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国家重点档案文件级目录著录流程设计思考

作者:未知

  摘要:在全国各地国家重点档案文件级著录工作不断推进的大背景下,本文以北京市档案馆国家重点档案文件级目录著录工作为例,从著录环节、全检环节、抽检环节三个方面,系统研究、设计国家重点档案文件级目录著录流程。
  关键词:国家重点档案 文件级目录 著录工作 流程设计
  近年来,北京市档案馆通过政府公开招标的方式,购买社会服务,开展国家重点档案文件级目录著录工作。经过多年实践,北京市档案馆探索和设计了一套贯穿著录环节、全检环节、抽检环节的切实可行的国家重点档案文件级目录“无纸化著录”流程,旨在进一步推进国家重点档案文件级著录工作,降低成本,提高效率,按时按量完成任务,确保向全国民国档案资料目录中心提交高标准、高质量的目录数据,以更好地满足社会利用国家重点档案信息的需要。
  一、著录环节
  国家重点档案文件级目录著录环节由著录公司完成,此环节是国家重点档案文件级著录工作的源头,重点是对档案进行文件级目录著录,主要工作内容包括:档案图像导入及图像补扫与重扫、文件级目录著录与案卷级目录核校、著录公司内部审核校对检验、数据备份、数据导出、数据移交六个部分。
  (一)档案图像导入及图像补扫与重扫
  馆方通过数字档案馆系统将档案图像,依据著录工作需要及工作进度,以在线或离线形式分批次进行调取,著录公司接收馆方已完成的案卷级目录及馆方移交的图像,在著录软件内部实现目录数据与图像的一一挂接,进行看图著录。著录过程中如遇扫描质量不佳的图像,则须调取档案实体重新扫描;如遇漏扫的案卷或文件,则须对档案实体进行补扫。重扫与补扫图像的质量均要达到馆方图像标准,最后将加工完成的图像导入著录公司著录软件中进行著录。
  (二)文件级目录著录与案卷级目录核校
  文件级目录著录是整个著录流程的源头,是重中之重,只有将源头把控好,才能保证后续各个环节顺利进行。文件级目录著录依托著录软件,著录公司组织专人对图像进行分件处理,再由著录人员逐项进行著录,每个著录项的著录标准均按照馆方要求著录。著录采用“文件组合级”形式,即对同一案卷中内容相近、联系紧密的两份或多份文件组合为一件进行著录。
  案卷级目录核校是针对馆方已有的案卷目录,在文件级目录著录完成后,著录公司需对案卷目录进行核校,查看全宗号、目录号、案卷号是否正确,题名项是否概括了案卷内文件内容,时间项是否正确,页数项是否准确等,问题一经发现需由著录公司进行修正。
  著录公司应当对著录过程中遇到的问题,经由馆方解答后,按要求定期梳理、汇总成册,一是方便著录人员规范著录,以便查考;二是为新员工培训提供必要的学习材料;三是由馆方交由全检公司,提醒它们注意,防止发生同类型的错误,保证著录与全检标准的一致性。
  (三)著录公司内部审核校对检验
  著录公司在档案著录环节将著录人员划分为两部分:一部分是专门从事档案文件级著录的人员;另一部分则是对已著录完成的文件级目录进行100%质量核校的人员,他们依据著录标准对著录项逐项进行检查,对发现的错误进行更正,以保证目录质量。
  (四)数据备份
  著录公司对质检合格的完整目录数据要及时进行备份。为保证数据安全、完整,需将著录的目录数据、相对应JPG和TIF格式的档案图像,通过硬盘、光盘分别备份:在备份介质上做好标签,建立备份目录台账,以便在全检环节中发现问题时能够迅速查找定位,方便目录数据的修改和管理。备份数据也应进行定期检验,检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。备份数据需接到馆方验收合格通知后,方可删除。
  (五)数据导出
  备份完成的数据由著录软件一键导出,目录数据以EXCEL形式导出,图像数据导出以案卷文件夹为单位,命名方式为“全宗号-目录号-案卷号”,目录数据与图像数据一并交给馆方。
  (六)数据移交
  馆方在接收完目录、图像数据后需与著录公司办理数据移交手续。移交内容主要包括符合此次著录要求的文件级目录、核校后的案卷级目录及补扫完成的档案图像数据、著录工作文档等。移交时,有关此次著录工作流程所形成的纸质及电子版管理台账、报表等,著录公司一并向馆方进行移交。移交后,由馆方填写数据移交清单,一式两份,注明交接数据的内容、数量、交接时间和经办人等,著录公司核对无误后签字确认。
  二、全检环节
  国家重点档案文件级目录全检环节由全检公司完成,全检环节是整个著录工作的中间环节,起着承上启下的作用,重点是对目录数据的所有著录项进行100%质量检查,主要工作内容包括:档案图像全检及图像导入、文件级目录与案卷级目录全检、数据双存储、数据备份、数据导出、数据移交六个部分。
