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“互联网+”环境下档案信息资源建设众包模式研究

作者:未知

  摘要:档案信息资源建设是档案事业发展的基础。在“互联网+”环境下,档案信息资源与公众用户间的互动反馈日益紧密,众包模式成为公众参与到档案事业发展中的有效方式。本文在解析档案信息资源建设新需求和新趋势的基础上,结合实践案例从公众参与的视角介绍档案众包模式中的接收参与、资源优化、资源创建、行为分析和管理流程纳入等五种参与方式,并针对档案众包模式中存在的用户行为不可控、成果质量良莠不齐和信息环境存在潜在风险等问题,探索性地提出推广激励、质量审核和安全防范等三项保障机制。
  关键词:互联网+档案信息资源建设众包模式公众参与
  档案信息资源是档案机构实现自身职能的基础;档案信息资源建设只有以公众需求为导向才能真正转化为现实驱动力。在“互联网+”环境下,档案机构职能的转变、公共服务理念的确立以及社会公众对信息资源的多样个性化需求,导致档案信息资源建设与公众用户之间的联系日益密切,公众参与到档案信息资源建设中去成为档案事业发展的必然。2016年,国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提到:要提高档案公共服务能力需要创新服务方式,多渠道开发档案资源。基于网络平台的档案众包模式应势而生,成为档案信息资源建设和公众参与的重要方式。
  一、档案信息资源建设的新需求和新趋势
  过去档案机构主要服务对象是政府机构,因此过多地以面向国家权力为价值取向进行档案信息资源建设,档案信息资源呈现出“三多三少”的特征,即“过多体现为党政机关利用服务,很少涉及公众利用需求:过多体现政府控制与垄断,很少顾及公众权利诉求;太多的条块分割管理,很少实现档案信息资源共享”。
  “互联网+”环境下,档案机构职能更加注重公共服务,公众用户对于档案信息资源的需求呈现出多样化、个性化、高质量的要求。
  传统的“以藏为用”的档案信息资源建设无法满足现实需求。档案信息资源规划价值取向开始面向社会化,以满足社会各方面需求为发展方向。档案机构的档案信息资源建设面临着注重档案信息资源内容的丰富、档案信息资源的进一步深化整合和提供利用服务中贯彻“用户为王”理念的新需求。基于这样的新需求,档案信息资源建设呈现出信息资源建设主体客体范围扩大、以用户需求为导向和资源共建整合后共享的新趋势。新需求和新趋势表明:“互联网+”环境下的公众参与成为档案信息资源建设的必然选择。
  在公众参与的强烈驱动下,基于互联网的众包模式开始应用到档案信息资源建设中,档案众包模式出现。
  二、档案众包模式的实践和内涵
  众包模式起源于商业生产领域,美国《连线》编辑杰夫·豪(Jeff Howe)于2006年提出“众包(crowd-sourcing)”概念:众包是一个公司或机构把过去员工执行的工作任物以开放的形式外包给非特定的(而且通常是大型的)大众网络的做法。众包模式在商业生产领域的应用取得了极大的成就,宝洁的“完美级”产品、小米的用户参与设计,为商业公司带来了巨额的商业利益。
  (一)档案众包模式的实践案例
  基于众包模式的档案信息资源建设往往以独立项目的方式开展,例如荷兰阿姆斯特丹的“重在参与”项目、美国国家档案与文件署(NARA)的“公民档案工作者”项目等,都吸引了大量的社会公众参与到档案信息资源建设之中。其中最著名的案例是美国的“公民档案工作者(Citizen Archivist)”项目,该项目获得美国2012年度政府最佳创新实践奖。通过该项目的网站平台“公民档案工作者任务板(Citizen Archivist Dashboard)”公民档案工作者参与到档案资源的建设中,“包括9种公众参与方式:标签、转录、制作字幕视频、上传和分享、转录旧天气、编辑维基文章、进入比赛、提出建议、志愿者等。”此外,还有其他档案机构也在档案资源建设中应用了众包模式(见表1)。
