基于数字化环境的电子档案管理初探

作者:未知

  随着计算机和网络技术的广泛应用,我校已基本实现了办公自动化,教学、科研、管理等职能活动中形成了越来越多的电子文件。作为电子文件的衍生物,电子档案也随之产生。同时,由于档案工作正在逐步实现信息化管理,电子档案管理势必成为数字档案馆建设的重要内容和档案现代化管理的重要形式。因此,面对越来越多的电子文件和电子档案,档案工作者必须了解电子档案的特点,并根据其特点制定相应的科学管理模式,使档案更好地发挥其信息资源的作用。
  一、对电子档案的认识
  1.电子档案的概念
  电子档案是指具有参考凭证价值和保存价值的归档电子文件及其相应的元数据、背景信息和支持软件。
  2.电子档案必须是经过归档的电子文件
  电子文件的产生,给档案工作带来了很大的变化,我们在收集纸质材料的同时,也收集了越来越多的电子文件。就像档案是由文件转化而来,但并不是所有的文件都可以成为档案一样,电子档案的前身是电子文件,也并非所有的电子文件都能成为电子档案。
  实际上,只有符合一定条件的电子文件,才能转化为电子档案:首先,在日常工作中,OA(办公自动化)系统里, 经常会形成大量的一般事务性文件,但只有对日后工作有参考价值的文件才有必要将其转化为电子档案,而且必须按照国家有关规定对电子文件的保存价值进行鉴定,并确定其保管期限。其次,电子文件形成后,和纸质文件一样, 要进入文件的处理程序,比如,对于发文, 需要完成编制发文号、领导签署等环节才能发出,电子文件必须在其完成流转程序后, 才能转化为电子档案,然后才能完成归档工作。
  在传统的档案工作中,归档是文件转化为档案的一个重要环节。同样, 电子文件也必须经过归档,将其转化成电子档案,才能集中、长期有效地保存,真正体现其价值,充分发挥其凭证作用。
  二、电子档案的优势
  1.资源共享
  电子文件的共享性是指同一份文件可以实现在同一时间,不同地点,被多个需求者以多种方式利用。主要体现在以下两个方面:
  一是利用者人数不受限制,同一份电子档案在同一时间,可以被多人查阅。
  二是利用者在时间和空间上不受限制。
  对于纸质档案,通常须在一定的场所和时间段里才能被利用。而且,纸质档案多为“孤本”,有时候除了档案馆,只有一些相关的职能部门才可能也会有保存,人们想要查阅一份档案,一般都必须亲临档案馆,给档案利用者带来了诸多不便。
  而电子档案则具有其独特的优势。在网络环境下,档案部门可以在自己的网站上提供一个平台,把一些可以开放的档案,以电子文档、图片、音频、视频等多种载体形式呈现给利用者,通过设置一定的权限,供不同的利用者查询。这样,人们只要拥有一台电子终端设备,如电脑、ipad、甚至一部手机,在任何时间、任何地点,通过互联网就可以远程获取所需的档案信息。
  显然,电子档案极大地方便了利用者,也使档案的利用率和价值大幅提升。
  2.有利于保护原件
  随着时间的推移,纸质档案会老化,字迹也会褪色。而且,反复利用,原件容易磨损、甚至损坏,损失无法估量。但电子档案则不然,正常的重复利用不会对电子档案的寿命产生任何影响。因此,我馆已将那些珍贵的历史档案,及利用率较高的档案,进行数字化处理,如研究生学位材料等,利用时只需打印相应的电子档案即可,有效地保护了档案原件。
  3. 工作效率大幅提升
  利用电子档案,工作效率远远高于利用纸质档案。以本科毕业生成绩为例,如果是纸质档案,有人来查档时,工作人员需要先从档案管理系统中检索出档号,然后到库房去找出档案实体,再去复印,然后提供给利用者。随着数字化技术的应用,如果将档案管理系统和教务管理系统对接,档案馆直接从教务系统中提取毕业生成绩进行归档,那么利用时,工作人员只需输入学号就可以直接找到相对应的成绩单的,打印后就可以交付利用者,工作效率大幅提高。
  4. 有利于保护个人隐私
