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浅谈县级档案馆档案征集工作的优化对策

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  摘 要:档案资料是档案馆存在的基础,档案征集工作作为档案接收工作的有效补充形式,为档案馆丰富馆藏和改善馆藏结构起到了重要的作用。近年来,一些地区的档案征集工作取得了明显的效果,档案馆藏数量不断增加,馆藏结构不断优化。但是,受地区经济社会发展不均衡等原因影响,档案征集工作在不同地区之间却存在较大差距,档案征集工作存在很多困境。本文旨在探究如何对档案征集工作进行优化,从而更好的开展好档案征集工作。
  关键词:档案馆 征集工作 优化对策
  中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2020)05-00-02
  随着经济社会的发展,单位和个人对档案事业的重视程度都不断提高,档案事业也取得了突破性的发展。在2014年5月份中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,随后中共山东省委办公厅、山东省人民政府办公厅也印发了《关于加强和改进新形势下檔案工作的实施意见》,旨在推动全省档案事业科学发展。
  在《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》中,明确提出“建立健全覆盖人民群众的档案资源体系”,在2016年4月公布的《山东省档案事业发展“十三五”规划》中,总体目标第二条就是构建多领域全覆盖的全省档案资源体系,由此可见,国家和地方档案馆对档案资源体系建设的重视,而推动档案资源体系建设的最直接手段就是档案征集。
  一、做好县级档案馆档案征集工作的重要性
  对于各级国家综合档案馆来说最重要的是档案资源,档案是档案馆赖以存在的基础。众所周知,档案馆藏的主要来源就是接收和征集,作为档案接收工作的补充形式,档案征集工作对国家综合档案馆来说至关重要。
  1.开展好档案征集工作可以有效防止社会散存档案资源的丢失和损坏。除了各个机关企事业单位形成的档案之外,最多的就是散存在社会上的各种零散档案资源,大多数存在于个人手中,这种散存的档案,受个人档案意识薄弱,认识不到档案的重要性等原因,存在着极大的安全隐患。比如在档案征集工作中,经常遇到有说随着拆迁或者搬家等原因,导致个人收藏的很多东西都遗失或者残缺了。有的档案虽然说可能经济价值不大,但是对于记录社会发展来说却有着很重要的意义。
  2.开展好档案征集工作可以更好的保护好历史文化遗产等重要资源。每一座城市都有自己的文化底蕴,尤其是一些老城市,以菏泽市为例就有很多的古曹州的很多历史文化,这不仅代表着城市的发展历史,更是城市的文化底蕴,是城市的记忆。档案详细的记录着城市的发展步伐,城市的发展过程中形成的档案就是城市文化的深厚积累,也是城市文化遗产的载体。对于一个城市来说,城市发展的档案是一种极其宝贵的财富。比如近年来,随着城市化进程的加快和棚户区改造,导致越来越多的民间街巷散存的档案面临被损坏的风险。由此可见,开展好这部分档案的征集工作,将会更加有利于历史文化遗产的保护。
  3.开展好档案征集工作可以丰富馆藏、满足地方特色档案建设需要。档案馆藏的多样性是档案馆的一大特色,而丰富馆藏类型的主要渠道就是征集。众所周知,每个国家综合档案馆都会设置特色档案,特色档案能够生动鲜活的向我们展示一个地区的经济建设和社会发展等各个方面的成绩,能直观的反映出一个地区的政治、经济、文化、社会风俗等特色,能有力的展示本地区的特色和优势,还能起到宣传本地的作用,从而对本地区的现实生活的将来的发展产生重要的作用。在特色档案的建设之中,征集工作则更加能满足地方特色档案的建设需要,加大对该地域形成的社会风俗、生产生活方式、文化遗产、地方特产、历史人物等内容的征集和开发,从而促进本地区经济社会的发展。
  4.开展好档案征集工作是满足档案服务社会、服务大众需求的有效途径。档案的价值在于利用,档案利用服务是档案满足社会和广大公民档案利用需求的一项重要活动。在“为党管档、为国守史、为民服务”这一宗旨中,我们就能够看出档案工作的重要作用。但是如何为社会、为社会大众提供更加全面、优质的服务一直是兰台人的努力方面,但是有一点却是毫无疑问的那就是加大征集力度,全力做好档案征集工作。我们可以想一下,假如我们征集的内容少,馆藏档案资源有限,那么在档案利用时我们就没法查档档案,那也就没法满足查档的需要。因此,只有我们加大档案征集工作力度,不断丰富我们的馆藏,才能更好的做到为社会服务、为人民服务。
  二、县级档案馆档案征集工作中存在的问题
  近年来,各级档案馆都把征集工作作为一项重要的工作任务,也开展了大量的征集工作,使档案馆藏不断丰富,馆藏情况得到了较大的改善,但是与档案馆藏的需要和结构改善目标相比较,仍然存在不小的差距。而且实际档案征集工作中也因为各种各样的问题,导致在征集工作中仍然存在着一些不足之处,主要有以下几点。
