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大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设分析

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  摘 要:随着“大数据”时代的到来,各行各业的发展都受到了极大的影响,高校的人事档案管理也不例外。大数据时代下,高校人事档案管理发生档案数量呈直线上升,人事档案的来源趋向于多元化,档案信息异构化,档案管理信息化等一系列的变化。本文就大数据时代下高校人事档案管理信息化建设,进行研究和分析。
  关键词:大数据时代 高校人事档案管理 信息化建设
  中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2020)05-00-01
  一、大数据时代下高校人事档案管理的现状
  1.人事档案信息更新不及时
  由于档案的特殊性,其档案的内容具有极强的保密性,且大多数都被掌握在组织的手中,不能在社会上扩散和传播,更不能使其公开。所以,档案的管理方式都一直较为保守,档案的收集也一般都是通过“档随人走”的方式进行,就是干部将自己的档案主动调到用人单位,用人单位也只能被动的进行接受。如果档案人员在进行档案管理时产生疏忽,导致某个或者某批档案被“尘封”,那么这批档案的信息内容就无法及时进行更新,必然会导致人事档案内容的不完整,使其管理也变得混乱。
  2.人事档案信息化管理平台建设不到位
  高校的人事档案是高校干部工作、重要人才工作的重要信息,而且在干部或者是职工进行晋升时是重要的依据之一。因此,高校的领导应当重视人事档案的管理,加大对人事档案管理的关注力度和人力、物力、财力方面的支持力度,但在实际情况中却并非如此。许多高校领导认识不到人事档案管理的重要性,就导致高校人事档案在进行管理过程中的问题无法解决,严重阻碍了人事档案管理的发展和信息化管理平台的建设。
  3.数字化、信息化程度低
  近几年来,随着国家干部人事档案管理方面相关政策及法规的相继出台,在“大数据”时代背景下,各大高校纷纷对人事档案管理进行了变革和创新,尤其是在人事档案管理中运用信息化技术,努力跟进社会发展步伐。但在实际情况中,由于各方面原因导致高校人事档案管理的信息化、数字化不能满足日常的工作需求,如:数据库的不完整、基础设施的缺失、系统功能的欠缺等,从而导致档案利用率低下、档案管理工作效率低下等问题,都严重阻碍了高校人事档案管理信息化的发展。
  4.管理人员综合素质不高
  高校人事档案管理信息化的建设,对人事档案管理人员也提出了更高的要求,相关的管理工作人员不仅要有一定的计算机技术基础,还要掌握一定的信息技术,从而才能通过软件系统操作完成电子档案的管理,并且还能够对硬件设施进行日常的维护,这些都需要综合素质较高的创新型人才。但在目前高校对于人事档案管理工作人员的招聘上,“门槛”设置的较低,对应聘人员的学历、知识技能等都没有做出明确的要求,从而不利于档案管理信息化进程的推进。
  二、大数据时代下推进高校人事档案管理信息化建设的措施
  1.加大人事档案的收集、审核整个力度
  首先,各大高校的人事档案管理部门,要建立健全的相关管理制度,完善日常管理工作中存在的问题,如制定高校人事档案信息定期上传制度、人事档案管理规范制度等。通过相关的规定制度,严格规范管理人员的操作流程和操作规范,确保档案管理工作人员能够及时的收集人事档案资料,并定期按时的对人事档案资料进行更新和补充,从而避免人事档案信息内容缺失甚至人事档案丢失情况的发生。其次,高校对于人事档案要进行严格、细致的全面排查,对于存在虚假信息、错误信息、填写错误等一类的情况,及时采取相应的措施,从而保证人事档案信息内容的真实性、准确性和规范性。
  2.推进人事档案管理信息化、数字化管理
  在“大数据”时代背景下,人事档案管理信息化、数字化是社会发展的必然趋势,因此高校应该加强对人事档案管理信息化建设的重视,加大力度建设和完善相关的电子信息化平台,保证相关建设项目资金的充足,并将其纳入学习的发展规划。力争将人事档案管理的信息化、数字化水平提升上来,以此达到档案存量数字化、利用网络化以及增量电子化。但是由于人事档案的重要性和安全性,高校要特别注意对人事档案的保护,应设置相应的防火墙和安全系统,避免外界用户侵入系统对人事档案进行恶意篡改和删除,其次还要加强电子档案的前端控制,将已经归档的档案设置成自动上锁,已经上锁的档案就无法进行编辑和修改,同时也不能被删除,避免内部人员进行纂改,从而影响人事档案的真实性。
  3.加快信息化平台的建设
  高校在建设人事档案管理信息化平台时,要注意依托校园网的网络共享特性,通过校园网对人事档案管理系统和校园的OA办公系统进行无缝衔接,从而实现档案的远程管理、查询和利用,从而大大提高了人事档案的利用效率,并省去了查閱、翻找等不必要的人力资源。信息化平台的建设非常重要,它直接决定了人事档案管理信息化水平的高低,而且信息化平台的建设还有利于档案数据库的建成,推动档案管理信息化的发展。
  4.提高管理人员的业务素质
  高校要积极组织相关的知识、技术、技能培训,并设置严格的上岗要求,只有通过相关的知识技能考试,人事档案管理人员才能上岗,这样不仅避免了因为管理工作人员自身知识储备不足,从而造成管理工作效率低下、管理质量不强等问题的发生,还能推动人事档案管理信息化的良好发展。其次,加强对相关管理工作人员的思想培养,使其树立正确的工作思想,严格、认真对待自己的管理工作。防止管理工作人员因自己的工作性质,而自暴自弃否认自己的自我价值和工作价值,从而对工作产生厌恶和消极的情绪。最后,加强对档案管理人才的发掘和培养,通过提高待遇、校企合作、公开招选等方式引进先进的技术型人才,从而为高校人事档案管理信息化建设注入新鲜的动力,有效推进信息化建设。
  结语
  在“大数据”时代背景下,高校的人事档案管理信息化建设并不是能够一蹴而就的,而是需要长期不断地发展。因此,相关负责人在这个过程中一定要有耐心和决心,并要做好充足的准备,以此才能完美完成高校人事档案管理信息化的建设。
  参考文献
  [1]任南竹.大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨[J].劳动保障世界,2018,(3):51,53.
  [2]周蕾.高校干部人事档案科学管理之路——信息化建设[J].经贸实践,2019,(1):160-161.
  [3]亢云洁.大数据时代背景下高校人事档案的信息化建设[J].科技视界,2018(2):125-126.
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