  上述档案众包项目在公众参与内容和运行机制上存在着不同,但都是依托互联网平台,秉承着“开放、交互、共建、共享”的理念,将网络大众纳入到档案信息资源建设之中。
  (二)档案众包模式的内涵
  国内学术界对于档案众包的研究开始于2013年,研究时间较短,目前对于档案众包并没有形成统一明确的概念。众多学者从不同的角度阐述了档案众包的内涵。
  中国人民大学的加小双、安小米从数字档案资源建设参与模式出发,认为档案众包是“内部授权个体参与”的档案专业管理工作模式。中国人民大学信息管理学院的孙洋洋从信息资源建设的角度提出:众包模式可以应用于档案信息资源协同共建,通过扩大开放档案信息资源建设主体的方式,实现档案信息资源的丰富化、有序化和优化。谢晓萍、胡燕从档案众包的实践操作出发提出:“档案众包”是指档案部门通过互联网信息共享平台,为某项需大众力量完成的档案业务而组织合适的大规模志愿者群体加入,承担不同难度和模块的任务,贡献个人的智慧与资源,同时获得成就感、社会参与感及个人技能的提升,并可获得档案部门的奖励,从而达到档案部门与参与者互利共赢的一项活动。辽宁大学的王梓林基于众包模式从大众参与角度提出了“社会档案人”概念,社会档案人是指利用网络平台上的社交媒體等工具自愿参与到与档案管理相关内容的志愿者或志愿者团体。武汉大学的肖秋会、许晓彤从参与广度和参与深度两个维度出发,认为众包项目是线上贡献的档案馆公众参与活动。
  综合上述档案众包模式的定义,从档案信息资源建设的角度出发,档案众包模式是指档案机构为建设以满足用户需求的高质量、丰富的档案信息资源,通过互联网平台发布工作任务,社会公众在自我需求驱动下承接档案机构发布的工作任务,实现档案机构和网络大众双赢的档案工作新模式。
  三、档案众包模式下的公众参与方式
  众包模式应用于档案信息资源建设,能够应对档案工作面临的新挑战、创新档案资源管理和开发机制并提高档案机构的社会影响力。从公众角度参与资源建设深度情况为标准,档案众包模式可以分为接收参与、资源优化、资源创建、行为分析和管理流程纳入等五种方式。   (一)接收参与
  接收参与是公众参与档案信息资源建设的最为简单和基礎的参与方式,主要表现为公众依靠平台门户网站进行信息的获取、查询,观看线上展览等形式,具有Web1.0的时代特征。该方式是公众参与档案信息资源建设的基础,只有通过在线获取档案信息资源,才能了解档案机构信息资源的基本情况,为档案信息资源的丰富和优化奠定基础。
  (二)资源优化
  目前,已有的档案众包模式实践多集中于档案信息资源的优化,该方式是对档案机构已公布的档案信息资源进行数字化、转录或者进行描述著录,以提升档案信息资源的质量。
  在“互联网+”环境下,档案数量呈现出爆发式倍数级增长,档案来源广泛,存在形式多样,价值实现条件复杂,这些变化使得档案工作的发展遇到了瓶颈,而档案部门的人、财、物力资源却受限,出现了大量的“工作积压”。因此,允许网络大众通过互联网参与到档案工作中去,在一定程度上为档案工作提供了充足的人力资源来源,可以解决倍数级增长档案的转录、著录以及分类等劳动密集型工作;参与档案工作的网络大众来自不同的领域,具有不同的知识背景和不同的技能,可以依靠网络大众的独特性来解决档案形式多样和价值实现复杂等问题。例如英国国家档案馆的“战地日记”项目就是“借助公众力量阅读日记,捕获日记中的细节、人物、场所、活动等数据,并添加到日记目录的描述中,使档案信息资源得以优化。”这一方式是档案众包模式的初级工作形态,能够打破档案工作的界限,突破档案工作的瓶颈。
  (三)资源创建
  资源创建属于众包模式在档案领域发展的新阶段,主要包括两个方面:档案信息资源的收集和新的档案信息资源的产生。
