办公室文书档案归档工作探讨
来源:用户上传
作者:
摘 要：办公室是单位组织运转的核心与信息交流中心，而办公室文书档案则是对本单位各种大小事件的发生发展过程与解决方法的一种记录形式，是他们进行日常管理的主要环节与方法。随着互联网技术与电子信息技术的发展，信息量急剧增加，使得办公室文书档案归档工作的重要性越发凸显。当前很多单位并没有认识到其重要性，对其战略决策与工作效率产生影响，进而影响到自身的稳定发展。本文主要探讨了办公室文书档案归档工作的问题与解决措施。
关键词：办公室 归档 文书档案 问题 解决措施
中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）06-00-01
文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。
文书档案管理是一项细密且流程复杂的管理系统，不仅要立足于对各种档案信息资源进行有效的收集，还要从根本上对重要的文件档案进行分类、整理和存储。它是人类文明传习与继承的重要技术形式，需要具备专业的技术与知识。在现代社会中，办公室文书档案的管理工作极为重要，对单位组织的发生发展有着极大帮助和促进作用。各单位必须加以重视，根据实际情况制定有效的措施，提高办公室文书档案归档工作的效率和质量，使其作用得以充分发挥。
一、办公室文书档案归档的作用
办公室文书档案归档工作的作用极为重要且不可替代，可起到促进本单位健康发展的作用。办公室文书档案归档的作用主要体现在以下几个方面：
一是能够为后续工作的开展奠定基础。工作中，各单位将产生许多文件以及原始记录，都需要及时进行文书档案收集并归档，根据归档结果展开工作，因此要想保证后续工作顺利开展，加强办公室文书档案归档工作管理十分重要。
二是可使工作效率提高，办公室文书档案归档可为相关管理活动提供参考，做好办公室文书档案归档工作能够使资料信息的整理与收集难度降低，使管理活动开展得更加高效。
三是有利于决策更加科学。办公室文书档案内容能够记录单位发展的进程，可为建设单位文化工作奠定基础，同时，对其进行分析，能够根据单位近期的发展趋势情况制定决策，使之更为科学。本单位要想获得稳定发展，使自身的管理更加有效科学，就必须要做好办公室文书档案管理，提高其管理质量与效率。
二、办公室文书档案归档中存在的问题
1.信息化管理匮乏
在科学技术不断发展的影响下，电子信息技术开始广泛普及，促进了各行各业工作效率与质量的提高。虽然办公室档案归档工作也应用了信息技术，但并不够广泛，大部分档案仍为纸质，很容易破损或丢失，影响归档管理工作。另外，缺少相关的应用软件，再加上有些工作人员不熟悉电子信息技术的操作，使得信息化管理的效果并不理想。
2.缺乏管理意识
以前，很多领导没有认识到办公室文书档案归档工作的重要作用，认为其无法起到提高工作效率的作用。再加上，文书档案管理工作很难做出成绩，工作人员积极性不高，工作效率低下。许多工作人员不是十分重视这项工作。
3.缺少规范管理
当前，大部分单位已经越来越重视办公室文书档案归档工作，并开展了许多相关活动，但在实际操作中，缺少相关的管理制度，导致相关工作人员的工作流程与行为没有规范;同时缺乏监督机制，使得工作人员进行办公室文书档案归档工作过程中随意性强，很容易出现归档错误、档案丢失等情况，且无法及时发现，最终导致档案管理工作效率不高。
三、办公室文书档案归档中存在问题的解决措施
1.提高重视程度
单位管理人员要加大对办公室文书档案归档工作的重视程度，定期开展相关活动或会议，切实帮助员工树立文书档案归档意识。为提高工作人员的积极性，可适当提高文书档案管理工作人员的待遇，對档案管理工作进行定期检查，并把考核结果纳入业绩考核中。同时要做好宣传工作，主要为以下两方面：一方面是强化档案归档作用的宣传，并积极落实，提高档案管理人员的积极性;另一方面是充分利用互联网平台与信息化技术，以此提高宣传力度，进而保证档案归档工作能够更加顺利的推广并落实。
2.利用电子信息技术
积极利用电子信息技术，将电子信息技术与办公室文书档案归档工作相结合，进一步完善电子档案技术，使其逐渐替代纸质档案，以此提高文书档案收集、储存、借阅与处理等工作的效率，使档案归档工作的效率提高。单位可积极引进先进的文书档案管理的软件，并建立网络平台，专门用于文书档案归档工作，加快数据信息的传输与处理速度。
3.强化人才培养
单位可通过提高门槛与薪酬待遇的方式引进高素质专业人才，进而提高办公室文书档案归档工作的效率与质量。同时要强化对现有人才的培养，定期开展培训，提高现有档案管理人员的专业能力，细心、耐心和责任心的综合素养。在上岗前进行培训考核，只有考核达标后方可上岗工作，若考核不达标则重新培训。
4.规范管理方法
结合本单位的实际情况，制定完善的管理制度，明确档案归档、借阅、交接等管理操作的距具体流程，规范工作人员的档案归档工作行为，做到有规章制度可依可循，管理制度不仅要符合单位的实际情况，同时还要符合行业与国家制定的标准。此外还要建立完善的监督管理机制，定期进行抽查，保证相关工作人员能够认真履行本职工作，使得办公室文书档案效率的提高。
结语
办公室文书档案反映出本单位整体的管理情况、决策情况、活动内容等信息，对本单位的决策与发展有着重大影响。在信息化时代，办公室文书档案归档工作越发重要，为保证归档工作的效率与质量，相关人员必须加以重视，广泛调研，及时发现办公室文书档案归档工作中存在的问题，并结合实际情况制定解决措施。
参考文献
[1]党景丽.文书档案数字化归档管理模式的探讨[J].甘肃科技，2019，35（23）：
73-74+54.
[2]王平.信息化技术在医疗设备档案中的开发及利用[J].中国医疗器械信息，2019，25（21）：158-159.
[3]谭娜.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].文化创新比较研究，
2018，2（31）：131+133.
[4]范君梅.谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].科技资讯，2017，15
（03）：123-124.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/4/view-15280644.htm
