推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化探析
来源:用户上传
作者:
摘 要：档案管理工作的开展对于整个机关事业单位的持续发展有着重大影响以及重要意义，其不仅正面体现着领导的管理能力，而且会直接影响机关事业单位的进展和运行。因此，机关事业单位的档案管理人员必须坚持规范化、标准化的档案管理原则，不断深化落实信息化手段与自身档案管理事宜的融合，提升信息档案管理的现代化水平。基于此，笔者依照自己多年的工作心得写下本文，将从多维度阐述机关事业单位档案管理规范化、标准化建设的途径，希望对机关事业单位的良性发展有所帮助。
关键词：机关事业单位 档案管理 规范化 标准化
中图分类号：D630.1;G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）05-00-01
引言
近些年来，各大机关事业单位纷纷就档案管理工作展开无纸化、电子化改革。但是，受到技术因素和管理水平的限制，部分机关事业单位还仍旧存在管理滞后、科学化水平低等实质性问题，导致档案管理仅能算是差强人意。随着信息量的激增，机关事业单位的档案管理工作难度将会进一步增加。因此，相关工作人员必须想方设法，早日推行规范标准的档案管理，为机关事业单位的进一步发展注入竞争力。
一、提高标准化档案管理意识
各单位在进行档案管理工作规范化标准化建设的规划时，规范化标准化管理模式的制定是基准点。因此，机关事业单位中的相应负责人员应该加大对新时期的管理工作的认知，不要把这项工作看作是一个简单的工具的角色，而应该把这作为一项艺术。客观来说，档案管理人员应该在大量的工作中总结经验，合理利用已有的经验和技术对档案服务材料进行健全完善。尤其是在提取和应用档案数据信息的过程中，相关档案管理人员可以适当引进先进的档案管理软件，提高电子化建设意识，同时还要尽可能保证档案服务的价值能够被充分发挥。因此，这也就要求档案管理人员以严谨负责的责任意识找准档案管理的目标位置，以娴熟牢靠的技术对档案进行精准查询，确保档案管理工作的各方面效率得以满足机关事业单位的运行需求，保障机关事业单位的长足进步。
二、健全规范化档案管理体系
档案管理工作的质量和效率直接关乎着机关事业单位各项事物的运行效率，间接影响广大人民群众的切身利益。是以，相关工作人员应该早日将规范化档案管理体系的构建提上日程，打造可以支持档案管理人员高效率展开相应工作的档案管理系统。因此，机关事业单位应该组织档案管理的一线人员集中学习行业的相关要求准则以及先进的互联网技术，对每一名工作人员的职责分工进行精细化管理，早日达成纸质档案向电子档案的转化，提高档案管理的有效性和安全性。由于规范化档案管理体系的构建需要用到先进的信息技术，因而机关事业单位的领导层人员可以酌情而定，适当提升对档案信息管理系统的资金支持力度，尽可能压缩健全规范化档案管理体系的周期。除此以外，这项工作还讲求实效性和动态性，因此，相关工作人员可以结合实际情况采用大数据技术来筛选档案信息，为规范化的档案管理体系赋予动态化监测职能，实现对机关事业单位内部档案的全面掌握。最后，机关事业单位应该针对人员的岗位职责制定严谨的责任追究制度，确保档案管理系统建设、档案管理工作开展的各项细节能够得到有效落实，避免在推动其规范化标准化进程的过程中出现推卸责任的问题，提升部门人员的责任心。
三、升级现代化档案管理模式
近些年来，机关事业单位的工作任务愈加繁重，在工作过程中应用到数据信息的频率愈加频繁，多项工作的实施中都可能涉及到对档案数据的分析和研究。面对全新的工作发展态势，以往的纸质档案管理方式显然难以达到机关事业单位发展的新需要。因此，档案管理工作人员应该协同专业技术人员创新档案管理模式，来提升档案管理效率。在实际的工作过程中，机关事业单位的档案不仅数量上繁多，种类上也令人眼花缭乱，所以，只有借助先进的工作模式，工作人员在开展相应工作的过程中才能有章可循、有据可依。比如说，档案管理人员日常必备的档案维護工作就使保证病毒查杀、数字化扫描等各个环节都落实到位，切实保障各类档案的安全性和保密性。尤其是在对一些十分重要的档案资料进行管理时，必须要对其进行备份。所以说，档案管理部门的人员必须严格遵循国家法律法规以及机关事业单位章程的具体要求，一丝不苟的做好各项档案查询与管理工作，在不断的探究摸索中，逐渐形成全新的标准化规范化档案管理模式。
四、完善信息化档案管理流程
在推动档案管理工作标准化规范化建设的进程中，相关人员必须将信息化管理理念和信息化技术渗透到整个管理流程中。首先，在案卷普查阶段，档案管理人员应该有一双火眼金睛，定期清理价值不高、制作粗糙的档案，避免资源的浪费。同时，对于价值较高、对事业发展具有重要意义的档案要进行强化管理，并对不同部门、不同性质、不同种类的档案进行分类整理，提高档案管理的实效性。其次，档案管理涉及到重组档案的环节。因此，档案管理人员应该借助大数据技术分析档案间的内在联系，而后对档案加以重新组合。尤其是对于一些缺乏目录和页码的档案，档案管理人员更要高度重视，确保档案在重组之后完全符合国家和相关部门的要求标准，并大范围地解放档案室的场地。最后，由于各大机关事业单位正在不断推动纸质档案管理向电子档案管理的进程，因而档案管理人员应该对档案的分类号进行重新编码管理，提高计算机检索识别的精确度。除此以外，对档案的精准分类将会大幅度提升计算机的检索效率，相关负责人员应该着重检查档案的前后标引是否一致，对不合理的部分进行及时修正。
结语
综上所述，机关事业单位档案管理的改革正处于进行时，在改革的关键时期，档案管理人员必须遵循标准化、规范化的大方向，加大信息化技术在该项工作中的使用力度，制定更加科学有效的管理模式和管理体系，确保档案管理工作能满足实际需求。
参考文献
[1]梁琴.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].商讯，2020（10）：128.
[2]周本仙.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化措施[J].办公室业务，2020（04）：133-134.
[3]刘艳.新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].办公室业务，2020（04）：163+168.
[4]李歌.机关事业单位文书档案电子信息化的管理[J].电子世界，2020（02）：78-79.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/4/view-15254561.htm