  目前对于众包模式应用于档案信息资源收集已有探索,但其发起机构并不局限于档案机构。美国的“飓风数字记忆银行”项目是利用众包模式进行数字档案信息资源收集的典型。该项目充分重视公众社会记忆留存中的能动性,收集范围不局限于官方政府机构的相关资料,注重对公众和民间组织手中的资料进行收集,在其官方网站上设置了“加入记忆银行”模块,“凡是13岁以上的公众都可以选择上传自己的故事、图片和音频”。此外,对于一些主题高度集中但来源复杂且分布分散的档案信息资源征集,众包模式具有极大的优势,如高校校友档案,“众包这一全新的协同合作方式既可以在一定程度上解决高校校友档案收集工作中的人手不足、耗时费力、内容分散等困难,同时也增加了用户的参与和互动,在整体上有利用于高校校友档案的整体建设。”这样的方式极大地扩大了资源建设主体,能够广泛接收到来自社会各个层次的档案。
  新的档案信息资源的产生是指公众在对档案机构现有馆藏资源优化过程中,依靠不同的社会背景和学科知识,创造出新档案信息资源的过程,例如在辽宁省档案局的“社会档案人”项目中,公众借助已有的馆藏档案信息资源,在百度百科平台上对档案信息资源进行有效编辑。
  (四)行为分析
  用户行为分析是用户分析的有效模式,通过对用户行为痕迹进行分析,能够发现用户的真实需求和习惯。众包用户行为痕迹是档案众包模式应用过程的副产品,是指众包用户在工作过程中产生的活动痕迹记录。采用大数据和人工智能工具对行为痕迹进行分析,能够准确获取档案众包用户群体的特定需求和参与方式,为今后档案资源建设提供新的指导。用户行为分析中最为普遍的方式是浏览热点排序,这一分析能够把握档案信息利用者的信息需求,现在档案门户网站上的热点访问设置便是该方式的简单呈现。
  (五)管理流程纳入
  将公众纳入到档案资源建设的管理流程和规则制定中是档案众包模式进一步应用的高级阶段,这等同于建立来源广泛的在线档案专家智库和后备人力资源库。孙洋洋从档案系统开发维护和专家参考咨询两个方面梳理了众包模式应用其中的优势和可行方式。档案机构将原本应由参考咨询部门完成但因能力或时间不足而无法完成的参考咨询类的任务发布在互联网上,以此方式进行众包,这既可以减轻档案机构的服务压力,又可以发挥众包参与者从利用者角度出发理解档案信息资源需求者真实需求的优势,进而给出符合用户需求的解答和服务。
  四、档案众包模式的潜在问题
  档案众包模式在档案信息资源建设过程中,因固有的弱人际关系束缚和复杂多变的网络环境,必然存在着参与者行为不可控、众包任务成果质量良莠不齐和信息环境存在潜在风险等问题。
  (一)参与者行为不可控
  档案众包项目的开展依托广大公众的支持和在线参与,这就要求项目必须能够吸引足够基数的用户,使之转换为参与者,进而留住参与者,并确保参与者拥有可以按照要求完成众包的能力。但是由于互联网的虚拟性和开放性,档案机构作为“发包方”与网络大众“接包方”呈现出弱人际关系,档案机构无法对众包参与者形成密切关系束缚和制约,众包参与者对众包任务的完成与否缺乏必要的制约.且存在主动泄漏档案信息资源的可能。参与者行为的不可控是影响档案众包模式应用的重要因素。
  (二)众包任务成果质量良莠不齐
  档案众包成果受“接包方”背景和主观意动影响,存在成果质量良莠不齐的问题。以资源优化中的历史档案著录为例,其中存在着历史档案转录出错、提供错误的注释信息和上传的档案信息资源不符合相关主题等诸多问题。
  网络大众作为档案众包中的“接包方”,其背景呈现多元化的特征。这虽然为档案众包任务的完成提供了多样视角,但同时也造成了档案众包成果质量千差万别。网络大众由于个体的经历、背景和主观能动性的不同,对同一众包任务理解可能有所不同:或者受限于自身知识水平和技能条件,众包成果的完成程度也存在差异:甚至存在为了获得积分、资源等奖励的“恶意”参与者,以简单的方式快速完成任务,在没有全面了解项目的操作流程和任务的情况下,草率地完成,所提交的结果是随意的。因此,档案众包成果的质量管理工作十分重要。   (三)信息环境存在潜在风险
