档案工作散记

作者:未知

  河北省档案馆建馆60年,我在期间工作30年,尽职尽责,继往开来,圈点业绩,分享片段。
  上世纪八十年代,开放历史档案,档案馆研究整理编辑出版档案材料工作进入新阶段。我参加和主持15部书籍资料编研,有省馆独立完成的,有与相关单位合作的;有接续前人的,有新立题目的;有内部资料使用的,有公开出版发行的;有丛书,有画册,主动为社会提供档案信息服务。
  省馆第一部自编出版书籍《地道战档案史料选编》。驰名中外的地道战,是冀中人民在抗日战争中的伟大创举。编研科3名工作人员分工合作,利用馆藏,第一次实践从选题、收材选材、抄写校对、文字加工、编排体例、统稿审稿,到印刷出版全程工作。后两人被抽调,我联系出版社印刷厂,连续几天加班完成终校;给亲历地道战的革命前辈发函,5位领导寄来题词。该书收录81件档案24万余字,1987年7月由河北人民出版社出版公开发行,开省馆自编成果出版先河,同年获河北省档案优秀论著一等奖,此后陆续出版了几部档案史料选编。
  省馆第一部合编丛书《河北革命历史文件汇集》。丛书是中央档案馆和各省档案馆合编地方文集中河北部分,是将中央档案馆馆藏中国共产党河北党组织在第一、二次国内革命战争时期的档案,编辑印刷为馆藏本,在一定范围内部使用。中央档案馆制定《关于编辑地方文集工作的几项规定》,统一体例、版本、封面、内文设计,提供档案复印件和抄稿,省馆负责编辑印刷出版。1984年11月双方商定合编,1985年11月省馆收到第一批材料,1999年9月出版最后一册,丛书共计24册1645件600多万字。参加编辑工作先后17人,少时3人。我1989年至1995年2月主持工作,任编纂研究室主任、副主编,结合实际,制定《编辑<河北历史文件汇集>的规定》。编辑、审稿人员曾达11人。收到文件11批,根據文件作者分级分机构按时间排序分册,以册为单位,编辑、审稿、印刷校对责任到人。1991年9月第二册首先印刷出版,获河北省档案学会第二届档案学优秀成果二等奖。到1995年2月工作中断时,完成编辑21册、审稿13册、出版5册;正在印刷1册,审稿2册,编辑2册;尚未编辑2册;我文字说明情况,为后续工作备查。丛书对保护珍贵档案原件,丰富省馆档案资源,提升档案利用效益发挥重要作用。
  省馆第一部合作出版档案宣传画册《中国档案精粹·河北卷》。1999年为庆祝建国50周年编研工作选题时,内蒙古自治区档案馆领导一行来省局馆交流工作,我作为征集利用编研处负责人,与对方编研处长座谈,得知他们编写《中国档案精粹·内蒙古卷》,思想解放,方法可行,当即口头汇报并书面请示局馆分管领导,几天后各位局馆长作出批示。3月22日河北省档案馆与香港零至壹出版有限公司签订合作出版协议。时间紧,要求高,难度大。集中人员,研究选材、体例、写作问题,以7名编写人员为主,一人一章,我负责第一章选材,统稿,撰写前言后记及组织联系事务,相关局馆人员和市县档案馆配合,发现挖掘一批珍贵档案,6月完成图片拍照及文字写作,7月起联系英文翻译、封面设计等,12月21日画册问世,在河北会堂举行首发式,河北电视台、河北日报、河北经济日报、中国档案报予以报道。画册精选河北省市县档案馆馆藏档案珍品127组,省馆馆藏为主,以历史时序结合主题分为六章,内容涉及政治、经济、军事、文化、教育、民俗等方面,形式多样,优选有画面感的。中英文对照文字说明力求简要。摄影、翻译、封面题字请到行家里手。省委书记署名序言。香港零至壹出版有限公司设计装帧印刷精美,大增视觉效果。画册出版得到领导、专家、同行好评。主管省领导认为“以中英文对照的形式向海内外发行,这在我省档案工作方面是个突破,为宣传河北做了贡献”。史学教授书评“精,珍品荟萃。美,文采斐然。高,具有较高的学术和社会价值。”2001年画册获河北省档案学会第六届档案学优秀成果一等奖,中国档案学会第四次档案学优秀成果二等奖。画册中明代谏臣杨继盛遗书及后人题词、清获鹿县永壁村保甲册,2002年首批入选《中国档案文献遗产名录》。
