收的重要部分，得到了验收专家组成员的一致认可。验收组认为该项目档案收集齐全、分类科学、整理规范，形成了比较全面、细致、全面反映项目基本情况的档案资料。纵观该项目档案工作全过程，民政部国家减灾中心作为项目的实施单位，严格依据国家和主管机关项目档案管理规定，将项目档案管理作为项目管理的重要内容之一，精心部署、主动作为，采取有效措施，推进项目档案工作的顺利开展。该项目作为部级重点项目，但按照国家重大项目验收标准进行，较好地做到了档案的完整、准确、系统和安全。
　　二、“小卫星工程”项目档案管理的政策依据
　　“小卫星工程”项目既包括土建工程又包括信息系统工程，档案工作贯穿项目建设的始终，档案形成量较大，档案内容丰富。项目建设单位是国家减灾委，承担单位是国家减灾办（民政部），实施单位是民政部国家减灾中心。其项目档案的管理严格执行国家和上级主管机关项目档案工作的有关规定，接受本机关档案部门的监督和指导。因此“小卫星工程”项目档案工作在具体工作中必须按照国家和民政部有关建设项目档案管理的规定执行，具体要求标准是：（1）基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发[1988]4号）；（2）国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法（档发[2008]3号）；（3）民政部基本建设项目和电子政务工程建设项目档案管理办法（民办函[2011] 96号）；（4）国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）；（5）国家重大建设项目档案验收办法（档发[2006]2号）；（6）科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）；（7）归档文件整理规则（DA/T22-2000）；（8）计算机软件文档编制规范（GB/T8567-2006）等。这些标准为项目档案管理的可行性提供了良好的政策依据，也为档案工作的顺利开展创造了条件。
　　三、“小卫星工程”项目档案管理的经验
　　（一）完善工作制度，加强前端控制
　　1.完善工作规定，加强制度保障。近年来，一些项目建设单位由于管理理念的问题，把档案工作作为项目的尾工工作，在项目竣工后才去找档案，在验收前突击收集、整理档案，造成档案收集不齐全，影响项目竣工验收。为避免这种现象的发生，“小卫星工程”项目总指挥部在项目建设之初就指示：“在项目各评审阶段，在技术、财务专家之外，要邀请档案管理专家共同参与评审，对阶段档案工作开展验收”。项目总指挥部还指出：“要按照国家重大建设项目档案验收办法的要求，未经档案专项验收或验收不合格的项目，不得进行或通过竣工验收”。这一严格的规定，确立并强化了档案工作在项目建设中的重要地位。民政部国家减灾中心在项目前期就提前介入，编制了《减灾卫星应用系统总指挥部制度手册》，对项目文件形成到归属等各流程的管理提出了要求。逐步建立了适用于本项目的公文制发处理制度、会议纪要审核发放流程、招投标文件审查制度、合同文件审查制度等，实现项目文档的流程化管理，提高项目文档管理工作的科学性和规范性。同时，制定《查阅、借阅档案资料审批单》，规定档案查借阅及审批流程，实现文档严格出入库登记制度。此外还积极邀请档案专家进行专业指导，档案工作人员认真梳理工作思路，在项目建设阶段，不断积累档案管理经验，逐步形成较为规范的档案工作制度体系。并制定了“小卫星工程”项目档案工作的指导性文件――《环境与灾害监测预报小卫星星座运办管理与减灾应用系统工程档案管理办法》。该办法明确了档案工作的责任主体，即由项目办主任为组长的档案工作组，其负责对各分系统档案工作的监督、检查和指导。还对档案工作和人员的职责和任务、归档分工职责和时限、案卷组卷方法、卷内文件排列规则、案卷编目样式、档案的安全保管提出了具体要求，进一步明确了档案工作是“小卫星工程”项目建设与管理工作的重要组成部分。
　　2.制定项目档案管理的技术标准和业务规范，进一步提高规范管理。首先，制定了《环境与灾害监测预报小卫星星座运行管理与减灾应用系统工程文件归档范围和保管期限表》，确定了项目办、监理、总集成、安全集成、存储与备灾系统等各分项主要文件清单以及档案的归属和保管期限和保管单位。其次，根据档案分类原则制定了《环境与灾害监测预报小卫星星座运行管理与减灾应用系统工程档案分类编码原则》，文档代码在整个系统工程中具有唯一性，通过项目代码将同一项目的文档有机地关联起来，实现文档的快速查询、检索和有效管理。最后，根据有关档案业务标准，统一了“小卫星工程”项目档案的案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷目录、案卷移交目录等格式。 　　（二）加强审核管理，强化过程监管
　　1.严格进行文档的变更和审核。一是建立变更审核制度。针对文档在使用过程中经常发生内容变更的情况，采用版本管理的方式严格约束，在文档发生变更时，通过邮件或电话的方式通知相关使用者，避免新的文档形成后仍有使用旧文档的，以保证项目实施过程中所使用文档具有一致性和完整性。二是加强文档审核，保证文档的准确和规范。综合管理文档在相关文件形成后，项目档案工作组及时对形成统一的案卷目录进行管理。技术文档首先由各承建单位自审，需要总集成审核的报总集成审核，需监理单位审核的，由监理单位对各单位提交的项目技术文档的格式和内容进行严格审核，并由监理出具文档审核意见。根据审核意见修改完善后，提交项目办项目联系人进行再审，审核合格后，移交项目办档案工作组进行归档。档案管理专用文件与互联网进行物理隔离，对重要文件的传输和分发，需经总指挥部领导签字批准，实现项目档案信息的安全控制和管理。当设备到货验收时，需要供货商提交项目设备材料报审表，由项目办、监理、总集成共同到场并出具审核意见，形成正式的验收材料。
　　2.合同管理强化建设项目档案管理。根据项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理工作的要求，在签订项目设计、集成、开发及监理合同、协议时，设立专门条款，明确各单位提交的项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。为深入做好档案工作，项目办不定期、有针对性地对已中标合同工程的施工单位、监理单位及时进行项目档案技术交底。通过项目档案技术交底会，形成会议纪要，使每个参建的施工单位和监理单位从建设阶段开始，就能够明确合同对项目档案有哪些要求，必须采取哪些措施才能保证项目档案收集齐全、内容准确、整理规范、按期归档和移交。特别是在合同项目建设过程中，针对项目档案工作中出现的问题，及时召开项目档案工作协调会，提出整改意见，对参建各方履行档案工作职责提出具体要求。在项目验收阶段，督促各单位按照要求做好项目档案管理工作。这一措施的推行，在项目档案管理工作形成了参建各方职责清晰，沟通及时，工作到位，措施有力的良好工作局面，保证了项目档案管理工作的有序开展。
　　（三）加强组卷管理，确保案卷质量
　　为了更加直观、全面了解文件归档情况，项目办决定在项目阶段验收前，召集有关单位的档案人员，将本单位形成的档案集中到指定的档案办公场所，对归档情况进行现场审查，发现问题及时解决。主要从三个方面进行审查：一是归档范围的审查。按照“小卫星工程”项目文件归档范围和保管期限表，检查归档的文件是否齐全，逐条核对，查漏补缺。二是案卷质量的审查，主要针对文件的真实性和准确性、文件分类、案卷编目情况、保管期限是否合理、档号章填写是否规范、工程竣工图是否清晰、是否加盖竣工图章、各项签署是否齐全等情况进行审查，发现不准确的及时修改。三是对文件材料进行系统性的审查。主要针对组卷的合理性、档案装订情况、档案的排列情况等进行审查。通过现场审查，不仅提高了工作效率，而且较大提高了归档的工作质量。
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