  档案众包平台在遭到恶意的网络攻击或者网络故障时,档案数字资源必然受到泄露和损害,公众所提交的档案众包成果也将出现问题:信息丢失、截取、篡改、出现乱码等,不但会影响档案众包项目进度,而且使得档案众包质量遭受损失。此外,档案信息资源的隐私权和知识产权也是信息安全的潜在影响因素。档案众包任务的开展必然建立在档案公开的基础上,因此在档案众包任务开始前必须对公开的档案中是否存在泄露有关主体的隐私有明确的审核和判断;档案众包成果是由网络大众基于双方或者三方协议以档案机构提供的档案资源为素材进行的二次创作,档案众包成果在知识产权归属方面存在一定的异议。
  五、档案众包模式的保障机制
  为解决上述存在的潜在问题,结合档案众包模式的实践情况,本文提出了设置推广激励机制、加强质量和保障机制以及落实安全防范机制等三项保障机制。
  (一)设置推广激励机制
  档案众包任务的顺利执行,必须吸引用户、留住参与者和提升参与者的积极性。因此需要从扩大档案众包宣传和优化众包激励两个方面考量。
  扩大宣传可以通过建立宣传平台和社交媒体分享的方式进行,例如新加坡的“公民档案员计划”设立新加坡记忆门户网站和记忆工程的官方博客“iremember SG”两大平台,其中新加坡记忆工程官方博客负责新加坡记忆工程的对外宣传窗口,以吸引更多的公众参与到档案信息资源的建设中去。”
  用户参与众包的动机是制定有效激励机制的前提。社会心理学家巴特森教授(Batson)在用户参与动机模型中确定了四个动机维度,即利己主义、利他主义、集体主义和原则主义。基于“需求层次理论”,全方面调动众包参与人员的积极性。奖励触发设置可以分为:参与奖励、成果完成奖励和分享奖励等三种,奖励的方式应是精神奖励和物质奖励的综合运用。
  (二)加强质量和保障机制
  加强档案众包的质量和保障机制,可以从参与者和众包成果出发,综合运用参与者培训、成果审核验收和用户身份审核等三种方式。
  每一位参与者都要在参与档案众包前进行必要的培训,使得参与者具有完成众包任务的基本技能。如将众包项目的操作流程制作成简单易懂的文字、图片、视频短片等,供参与者进行浏览和学习,以及教授如何按步骤完成众包项目任务,档案转录技巧、贴标签操作要点等。
  档案众包成果的验收可以采取档案工作者和专家团双审核,通过审核即表示完成众包任务。建立精通档案业务、精通计算机和数据库等相关知识的审核小组,利用不同方法对档案众包项目成果进行审核,确立审核的指标和权重;建立一套专门的成果审核系统,将一些常规性审核工作交由人工智能完成,而档案人员则可以集中审查那些复杂的众包项目成果。
  众包平台准入机制主要界定參与者的身份认证和参与规则。每一位参与档案众包项目的公众要进行身份注册,在签署或同意有关法规及服务条款协议的基础上,收集参与者的个人信息,如姓名、性别、手机号码、邮箱、个人兴趣、参与项目等,待完成注册后,成为档案众包平台成员,即可根据自身的兴趣爱好和知识经验,选择合适的众包项目。
  (三)落实安全防范机制
  档案众包模式的开展以互联网为平台,进行过程中同样面临网络信息安全威胁。因此必须根据档案众包的特征落实必要的安全防范机制。档案众包项目开始阶段应采取一系列技术手段,如安装防火墙,阻止潜在破坏性的危险数据侵入,实现对外屏蔽内部的信息、结构和运行状况;数据库加密、信息加密处理,提升信息安全性,阻止黑客截取和篡改档案数字资源:加强参与者的账号安全。
  我国对于公众参与到档案事业发展中去历来十分重视,在档案机构的网站平台上都设有“公众参与”栏目,但是由于政策、管理理念和技术问题的限制,一直未能实现真正的公众在线贡献参与。档案众包模式目前仍存在参与者行为不可控、档案众包成果质量良莠不齐的问题,因此在众包项目开展前需充分考虑上述问题,通过推广奖励机制吸引并留住用户、质量审核机制保障众包成果质量、网络安全机制确保信息安全。档案众包模式的出现为档案机构开展档案信息资源建设的发展提供了发展契机,档案机构应该把握住这次契机,实现馆藏资源的丰富和优化。
  作者单位:武汉大学信息管理学院
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