  档案整理是基础业务工作。1995年省馆清理积存文件,开始不久,我作为历史档案管理处副处长,分管商震信件整理工作。商震是近现代历史人物,民国时期首任河北省政府主席。信件来源,未查到文字记载,据老领导说,1959年中国科学院搬家准备将这部分东西处理掉,国家档案局捎信给河北省档案馆,省馆认为这些档案与河北省历史有关,派人从天津托运回保定,当时装在两个柳条箱内,1963年保定发大水被淹后装入木箱,以后随旧政权档案往返于省公安厅和省馆,始终未得整理。名人信件立卷归档未见先例,关键是撰写标题。设计印制《商震档案信件提示表》相当文件标签,一封信作为一份文件,逐件审视,破损的抢救裱糊,信瓤和信封脱离的尽量找齐,使其完整。信件通讯者多,内容庞杂,文笔、格式、书法讲究,阅读有难度。工作人员边整理边学习,借助商震传记、民国人物大辞典、书法字典等工具书,为近2000封信件撰写出标题。组件基本完成,我拟就《关于商震信件档案整理进度及立卷归档方案》,以科学保管利用为原则,突出信件特点,按通讯者姓名笔划排序确定档号。整理结果565卷1976件档案,归入民国河北省政府秘书处全宗,单列目录号,采用文件级目录计算机检索,设计大尺寸专用档案盒,入库上架。这些信件是1928年至1929年,商震任民国河北省政府主席期间,党政军要人、社会名流、部下故旧给商震的信,见于《民国人物大辞典》的有160余人,商震署名4件。内容多为推荐人才或求职的,也有提治理河北意见的,报告军阀间窃取情报的,还有往来应酬的。商震信件档案拓展商震等民国人物和历史,以及书信、书法研究视野,整理方法和史料价值独树一帜。
  随着信息技术发展,省馆档案信息化建设提上工作日程。1996年局馆“横下一条心,大干一年半,实现981”,即到1998年省馆晋升为国家一级档案馆,其中革命历史档案管理质量提升,查档实现计算机检索,是一项主要工作。局馆分管领导协调保障,历史档案管理处、科技处配合,1996年3月组成4人准备小组。历史档案管理处承担10万余件档案著录,和档案实体调整,我作为副处长主持工作,拟定《省馆晋升国家一级档案馆中革命历史档案治理工作方案》,确定文件级著录,计算机调整档号,调整档案实体,实现计算机检索的工作程序。科技处为主制定《革命历史档案文件级著录标引工作方案》《河北省档案馆革命历史档案著录工作单》。每个阶段工作先行先试,估计难易程度,所需时间、人力、物资。1996年4月经过培训7人开始著录,日工作定额30件,后增加为40件,任务到人,抽查质量。因时间所限,经局馆分管领导同意,处内外先后20多人加班加点著录,1997年8月完成。利用科技处计算机录入著录工作单数据调整档号,尊重档案管理基础,纠正错立全宗21个,减少目录号123个,取消1号多卷,补齐空卷号空件号,形成336个全宗12848卷107376件档案。专用库房更新装具,两名工作人员把关,和实习学生一起,用两个月时间,变按行政区划与组织机构混合排列,为按全宗号顺序排列,更换统一新卷盒,随即上架,一目了然。建立数据库,查档实现计算机检索,手工检索成为历史。革命历史档案治理1997年12月圆满完成,科学化、系统化、信息化迈上新台阶,为省馆晋升国家一级档案馆作出贡献。1997年度我被授予三等功,这是对我工作的认可,更是对集体智慧和力量的褒奖。
  (注:作者系原河北省档案局(馆)处长)
转载注明来源:https://www.xzbu.com/4/view-14811133.htm

服务推荐