OA办公自动化系统在单位信息化管理中的实践探索
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作者:
The Practice Exploration of OA Office Automation System in Unit Information Management
ZHAO Yao
（Aerospace Wanyuan Industrial Co. Ltd.， Beijing 100076， China）
【摘 要】 OA办公自动化系统是Office Automation（办公自动化）的简称，还有很多研究者认为OA是协同办公简称。OA办公自动化系统对单位信息化管理具有重要意义，所以各单位对其重视程度逐渐加深。论文主要通对OA办公自动化系统在单位信息化管理中的实践进行了探索，希望可以为单位信息化管理提供一定帮助。
【Abstract】 OA office automation system is the abbreviation of Office Automation， and many researchers think OA is a cooperative office abbreviation. OA office automation system is of great significance to the information management of the unit， so each unit has gradually paid more attention to it. This paper mainly explores the practice of OA office automation system in unit information management， hoping to provide some help for unit information management.
【關键词】OA系统;单位;信息化;管理
【Keywords】 OA system; unit; information; management
【中图分类号】TP313 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2020）03-0033-02
1 引言
OA办公自动化系统（以下简称OA系统）功能强大，几乎涵盖了企业所有日常办公与管理事务。该系统主要功能包括新闻处理、邮件处理、公告处理、任务处理、领导日程、发文等，这些功能对于单位信息化管理十分有利，只是当前大多数企业并不知道要采用何种方式才能保障OA系统最大化提升企业管理信息化水平。
2 OA办公自动化系统设计原则分析
2.1 OA系统技术原理
OA系统功能实现离不开相关设计技术原理，该系统在EPR基础上对企业相关信息资料进行管理。系统中包含了数据集成与信息管理两种主要技术，由于信息管理与集成强大，一方面提升了企业信息资源共享能力，另一方面提升了企业信息应用能力，也能不断提升管理水平促进企业进一步发展。当前OA系统是大多数企业信息化管理核心，提升OA系统实践能力无疑可以提升企业信息化管理水平。
2.2 OA系统设计原则
相关技术人员在进行OA系统设计时需要注重相关原则，按照原则提升系统设计水平，使得系统可以不断完善，更好地为企业管理水平提升提供保障。第一，注重相关移动办公技术开发。在OA系统设计中相关技术人员要注重移动办公技术开发，不断满足企业与社会需求，提升企业管理能力。第二，注重自动化技术运用。OA系统目的之一在于推进企业办公自动化，所以相关设计人员一定要注重自动化技术运用，提升系统自动化效率。第三，数据处理功能完善。相关设计人员注重数据处理功能完善，一方面帮助企业对相关信息进行搜索，另一方面帮助企业删除重复信息，保障信息有效性。
3 单位信息化管理中利用OA办公自动化系统的意义
3.1 提升工作成效
利用OA系统可以帮助企业提升工作速度，提升管理质量，为企业发展提供必要条件。第一，利于企业整体管理。企业做大做强之后，企业分公司分散地域比较广阔，如果采用传统管理方式，无论派专员或者是进行电话联系等，多少都会对相关管理信息传递速度与质量造成不利影响。通过OA系统恰好可以解决这一问题，利用OA系统跨越地域限制，将母公司与子公司有机联系形成一个整体，提升企业管理水平。第二，利于管理透明化。传统管理方式业务审批流程比较复杂，对相关业务进程监管不利，对管理工作效率提升造成不利影响。利用OA系统可以进一步将业务信息透明化，让管理更加透明，对企业管理信息的共享还有很大好处。第三，利于企业员工协同工作。通过OA系统可以进一步协调员工工作，方便提升企业员工合作积极性，提升企业管理水平。
3.2 方便搭建与完善集中式管理