  1.部分档案工作人员对征集工作认识不够。大多数的档案部门几乎每年都会下发档案征集的通知,要求相关单位做好档案的移交和进馆工作,但是由于单位的领导和工作人员对档案征集工作理解不深、认识不够,出现不支持、敷衍了事的现象,导致档案征集工作难以开展下去。而且,在实际的工作中,有的单位领导和档案工作人员重视档案的保管与开发利用,在档案库房的软硬件配置方面、档案的开发利用方面投入精力和资金想多较大,而对于丰富馆藏重视不够,片面的强调做好档案的接收进馆工作,而忽略了档案征集工作。
  2.档案征集机构和征集体制、机制不健全。受编制人数限制,县级档案馆大多数没有专门的档案征集机构。大多数的县级档案馆把征集工作与其他业务工作安排在一起,有的与保管利用工作合并,有的与编辑研究工作合并。虽然有安排这项工作,但是因为其他业务工作大多有具体的任务目标,而档案征集工作缺乏明确的法律规定,对于档案征集工作没有明确的目标任务,从而导致档案征集工作没法正常开展。
  3.社会大众的档案意识不强。大多数的档案征集对象缺乏对档案的了解,档案意识不强,对档案征集工作认识不足,缺乏了解,这就导致对档案征集工作不够支持。甚至,有的单位的领导都对档案征集工作不予支持和配合,在征集相关活动档案时以各种理由搪塞、推诿,给档案征集工作带来许多的困难和麻烦。例如,在国家和省级领导来县级调研考察时,大多由报社、电视台等媒体负责拍照、录像等工作,但是档案部门没法参与其中,事后征集相关影像资料也是困难重重,大多数是不了了之。   4.档案征集的资金不够充足。当前人们的经济意识不断增强,文化水平也普遍提高,这就使得人们对散落在自己手中的档案资源格外重视,在征集过程中大多会遇到需要花钱购买的情况,但是作为县级档案馆本身经费就少,用于档案征集工作的资金则更少,这就给档案征集工作带来较大的困难。此外,征集工作中为了获得第一手资料,难免会参与一些较大的活动,但是迫于资金不足,也就难以购买专业的声像采集设备,直接影响了重大活动的跟踪拍摄和资料采集。
  5.缺少专业的档案征集工作队伍。由于征集工作在县级档案馆中开展的不够好,导致征集人员配备数量严重不足,大多数都是其他科室人员兼职从事,没有一支高素质的档案征集队伍。此外,县级档案馆在对征集人员的培训方面投入也相对较少,导致在征集过程中主动意识差,采用的征集程序也比较老套,征集水平相对较低。
  三、县级档案馆档案征集工作的优化对策
  档案接收工作作为档案馆的日常业务工作,有《档案法》明确规定,以法律的形式强制人们执行,因此档案接收工作来历开展的都是很顺利。但是档案征集工作与档案接收工作的被动等待进馆不同,需要主动出击,积极主动做好档案征集工作。服务经济社会发展,解决社会大众查档需求,提供丰富、便捷的档案信息服务是每个档案馆的义务责任,县级档案馆都要积极优化对策,切实有效解决档案征集工作中的难题。
  1.加大宣传力度,提高社会大众的档案意识。县级档案馆要积极利用媒体、6·9国际档案日集中宣传等方式加大对档案征集工作的宣传,提高社会大众对档案征集工作重要性的认识,使得社会大众能主动、自愿的将手中散存档案捐赠或者寄存于档案馆,对于寄存到县级档案馆的档案向档案所有人提供明确的证据,并为他们随时利用提供服务,对于捐赠的要出具捐赠证明,让他们感受到捐赠带来的荣誉。这种做法不仅能使档案在得到有效保护的同时,还能使其得以发挥其价值和作用。
  2.建立完善的档案征集机构,加强与外界合作。县级档案馆要尽可能地设立档案征集科室,专门负责档案征集的日常工作,并保证征集工作的正常开展。此外,档案征集科室要努力建立起自己的征集渠道和征集网络,多与电视台、报社等部门合作,尤其是对于大型的活动,充分利用他们的资源,充分收集好活动档案。
  3.完善档案征集机制,为档案征集工作提供有效保障。县级档案館要把征集工作纳入日常工作之中,规范制定档案征集工作制度,严格制定考核细则,为档案征集工作提供制度保障。在工作中,要定期对征集工作进行考核测评,将成绩纳入年度考核和评先树优工作中,从而充分带动工作人员的积极性,以此促进档案征集工作的顺利开展。
  4.加大资金投入,探索设立专项征集资金。当前征集工作中除了做思想工作外,就是要靠资金支撑,然而县级档案馆作为公益类事业单位,除了正常办公经费之外并无其他收入,这就导致档案征集资金极度匮乏。要想做好档案征集工作,政府部门就要加大对档案馆的支持力度,地方财政要加大档案征集资金的投入,为档案馆的征集工作设立专项征集资金,保证征集工作的正常开展。
  总之,档案征集工作是县级档案馆的一项重要工作,作为档案馆,我们要积极探索档案征集工作的应对之策,努力做好档案征集工作,不断优化档案馆馆藏档案结构,丰富档案馆藏,切实履行好档案馆的职责。
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