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科研档案编研工作的新认识

作者:未知

  一、传统科研档案编研工作现状及存在的问题
  (一)档案编研工作缺乏整体的长期规划,随意性较强
  科研所的档案编研工作,一是为了一时的需要,二是为了完成任务而进行的,即所谓的为“编”而“编”,随意性大,主观性强,缺乏系统性的思考。这些编研成果多数都缺乏专业性分析以及对今后发展方向的展望,质量不高,利用和参考价值较小,被使用的机会较少。随着社会信息化的发展,这种档案编研成果已经不适应发展需要,必须改变现状。
  (二)档案编研工作组织不健全,编研人才匮乏
  一方面有些档案部门没有专门负责编研的机构,没有专职编研人员,组织形式单一,编写人员仅限于档案人员兼职在做,一般由档案部门负责完成。另一方面编研经费开支又得不到保证,编研工作开展起来处处碰壁。编之前没有专业人员做指导,编之后无专家审核审定,编研效果的好坏也无人去考核。再者编研工作是一项复杂的脑力劳动,编研工作耗费的时间长,精力多,可得到的回报少,因此从事编研工作的人员的积极性较低,能够坚持编研工作的人员简直就是凤毛麟角,导致编研工作最终无人问津。
  (三)编研的深度不够,方式方法单一
  科研档案编研工作仍处于较低阶段。首先,科研档案受其专业性、保密性、知识产权等因素的限制,其档案编研所需要的资料收集的范围较小,宽度窄,一般仅限于本单位的馆藏。同时档案编研人员缺乏专业技能,深度研究能力不够,能反映编研内容特征的较少,在其准确性、科学性和使用性等方面都存在很多问题。其次,科研档案编研成果的方式较单一,多数停留在纸质层面上,在加工形式上,多数都以一次编研、二次编研为主,三次编研较少,具有深层次和较高技术含量的编研成果难得一见。
  (四)开展编研工作的思路、理念陈旧,局限性大
  多年来,科研档案的编研工作始終处于封闭状态,由于专业性强,又有其它因素的限制,在选题上比较困难,内容简单,厚重感不足,多数科研档案编研成果都被尘封于档案馆内,无人问津,档案编研的作用没有充分发挥出来,这种编研工作的方式、理念已经不能适应发展需要,极待转变。
  (五)档案编研的目的性差,利用效率低,利用范围窄
  一方面,是利用者对档案信息有着不同需求,另一方面,是档案部门找不到有针对性的编研题目,使得档案部门所开展的档案编研工作失去方向和目标,即使完成编研成果,其利用效率也不是很高。
  二、科研档案编研工作发展的新趋势
  (一)科研档案编研成果要体现其特色,拓展其深度和广度
  科研院所都有着自己鲜明的研究方向和工作特色,行业档案资源具有持续稳定性。档案编研工作要充分利用这些资源编写出具有科研院所特色的经典编研成果。
  传统的科研档案编研选题角度单一,内容较少,覆盖面窄,只看重“编”而不注重“研”,这与科技人员的需求不相适应。只有“编”的丰富,“研”的透彻,才能提供高质量、深层次的编研成果,这才是精品,也只有精品才会产生强烈的影响,才富有生机和活力,才能产生应有的作用。
  (二)科研档案编研模式多样化,技术手段现代化
  传统科研档案编研是以手工操作为主,手工对信息进行挑选、加工、转录、点校、编排、撰写等,形式刻板,编研速度慢,信息的时效性滞后,易造成人力物力资源的浪费。随着信息技术的发展,开始改变了传统的档案编研模式,而纸质档案“一统天下”的局面已被纸质档案、声像档案、电子档案等多种形式档案并存的格局所取代,将声音和图像运用在档案编研上,使档案编研成果的形式更生动贴切,同时数字技术、计算机网络技术和多媒体技术也为档案编研成果的交流、信息传输、效果反馈起到了很大的作用。
  (三)科研档案编研工作的发展趋势将是合作编研
  传统的科研档案编研工作以“闭门造车”的形式居多,都是“自编自看”。他们一般只对本单位内的馆藏进行一些相关的编研工作,这些编研成果缺乏全面和系统性,不能满足现在信息的发展需要,不能为科技人员提供更多有价值的信息。因此,档案部门要冲破“一馆之藏”和各职能部门单枪匹马开展编研工作的狭隘模式束缚,走合作编研的道路,这将是档案编研今后的发展趋势。
  合作编研要坚持“立足馆藏”,借助信息化技术,使“馆与馆之间、相关单位和部门,以及个人拥有的各种类型和形式的信息资源进行合作”的档案编研工作新体制,通过这种新体制把分散的信息加以有效的整合,使编研出来的成果,既具有时间跨度,又有地域、行业关联;既具有凭证情报价值,又能满足科技人员对信息的系统性、全面性需求。
  (四)科研档案编研成果品牌化
  以往传统的科研档案编研工作往往考虑的是如何完成领导安排的任务,随着科技人员对信息的需求量增大,档案部门应该更多地是考虑到档案编研成果是否满足科技人员的需求。在这种情况下,要求科研档案编研要有自身特色,科研档案编研成果要精品化,逐渐树立起科研档案编研成果独特的品牌。
