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档案信息化管理的有效服务策略探讨

作者:未知

  摘 要:本文首先分析了档案信息化管理的特点,表现在效率高与存储便利两方面,接着提出了档案信息化管理的意义,最后提出了档案信息化管理的有效服务策略,要坚持档案信息化管理创新发展战略,提高档案管理的信息化水平,建立健全档案信息化管理制度,提高档案管理人员的信息化素质。
  关键词:档案管理 信息化 有效服务
  中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2019)08-000-01
  信息技术的发展带动了多个行业的变革,表现在档案管理方面就是传统的档案模式已经无法满足需求,需要进行信息化建设。档案信息化管理是实现档案管理现代化、科学化的基础,在文件归档的时候要明确其中的规律性联系,综合分析工作开展过程中的各项内容要素,运用信息化技术还原各项工作进展的真实性面貌,并进行归档管理,为企事业单位的发展服务。
  一、档案信息化管理的特点与意义
  1.档案信息化管理的特点
  首先,效率高。信息化系统应用到医院档案管理中能够提升医院档案管理效率。在大众心目中,传统档案管理模式基本都是手工操作,需要面对很多的纸质档案,要进行分类的整理、归档,工作量之大不言而喻,对医院档案管理效率产生了影响。加上医院本身的科室也比较多,每个部门的职能不同,牵涉的档案资料也多,多元化特点明显。而在信息化时代,特别是办公自动化软件系统的应用,在整理档案资料的时候可以用设定好的系统路径,管理人员通过网络信息系统入口进去就能进行档案信息路途,节约了时间也提升了效率。
  其次,存储便利。就纸质档案存储来说,经过长时间的存储,特别是条件不到位的档案室,由于受温度、湿度等因素的影响,会导致纸质档案的文字因为受潮等因素使得字迹变模糊,而且有些影响资料也会不清晰,照片甚至会变黄,档案存储的质量不高。而在档案信息化管理中,档案的存储管理变得更加的简洁,效率更高。通过计算机技术把原始的纸质档案转化为信息化的电子版本,相应的节省了档案管理存储的空间,也节约了整理的时间,一个芯片就能存储全部的档案资料,管理起来也相对比较容易,提升了存储的便利性。
  2.档案信息化管理的意义
  要确保医院管理的有效性,就要明确开展相关文件档案管理的意义,确保发展过程中各项环节数据的完整性与准确性。提高医院档案信息化管理工作质量的意义主要表现在两个方面:其一,档案管理信息化工作质量是医院管理实施的保障。医院各项工作的开展都是为发展目标服务,档案管理也不例外。医院档案包括病人病例、治疗方案以及医疗器械等等多方面的内容,对于档案管理部门来说,要明确自身职责,能够把文件的整理与归档作为档案管理的核心,进行信息化管理,充分发挥档案的信息资源方面的优势,从而为医疗卫生事业提供多元化的信息资源服务,提升医院的核心竞争能力。单就病人档案来说,包含的内容有入院登记表,核实材料,病人的身份证、户口本,一些诊疗依据和收费单据、其他日常管理材料等。还有参与医疗诊断服务中的文档、记录等都是作为档案进行存档处理,也是执行各项工作的参考点,具有重要的现实意义。其二,档案信息化管理是医院现代化管理的一部分。档案管理现代化是开展各项工作的一个重要抓手,比如,各类会议文件的起草、到医疗报销相关文件的接收与传递、组合与装订都有规范化的要求,要坚持高标准、严要求,抓细节问题。因为档案的形成与积累到更新都是动态变化的过程,也是长时间的积累,需要及时收集、整理这些资料,确保各个档案组合不缺少资料,要齐全完备,信息化显得非常重要。在现阶段,要能够认识到提高医院档案信息化管理工作质量的意义,制定出提高档案信息化管理工作质量的措施。
  二、档案信息化管理的有效服务策略
  1.坚持档案信息化管理创新发展战略