  对于传统的纸质档案,如果有人要查自己的四、六级成绩、毕业生名单等,通常都是把利用者所在的页面拿去复印,提供给利用者,这样利用者不仅能看到自己的信息,这页上其他人的所有信息也都是一览无余。但是,电子档案的利用就不同,一些先进技术的应用,给我们在档案利用时保护他人隐私提供了有力的手段。比如,利用档案管理系统的强大功能,可以很方便的隐去其他人的关键信息,利用者只能看到本人的信息,从而有效地保护了他人的个人隐私。
  5. 经济环保
  从收集和管理的角度来看,对那些利用率很低且、价值不是很高的材料,如果仅以电子档案的形式保存,可节约大量纸张,及库房的空间。同时,档案工作人员也不必再花费大量的时间和精力对纸质材料进行搬运、打号、拆钉、装订等,可以节省大量的人力和物力。
  三、科学管理电子档案需要考虑的几个问题
  很多人以为,把日常工作中形成的电子文件刻录到光盘上交给档案馆保存,就形成了电子档案,实则不然。要形成电子档案,必须按照电子档案的管理规范,对电子文件进行格式转换。考虑到电子文件对元数据、背景信息、读取设备及运行环境的依赖性,以及后期管理和利用时的安全等问题,我们在对电子文件归档时,必须着重解决好以下几个方面的问题:
  1.将电子文件的元数据和背景信息一起归档
  电子文件是职能部门的工作人员在日常工作中形成的有关记录。例如,我们要制定一份文件,一般都要有经办人起草、领导审批、上传到办公自动化系统、然后下发至各相关部门等环节。从某种意义上来说,背景信息及元数据与传统的公文处理中的发文稿纸及阅办單的功能相似。因此,并不是只将这份文件的word文档交给档案馆就可以了,而是须将这份文件文件的word文档及与其相应的背景信息和元数据一起归档保存。这样,这份文件才具有利用和查考价值。   2.电子档案应该包含有认证信息
  电子档案由电子文件转化而来,但电子文件容易被修改,且修改后不易被发现的特点决定了在电子文件向电子档案转化,以及后期电子档案管理的过程中,电子档案的原始性和真实性难以保证。
  目前,使用电子签名技术对电子档案进行签署,是保证电子档案内容真实性的有效方法。电子签名就是用符号及代码组成电子密码,代替书写签名或印章来进行签署,它的基本功能是验证文件原文在传输过程中有没有被改动,并对签名人的身份及数据的内容信息进行鉴定和认可。从这个意义上来说,只有拥有合法电子签名的电子文件原件归档后才能形成真正的电子档案,才具有保存价值和凭证作用。
  3.采取一定的封装形式
  我们在工作中形成的电子文件,形式是多种多样的。但是,对电子文件进行归档时,必须按照电子档案的管理要求,把电子文件转换成有效的电子档案格式。一般来说,不同类型的文件需要用不同的保存格式,比如,纯文本文件采用TXTL等格式;图像文件可采用TIF、JPEG等格式,其他像音频、视频等文件也都有专门的保存格式。这些格式的共同点是既保存了电子文件原来的版式,也保存了元数据和认证信息,而且传递快捷、易于使用。
  4.相关的运行环境和读取设备应该归档保存
  电子档案一般都保存在磁盘、光盘等特殊载体上,因此,它对设备具有很强的依赖性。随着科学技术的发展,电子文件生成、运行的环境,以及存储的载体也在不断地更新、升级,要保证日后电子档案能正常使用,在电子档案归档时,也应将其相应的运行环境和输出设备一起归档。否则,若干年后,就会出现一些应用程序因没有运行环境而无法运行,或电子档案载体保存完好,却找不到读取设备等问题。比如,在我们使用计算机的初期,数据都是保存在软磁盘中的,但是现在的计算机大都没有软盘驱动器,这样就导致了有些不能升级、但是还有用的数据无法讀取。如果能将带有软驱的计算机完好地保存下来,就能避免或者减少损失。
  综上所述,对某些类别的档案实行电子化管理,是档案管理工作的一大飞跃。工作中形成的电子文件,经过技术处理后所形成的电子档案基本能同纸质档案一样,具有原始的凭证作用。当然,要想电子档案具有和纸质档案一样的法律效力,还必须通过相关的法律条文来保证其效力及实施的可行性。
  (作者单位:西安交通大学档案馆)
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