  (一)檔案图像全检及图像导入
  全检工作开始前,馆方将与目录相对应的由著录公司重扫及补扫后的完整图像移交全检公司。全检公司因为需要根据图像进行看图全检,所以要对数字化档案图像进行质量检查,判断是否达到馆方图像标准,未达到标准的图像须交由馆方退回著录公司重扫。全检公司会将检验合格的图像导入全检软件中,并检查图像编码是否有错漏现象、图像与目录挂接是否准确。
  (二)文件级目录与案卷级目录全检
  图像检验合格后,图像与馆方移交的目录数据在全检系统中实现一一对应,全检人员逐一对目录数据进行全面质检。文件级目录全检是指依托全检软件,逐项进行检查,各个著录项的著录标准均依照馆方所定标准检查,保证与著录标准统一,如遇标准发生变化,则全检公司与著录公司同时进行修改,做到全检公司与著录公司“同进同退”。“文件组合级”著录方式有别于自然件著录方式,因此判断著录形式是否正确是全检中的一个关键点。
  同样,全检公司在准确理解案卷内每份文件的内容后,梳理、总结、归纳案卷内容,对案卷级目录进行全面质检,判断案卷目录是否准确概括案卷内容,有无错字、漏字、重字、多字等情况并进行改正。   在全检过程中,全检公司按全宗、按目录,分阶段、分批,对著录公司提交的目录数据进行100%验收。目录数据合格率按合同规定执行,若未达到合格率,则由馆方退回著录公司返工。对验收中检出的错误,未超出错误率的错误由全检公司实时纠正,超出错误率及出现大批量的同类型错误则由馆方退回著录公司修改。
  全检公司应对发现的图像、目录数据问题做整理、总结并及时与馆方工作人员沟通,对于新发现的问题经双方商讨确定解决方案,如遇两者皆可的修改方式则确定其中一种为标准修改方案,并将所汇总的问题解决方案及时反馈给著录公司,从源头修改,保证目录数据的一致性和准确性,以避免同类问题流入全检公司再次出现重复性的劳动。
  馆方向全检公司移交著录公司完成的目录数据时需填写移交清单,一式两份,注明交接数据的内容、数量、交接时间和经办人,如出现数据退回修改再移交的情况,则需在同批次移交单的备注栏中详细注明数据修改情况。移交清单一份由全检公司留存,另一份由著录公司留存,双方核对无误后签字确认。
  (三)数据双存储
  完成全检后的目录数据储存在全检软件中,此时软件存储的目录数据大体分为两部分:一是著录公司著录完成的原始数据:二是全检公司全检处理修改完成后的目录数据。这两份目录数据同时保存,既能防止全检公司在数据方面误操作导致的数据损坏,还能在馆方抽检发现问题后对错误数据进行责任认定。
  (四)数据备份
  全检环节的数据备份方法与著录环节相同。
  (五)数据导出
  全检公司将数据导出的方法与著录公司一样,需要说明的是由全检软件导出的目录数据共两份:一份是符合馆方数字档案馆系统要求并能精准导入系统的目录数据:另一份是符合国家要求,可随时向全国民国档案资料目录中心移交的目录数据。
  (六)数据移交
  经全检后的目录数据,由全检公司移交馆方,并与馆方办理相关移交手续。移交内容和程序与著录环节相同。
  三、抽检环节
  目录数据经著录环节、全检环节最终交由馆方进入抽检验收环节,此环节是整个著录流程的最后一环,也是关平目录数据质量优劣的最后一道关卡。目录数据经前两环节在质量上已达到一定水平,为保证目录数据质量最优,馆方组织本馆专业人员对目录数据进行抽检验收。抽检环节主要分为两步走:
  第一步,分批次对著录、全检完成移交的档案目录数据采取全方位质量检查(数量一般按合同量的20%),按每条目录数据著录项的排列顺序逐一验收,判断每项内容是否著录准确。这样做的目的在于通过对前期目录数据的全面核查,力争尽早发现在著录环节和全检环节中没有查出的错误,以便及时向著录公司、全检公司进行反馈,进一步控制错误发生的范围及频率。抽检需更加注重时效性,对发现的错误采取“时报时销”的方式,即一经发现立即通报著录公司、全检公司进行修改,以免影响后期目录数据的著录、全检工作。
  第二步,随着著录公司、全检公司对档案内容及对著录和全检方式的熟练程度不断提高,正确率也将随之提高,馆方对后期移交的目录数据可以采取按10%-30%的比例进行抽检,若未达到正确率,则退回返工。对于馆方抽检出的错误,全检公司应及时予以修正。
  经过著录环节、全检环节、抽检环节,高质量的目录数据最终进入馆方数字档案馆系统,为社会提供精准的档案信息服务。
  总之,国家重点档案文件级著录流程的三个环节可谓是环环相扣,缺少其中任何一环都无法完成著录工作,而这三环中的每一环都可以形成一个独立闭合的小环,每个小环都有各自相对稳定的运行机制,可根據整体著录工作发生的变化随时做出调整,确保著录工作的顺利进行。
  作者单位:北京市档案馆
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