企业管理信息化推进中相关平台搭建与完善可以进一步提升企业管理水平，促进企业信息化进一步提升。通过OA系统可以将企业全体结合为统一整体，将企业中相关管理人员与所有员工汇聚到系统之中，提高管理能力方便企业完善集中式管理。OA系统信息处理迅速、相关企业事务记录与处理全面、发文收文便捷，进一步促进企业管理信息化水平提升。另外，利用OA系统可以将收集到信息进行共享，方便企业员工通过OA系统对企业整体管理信息进行掌握，方便积极、健康企业管理氛围的营造[1]。企业氛围对企业员工工作热情影响比较大，企业具备积极向上氛围，有利于促进企业全面发展。 3.3 明确工作流程
通过OA系統方便企业工作流程明确，为企业相关工作秩序提供保障，促进企业进一步发展。第一，通过OA系统上下级工作申报与迅速审核，上级对相关规定传达可以迅速实现，对下级信息上传也十分有力。第二，每一项工作具体时间可以具体规定，保障企业管理工作秩序，进一步促进企业富强壮大。第三，方便企业无纸化进程推进。利用OA系统处理相关管理信息，可以减少办公中传统纸笔使用，进一步提升企业办公无纸化办公水平，提升企业管理信息化水平，为企业发展提供必要条件。
4 在单位信息化管理中利用OA办公自动化系统的实践路径
4.1 不断深化OA系统
单位在利用OA系统时，需要不断深化OA系统的运用，不断完善OA系统，为企业信息化管理提升提供条件。第一，对OA系统进行更新，以适应企业发展需要。OA系统发展具有一定趋势，单位信息化技术人员可以不断完善OA系统，进一步推进企业信息化管理水平的提升。企业在相关技术整合方面，需要将企业行政管理、档案管理、信息管理深入整合，为企业信息化管理助力[2]。第二，注重技术应用宣传。除了相关系统技术开发之外还需要对相关技术人员的技术应用能力进行培训，全面提升管理人员管理能力，促进企业朝着正确方向发展。第三，及时监测OA系统稳定性与安全性。企业在日常管理中需要注重系统稳定性监测，一旦发现漏洞及时进行修复，不断提升企业管理信息水平的提升。
4.2 合理利用OA系统
企业在日常管理中需要注重相关OA系统利用，不断提升系统利用率促进企业信息管理水平提升。相关信息管理人员需要注重岗位职责。首先，不同岗位利用功能不同。在进行相关系统推广方面，企业需要注重不同岗位不同技能培训，实现专岗专职，以提升企业信息化管理水平[3]。例如，如果属于企业绩效管理部门，对其培训时需要适当增加相关财务处理、数据处理等信息培训，提升财务绩效管理人员水平，为企业管理信息化提供保障。再次，注重相关系统利用情况检测。企业在运用相关信息化管理手段OA系统时，需要定期对员工利用情况进行检测，全面掌握员工系统利用情况，对更新系统技术及时进行培训，提升员工运用能力，促进企业信息化管理迈上新的台阶。最次，关注OA系统利用情况监督。相关管理部门及时监督系统使用情况，保障系统应用质量。
4.3 OA系统利用管理
企业在运用OA系统时需要随时对运用情况进行管理，全面掌握企业运用水准，为企业发展提供必要支持。首先，企业需要注重对企业员工职业素养进行调查。企业在管理中需要注重相关人员职业素养调查，根据员工具体情况开展相关OA系统使用技巧与注意事项培训，个性化培训提升员工使用OA系统水平，为企业信息化管理水平提升提供先决条件。其次，企业可以利用OA系统对企业发展目标进行制定。企业在发展中可以通过OA系统对企业信息进行整合，全面掌握企业具体情况，整合企业信息制定更为科学与适应企业自身发展的战略，保障企业按照目标一步一步发展下去。再次，企业要注重相关工作流程完善。利用OA系统企业可以对相关工作流程进行安排与完善，方便员工按照相关流程投入到工作之中，保障工作有序推进。最后，注重系统安全性。在系统使用过程中为了保障系统信息保密性，企业需要根据自身技术情况设定保密级别比较高的安全密匙，进一步保障企业信息安全化。
5 结语
综上所述，OA办公自动化系统在单位信息化管理中的实践路径比较多，企业可以从不断深化OA系统、合理利用OA系统、OA系统利用管理三方面，全面提升企业系统应用水平，进一步促进企业信息化管理水平的提升，促进企业进一步发展。另外，企业在应用相关技术地同时还要不断完善企业内部管理体系，不断提升企业管理综合能力，为企业朝着更为积极方向发展提供必要条件。
【参考文献】
【1】夏景辉，秦义展，李昱见.用户统一管理在郑州轨道信息化建设中的研究与实现[J].计算机应用与软件， 2019，36（6）：16.
【2】方静.办公自动化（OA）系统在企业信息化管理中的实践与应用[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2019（7）：55-56.
【3】丁波，王晓宇.浅析OA在企业管理中的意义及实现途径[C]//第三十二届中国（天津）2018 IT、网络、信息技术、电子、仪器仪表创新学术会[A]，2018.
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