  (五)科研档案编研意识创新化
  科研档案编研工作要有所突破,必须做到编研思维方式的新颖化,编研方式的多样化。无论在编研选题、编研形式上,还是编研成果的传播形式上都应突破传统的档案编研道路,走“大品牌、大编研”之路。随着信息时代的到来,科研档案编研工作不仅要以馆藏为主,还要走出档案馆这个天地,收集更多相关的档案资料,从而丰富编研内容,增加档案编研成果的利用率。
  三、科研档案编研工作的新方法和途径
  (一)领导高度重视,档案人员认识到位,是做好科研档案编研工作的前提
  编研工作是档案工作的一部分,也是发挥档案服务作用的重要途经。领导的重视和大力支持更是做好科研档案编研工作的保证。一是领导应认识到档案编研工作是档案工作的一项重要内容,工作质量的好坏,会影响档案利用的效果;二是领导应及时了解档案编研工作中存在和需要解决的问题,并在人力、物力、财力、设备等方面给予大力支持,提供有力保证;三是采取档案编研工作考核方式,对档案编研工作提出深层次要求,使我们档案人员能够积极思考,作出应对措施。只有这样才能够为档案编研工作开辟道路,为档案编研工作顺利进行创造条件。   (二)围绕中心,端正思想,服务大局,是做好档案编研工作的根本宗旨
  紧紧围绕单位中心工作,贴近单位科研生产活动,开展有特色的档案编研工作,为单位科研生产活动服务是我们做好档案编研工作的宗旨。在单位编研工作中坚持“结合实际、贴近单位、立足实用、讲求效益”的原则,以服务科研生产为中心,变被动服务为主动服务,零散提供转变为系统提供,以深层次加工为主,编出具有实用价值的档案编研材料,有效服务单位的中心工作。
  档案编研最终价值的评定是由它所创造的社会价值和影响力来决定的。档案工作是一种服务性工作,档案编研人员应该以端正的态度来对待编研工作,提高档案编研工作重要性的认识,明确档案信息资源对单位发展的潜在价值和作用,增强档案编研工作的自信心与责任感,努力研究档案编研工作的规律性,加深档案编研工作力度,克服工作中存在的消极情绪,勤于思考、勇于创新,深层次地挖掘档案信息资源,积极主动做好档案编研工作。
  (三)根据实际对档案编研进行科学选题,是做好档案编研工作的前提条件
  档案人员在进行档案编研工作时,首先要了解本单位的中心工作和发展现状,抓住重点,确定本单位最需要的信息。其次还要熟悉本单位的馆藏情况,以及馆藏以外新的资料情况,在此基础上,确定本单位的编研方向和课题,确保档案编研工作不会走偏方向,保证档案编研成果不会偏离需求。
  (四)提高科研档案编研人员素质,是做好档案编研工作的保障
  档案编研人员素质的高低决定了档案编研成果质量的高低,因此提高档案编研人员的素质是一非常重要的问题。首先,档案编研人员要与时俱进,要不断的学习,增强档案编研理念知识,借鉴相关的优秀档案编研经验,开展合作活动,促进档案编研的发展,满足用户的需求。其次,档案编研人员要不断提高自身业务工作能力。在新的形势下,档案编研人员一方面对档案资源有深刻了解和熟知后,才能够准确地确定档案编研的题目与内容;另一方面还要对计算机等现代技术设备的熟练运用,这样就可以快速、高效的编写出档案编研成果。
  (五)加强科研档案编研理论的研究,广泛收集档案资料,是做好档案编研工作的基础
  科研档案编研工作的成绩要想取得更高,首先要对档案编研理论进行研究,要建立多元的档案编研主体、多方面使用的档案编研客体以及信息化的档案编研成果,把科研档案编研工作引向更深入的研究中。其次,科研檔案编研工作应把“研”作用为编研工作的重点,充分研究档案资料的内涵,挖掘档案资料的信息,使科研档案编研成果更加系统和实用。
  “巧妇难为无米之炊”,没有档案资料做为档案编研的基础,就不可能编写出高质量的档案编研成果,因此,广泛收集档案文件资料,通过广征博收等一列的方式,将馆藏不断丰富起来,成为档案编研工作取之不竭的信息源泉,满足档案编研工作的需求。
  (六)加强科研档案编研成果的宣传,扩大其影响,是做好档案编研工作的重要措施
  好的编研成果要想实现其应有的价值,必须进行大力宣传,拓展传播范围,让更多的人了解和知道,让更多的人利用,增加影响的效果,从而建立起好的口碑,树立起好的形象。
  档案编研是开发和利用档案信息的重要手段,做好档案编研工作是一个永恒的话题。随着信息时代的到来,要认清档案编研工作的特点与发展趋势,要求档案编研工作者要调整理念,提高素质,大胆变革,使编研成果的系统性、实用性、有效性、知识性、参考价值和指导性得到更进一步的提升,使档案编研工作更好地服务于本单位的科研生产活动。
  (作者单位:中国飞机强度研究所)
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