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水利水电设计单位科技档案全流程管理思考

作者:未知

  摘要:水利水电设计单位的科技档案构成复杂,在现有的管理模式下,其档案工作存在诸多问题;采用全流程的管理方式,可以对科技档案进行前端控制,精简档案处理流程,适应电子文件的管理需要;实现科技档案的全流程管理,需要单位在信息系统建设、文档质量控制体系建设和人员素质提升等方面做更多的工作。
  关键词:水利水电 科技档案 全流程管理
  一、水利水电设计单位科技档案管理存在的问题
  (一)末端管理模式下档案工作质量不高
  水利水电设计工作因工程规模差异,持续时间有所不同,许多中大型工程往往需要数年时间才能完成,这使得在开展科技档案的收集工作时,档案人员需要持续关注项目的进度。但是在许多情况下,档案工作是在生产工作的某一阶段结束后才开始进行的,由于档案工作与生产工作处于脱节状态,这就导致档案部门对生产部门产生的文件情况掌握不够,档案收集工作十分被动,生产部门提供什么,档案部门就接收什么,很大程度上影响了档案收集工作的质量。
  此外,水利水电设计工作是一项涉及多个阶段和专业的复杂工作,一项工程往往要经历可行性研究、初步设计、招标设计、施工设计、竣工验收等多个阶段,涉及水工、建筑、生态、移民、金结、电气等许多专业,项目所产生的科技档案内容多样、联系复杂。在对这些档案进行整编时,档案人员需要花费大量的时间和精力来理清档案之间的关系,以保证档案之间的有机联系。同时,在末端管理模式下,档案的整理、著录工作往往被安排在单位工作流程的最后,加之档案部门和生产部门之间的信息孤岛问题,使得档案整理著录所需要的一些元数据信息难以从生产部门得到共享,严重依赖档案人员的手工输入,大大降低了档案工作的效率和质量。
  (二)数字化办公背景下电子文件管理不规范
  随着数字化办公的普及,各单位在生产管理活动中生成的电子文件数量不断增加,对以工程设计图纸为代表的数字档案进行管理已经成为各单位档案工作的重要内容之一。但从国际国内的整体情况来看,单位相关信息系统不够完善,电子文件的管理,尤其是电子文件的长期保存和可读问题还没得到完全解决。
  对水利水电设计单位而言,现阶段要做好电子文件的管理工作,对电子信息系统、归档人、归档系统、档案管理人员都提出了更高的要求。而在许多设计单位,档案管理的软硬件条件还比较落后,尤其是在人力资源建设方面,有些单位科技档案部门的工作人员不是档案学专业出身,没有经过系统的专业学习,仅仅依靠工作经验和后期上岗培训获取了一些有关档案管理的知识。他们在开展电子文件的管理工作时,由于缺乏相关的专业知识,往往会沿用自己掌握的纸质科技档案的管理模式,这就造成电子文件管理不规范,为电子文件的长期保存和利用埋下隐患。
  二、水利水电设计单位实施科技档案全流程管理的意义
  (一)能够实现档案管理的前端控制
  随着信息技术在机构办公中的应用以及社会环境的改变,机构的管理模式正由以往的流程管理模式逐步向职能管理模式转变,这种管理模式从全流程的角度管理机构业务活动,有利于提高机构的整体效益。档案的全流程管理正是基于适应现阶段机构业务管理的特点而提出的一种管理方法,通过采用全流程管理对文件的生成运转进行前端控制,把档案从后端被动管理转变为前端主动管理。
  对于水利水电设计单位的科技档案工作而言,全流程管理的意义在于,对设计产品从产生到最终销毁或因具有长远保存价值而永久保存的整个生命周期进行了前端控制。所谓前端控制,就是利用某些管理方法,把需要和可能在文件形成阶段实现的管理功能尽量在这个阶段实现。具体而言,就是在项目开展前就提出文件质量的要求,并依托跨部门协作平台共享生产和管理产生的数据信息,提前掌握设计项目的规模、预期進度,预期各个生产阶段文件的生成量,提前布置好档案工作任务。这样,在项目开始后,档案人员就可以更容易地对文件生成流转的情况进行准确掌握,便于实现文件质量的阶段控制,提升最终归档文件的质量。
  (二)能够精简档案的处理流程
  档案处理流程主要是指档案收集之后的整理和著录工作,通过采用全流程的档案管理模式,档案部门可以在文件形成前端对项目的基本信息进行记录,在项目实施过程中对文件的背景信息进行采集,以此有效地获取项目生产和管理活动中生成的各种基础数据、专业数据和元数据。同时,依托信息整合平台,文件在产生流转中的元数据信息可以得到共享,尤其是对于电子文件而言,通过捕获生产阶段生成的各种信息,能使归档电子文件的内容、结构和背景信息更加完整,有效地减少了整理著录工作中档案人员的手工录入。此外,通过采用档案全流程管理模式,实时掌握了项目进行的状态,便于档案部门对文件的归档节点进行掌控,可以有效提高文件的归档效率。