  在社会发展进程中,档案管理与时俱进也是时代发展的诉求。在这样的背景下,信息数据的容量在扩展,信息资源也随之增多。信息化前提下档案管理的主要任务并不是说收集和整理大量的相关资料,而是对重点的、有利用价值的档案进行整理、归类、分析、处理,尤其是那些对社会生产力发展有利的档案资料,包括档案信息化资源处理之后带来的社会效益。运用云技术进行数据处理,转变具体的分部结构,达到网络存储的目标。要确保医院的长期化、稳定化发展,一个重要的前提和基础就是制定长期性的战略规划。要结合医院自身实际,细致的研究档案信息化管理状况与发展瓶颈,还要结合医院未来的发展趋势,要求档案的信息化创新管理具备前瞻性的眼光,能够迎合数字化时代的发展需求,认识到信息技术对档案管理的影响力,这样制定的管理措施才有的放矢。
  2.提高档案管理的信息化水平
  在档案管理中,基于长期保存需求需要把传统的文件档案信息转为电子化的形式,通过计算机网络进行联结,组成系统化的档案信息库,具有复制性、便利性以及稳定性的特点,也减少了传统档案管理中漏记、误记等现象,实现精确查询的目标,增强档案信息的共享性,确保了档案信息共享与在线服务,实现档案资料信息资源无损利用。可以利用档案信息管理系统为档案的信息化建设服务,这些系统软件为信息化提供了技术支撑。换句话说,信息技术是档案形成的基础和保障,档案的形成也是信息化技术开展的成果。可以结合医院发展实际建立档案管理数据库,为档案信息资源共享提供可能。通过运用信息技术统一整理建设中分散的信息,以扫描、输入等形成电子化的档案资料。这样的电子档案不再受时空和时间的限制,可以在授权的情况下随时查看相关档案资料,改变了传统档案材料的处理方式。事实上,通过网络化技术来分离文件档案的信息与载体,并把关键的信息点关联在一起,提升了文件档案信息的深度。
  3.建立健全档案信息化管理制度
  结合单位实际与软件、硬件方面的实力,以信息化发展为理念,制定有效的工作制度,包括需要为档案保存的资料内容制定统一化的格式等,让档案管理实现有制度可依。要强化人员管理,落实制度建设。要有专人管理档案,明确“谁来管”的问题,还要结合实际建立规章制度,明确“怎么管”的问题。要认真完成档案的归档、移交以及安全管理制度,为提升档案信息化管理工作打下坚实的基础。事实上,有些类型的档案其中涉及到个人隐私问题,不适宜对外开放,基本都是供管理部门以及特定服务对象使用的资料。监察机关、上级管理部门、公检法机关为了工作需要也可以查阅相关档案,但是同样需要按照制度来履行查阅手续。所以,建立相应的制度,积极细化利用条件,明确每一步程序,从而建立安全利用的举措。总之,制度建设才能实现系统化的档案信息化工作管理模式,规范档案管理的收集与整理工作,还包括信息的上传、传递等,从而形成科学化、标准化的档案管理模块,提高档案信息化建设工作的水准。
  4.提高档案管理人员的信息化素质
  在依托新技术进行档案信息化管理过程中,人员的综合素质是保障。在信息化技术运用背景下,要提升档案管理员的职业竞争力,就要求其掌握现代网络信息技术的能力,這样才能为档案管理提供更为优质的服务。在数字人文时代,特别是云计算技术的应用,档案管理在借助云计算技术的情况下,工作人员在收集和整理相关数据信息的时候更加快捷、高效,还提升了档案数据信息的准确性和严密性,促使档案管理的规范化、科学化发展。所以,图书馆馆员要能够掌握现代化的互联网技术,具备数据挖掘能力,数据资源整合以及推动方面的能力。因为随着档案管理智能化的发展,档案信息资源获取变得越来越方便,而且服务用户需求也在增加。不同类型的档案服务于不同的人员,比如,人事档案对员工,患者档案对病人等,在档案智能服务系统中,除了各种文件记录之外,视频、音频、照片等都包含在内。当众多数据被融合之后就产生了一个庞大的数据库,工作人员可以运用智能化系统学习技术分析数据信息,洞若观火。
  结论
  综上所述,医院管理者要认识到档案信息化管理的价值,要进行科学化的统筹规划,整体布局相关档案管理工作的开展,结合内外部的发展需求,打破过去的信息格局形势,能够让各个类型的档案都集合到信息化系统中,让档案信息变得更加精确。在现阶段,要坚持档案信息化管理创新发展战略,提高档案管理的信息化水平,建立健全档案信息化管理制度,提高档案管理人员的信息化素质,为提升档案管理成效打下坚实的基础。
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