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档案管理中存在的问题及应对策略分析

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  摘要:随着社会经济的不断发展,相应档案管理问题得到了越来越多的重视,在目前发展现状下,档案管理工作存在着许多细节上的问题,使得档案管理效率受到了相应限制。因此,本文从时下角度出发,首先,对档案管理工作的重要性加以明确;其次,对目前档案管理之中存在的问题深入分析,在此基础上,提出解决文书档案管理问题的具体策略,以求能够大幅度提升档案管理工作整体效率以及质量。
  关键词:档案管理;问题分析;具体对策
  中图分类号:G27 文献标识码:A  文章编号:1003-9082(2020)07-00-01
  引言
  档案管理质量是事业单位管理水平的重要体现。在信息化时代之中,对于档案管理方式更应当进行创新,从而提升管理质量,针对档案管理当中存在的问题,采取行之有效的解决措施,使得档案管理水平能够得到有效提升。
  一、事业单位档案管理工作的重要性
  随着当前国民经济的飞速发展,我国的各个行业都受到了相应影响。在发展过程之中,文书档案管理工作也是其中关键环节,也从侧面体现出了相应行业的健康发展程度。档案管理之中,主要包括重大事件资料、相关行政人员档案、工作人员资料以及单位历史等,其中大部分档案都是以纸质版为主,这就使得各种档案的保管工作更加难以开展。在目前现代化技术飞速发展的时代中,将传统档案管理方式进行有效改革是至关重要的,但从本质上来看,档案管理工作是对相应单位发展历史所进行的真实记录,相比于普通文献,文书档案具有明显特殊性,而这种特殊性主要表现在法律方面,使得档案管理能够更加客观性。相应档案管理人员应当采取现代化管理方法,在保证信息完整性的同时,让相应档案管理工作能够有效开展[1]。
  二、事业单位目前档案管理中存在的问题
  1.档案管理方式比较落后
  在档案管理工作中,管理方式比较落后是其中的明显问题。在事业单位之中,各种档案还是以纸质文件作为载体,各种各样的档案都是由大量的纸张进行堆积而成,这些档案一旦入库,就会使得日后相应档案搜尋工作难以开展。另外,在大部分单位中,虽然已经对相应档案信息进行现代化管理建设,但也仅仅局限于将相关纸质档案转变为电子形式,并没有在全方位上对总体档案管理工作进行改善,使得档案调用过程缓慢。这种落后的管理方式会直接影响到整体档案管理工作的效率,甚至会让相应工作人员的工作热情大大下降,影响档案管理工作整体发展[2]。
  2.相应档案利用率相对较低
  将档案管理调用服务进行有效管理运用,也是档案管理工作的日常工作内容,也进一步反映出了档案管理工作对于员工自身发展的服务性。同时,相应档案能够为单位具体管理提供坚实的数据基础,通过对于相应财务档案资料进行分析,可以将单位中的具体情况进一步明确,从而有效规避发展过程中存在的风险。但在实际过程中,相应单位很少会根据个人发展需要或是企业发展需要进行档案调用。而经常出现的一种情况就是,单位管理者对于档案进行调取,大多是为了针对政府工作检查或是相应研讨会议的具体需要,而员工需要调取档案大部分就是因为离职。因此,在单位当中,大部分员工对于档案运用几乎一无所知,使得档案的利用率以及服务性都逐渐降低。
  3.档案管理的信息收集问题
  相应单位档案管理资料,具体包括过后不同部门的日常业务报表、员工入职、员工发展档案以及制度改革文件等。因此,在档案管理工作中需要收集大量的信息,由于各种档案资源分散广泛,再加上不同部门对于具体档案的收集需求完全不同,使得档案收集工作缺乏统一标准,材料不够全面完善,为日后相应编研工作的开展带来阻碍,导致档案收集工作进度缓慢,影响档案管理的及时归档。
  三、解决档案管理问题的具体策略
  1.推进档案信息化管理建设
  档案管理方法落后的主要原因,在于单位对于档案管理工作不够重视,使得信息化建设落实不当。而信息化档案管理方式能够十分高效的将各类档案进行统一管理,相应档案管理工作效率能够有效提升。首先,想要实现信息化档案管理,就必须要重视起档案管理工作,将信息化管理所需要的硬件设施、软件设施以及扫描仪等,及时进行购置;其次,还要制定出信息化档案管理具体战略,包括公单位档案库与政府档案库的对接、档案工作软件应用以及与相关部门的档案联网等,从而真正实施信息化管理战略,将各类档案在数据库中进行归档,以便为单位发展提供帮助。
  2.进行档案管理工作宣传
  文书档案利用率低的主要原因就在于相应单位的管理部门以及工作人员,都忽视了档案管理的重要作用,也无法认识到档案管理对与员工个人发展以及单位发展所起到的积极作用。想要有效解决这一问题,就要对档案管理工作进行有效宣传,使得单位上下都认识到档案管理的具体作用。单位档案管理人员还应当形成应用档案的意识,在具体宣传过程中,还可以将单位发展历史作为主题,进一步开展文化宣传活动,在具体活动当中,相应档案管理部门应当为单位具体活动提供强大支持。此外,档案管理部门还可以通过选拔“优秀员工”等方式,体现出档案管理对于员工发展所提供的帮助,以此来促进对于档案管理工作的重视力度。
  3.制定档案管理条例
  在档案管理的文件收集中,主要问题就是单位中对于档案管理并没有一个统一标准,尽管部分单位对于档案文件管理提出了具体要求,但执行力度却相对较弱,使得信息收集频率无法得到有效提升。因此,相关单位应当对档案文件形式以及各种文书资料进行规范,确定好各个部门提交档案的基本类型以及形式,再进一步下发给各个部门。而那些特殊档案,应当提前准备好提交的材料,以便进行相应资料收集。同时,还应当将相应资料提交过程列入相应负责人的绩效考评之中,对于各种迟交、误交档案的行为应当给予相应处罚,从而提升单位中各个部门对于档案管理工作的重视程度。
  结语
  目前的档案管理工作虽然存在着一些问题,但只要灵活运用信息化手段,积极完善各种档案管理工作,将总体管理形式进行改善。同时,还应当积极进行各类档案管理工作的宣传,使得各种问题都能够得到有效解决,从而将档案管理工作总体实效性进一步提升。
  参考文献
  [1]任维翠.环境监测档案管理存在问题及应对策略分析[J].中国新通信,2019,21(14):139.
  [2]方晶.档案管理问题及应对策略分析[J].办公室业务,2017(17):87.
  作者简介:武晓艳(1981.11—)女,民族:汉,籍贯:山西省吕梁市文水县,学历:本科,职称:中级,研究方向:档案管理。
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