  (三)能够适应电子文件全程管理的需要
  电子文件和纸质文件一个很大的区别在于信息与载体的可分离性,一份电子文件需要“内容、结构和背景信息”三要素齐全才称得上完整,这种特性使得对电子文件运动的全过程进行严密监管显得尤为重要。现阶段,纸质档案和数字档案双套保存、双轨运行仍是许多机构采用的档案管理模式,但是在机构管理朝着全流程信息化发展的背景下,电子文件元数据数量显著增加,“双套制”管理的问题越来越多地显现出来。在制造业领域中,产品数据管理技术已经被广泛使用,其通过对产品及其生产过程中的文档、图纸等数据信息的利用来促进工作流程规范化和效率的提升,加强对产品全生命周期的管理,展现了电子文件全流程管理带来的现实效益,InterPARES项目主持人杜兰蒂则直接指出:不采取全程管理的眼光就不可能保管电子文件。
  由于水利水电工程设计工作往往跨越时间长、涉及专业广、参与部门多,使得采用后端管理模式无法有效保证科技档案管理工作的效率和质量,尤其是随着电子文件数量的不断增加,确保归档的电子文件收集齐全、整理有序、命名科学、格式规范、元数据合理有效将成为今后档案工作的重点。档案部门通过对生产工作的事前介入、事中控制、事后检查和验收把关,可以将档案工作的开展扩展到工作的整个过程中,使每份文件的整个生命周期都处于受控状态。对档案进行全流程管理,是适应文件管理新环境、保障电子文件质量的必由之路。   三、水利水电设计科技档案实施全流程管理的主要措施
  (一)完善科技档案的全流程质量控制体系,提高档案工作质量
  水利水电设计单位科技档案工作的顺利开展离不开科技档案管理部门和各生产部门的通力合作,要实现科技档案的全流程管理,需要做好文件生成流转的程序设计,建立全流程的档案质量控制体系。
  文件质量的控制不是也不应当是一项与生产活动相脱离的管理活动,要保障档案的质量,需要把文件质量控制纳入项目质量控制中,实现文件质量控制与项目质量控制的有机结合。具体而言,就是把档案工作贯穿到项目建设的全过程中去,将文件质量控制纳入计划管理、合同管理、建设管理、工程例会、创建考核和验收管理,在项目开始、项目进行、项目结束验收环节,均應当有档案部门的参与,如在立项阶段,档案部门要提出归档要求;在阶段成果进行贯标、晒图前,设立文件检查制度;在设计工程结束时,实行档案质量验收制度:通过在生产各环节设立文件质量检查手续,对文件的质量进行前端控制和全程把控。此外,还应对档案入库后的情况进行有效跟踪,如利用RFID(Radio Frequency Identification)电子标签技术,对档案的入库、借还、盘点等工作实现全过程跟踪与管理,使档案始终处于受控状态。
  (二)建立完善的信息集成系统,促进电子文件管理规范化
  水利水电设计单位开展科技档案的全流程管理,需要建立完善的集成式信息管理系统,来保证档案管理系统与各业务管理系统信息的无缝连接,实现对文件生成流转的全程跟踪。
  在系统建设上,信息集成系统不仅应具备在线业务办理功能,更重要的是能够对业务处理中所生成的背景信息进行采集、保存,确保电子文件内容、结构和背景信息的完整性,实现真正的文档一体化的管理。在具体开发上,无论是采用何种开发模式,集成系统都应根据单位原有信息系统的特点和信息化建设现状,确保原有系统的信息能够实现完整迁移,同时保证各个业务模块的信息资源能够整合,此外,还应当确保档案部门与业务部门信息的一致性,保证归档信息的准确性。
  另外,进入数字化时代后,各种无法以纸质文件形式进行保存的音视频、三维模型等电子文件大量产生,电子文件的管理工作成为许多机构档案工作的重要内容。随着电子文件元数据的数量大幅增加、作用更加显著,信息网络逐渐成为电子文件分发、流转、归档的重要渠道,现有的“双套制”管理模式越来越不适应现实文档管理的需要。”同时,随着信息的价值逐渐被人们所认识,一些机构已经开始转变“重藏轻用”的档案工作思想,其档案工作的主要内容也从传统档案工作的八大环节,逐步转变为包含档案接收、数据管理、数据存备、数字信息资源利用等在内的全流程数字信息资源管理工作。
  面对新时代下档案工作的特点和难点,水利水电设计单位应当结合自身的QES管理目标(包括质量管理、职业安全健康以及环境管理),重点加强文件生成人员和科技档案管理人员的内部培训和外部交流培训,切实提高机构工作人员对电子文件的认识和对信息系统的利用能力,提升本单位科学管理电子文件的水平。
  作者单位:湖北省水利水电规划勘测设计院
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