如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化建设

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　　摘 要：本文阐述了当前机关事业单位档案管理的重要性，分析了其檔案管理工作中存在的主要问题，比如管理方式较为落后、没有形成完整的管理体系、存在认知上的偏差等，针对具体的问题，提出了规范化标准化管理的具体对策，加强对管理方式的优化，形成完善的档案管理制度，对档案管理职责进行明确，引导各部门人员增强对档案整理的意识。同时，对人员进行培训，提高其专业化水平。除此之外，针对机关事业单位档案管理，要加强信息技术的应用，建立科学的档案管理信息系统，提升档案管理工作的效率和效果。
　　关键词：机关事业单位 档案管理 工作规范化 标准化建设
　　中图分类号：G27  文献标识码：A    文章编号：1003-9082（2020）08-00-01
　　引言
　　众所周知，在机关事业单位内部管理的过程中，档案管理是其中非常关键的部分。在具体的档案工作开展时，要结合机关事业单位的特点，注重档案的保密性，同时，又能够发挥其公共服务职能。特别在当前的行政体制调整的过程中，对档案管理工作提出更为严格的要求，有利于推动各项工作的稳定开展，使档案管理工作更加规范标准。但是，当前事业单位档案管理工作所存在的具体问题也不容忽视，比如缺乏对规范化标准化的建设、管理制度欠缺、人员在技术问题方面存在不达标的现象，要针对具体问题提出有效的措施。同时，要加强信息技术的应用，明确档案管理，信息系统的具体建设要求，对各项事宜进行详细管理，使机关事业单位档案管理工作更加规范标准。
　　一、机关事业单位档案管理的重要性和现状
　　在当前新世纪的发展过程中，要加强对人才的竞争，提高机关事业单位的综合竞争能力，注重对其档案的管理，有利于促进个人的发展。一方面，档案对人员的具体信息进行详细的记录，通过对个人档案进行查阅，有利于对人员的能力和素质进行准确的判断，加强对内部人员的合理调整，提高内部管理效率。另一方面，机关事业单位档案管理有利于提高人员的工作积极性，注重工作质量，对个人的发展进行准确的记录。除此之外，当前机关事业单位在档案管理方面的工作难度越来越大，传统的管理方式不适应当前管理的复杂环境，要对档案管理进行规范化标准化的操作，促进问题的解决，才能进一步推动机关事业单位内部管理效果的优化。
　　二、目前机关事业单位档案管理存在的具体问题
　　在当前的机关事业单位档案管理过程中，针对具体问题进行分析，有利于推动问题的解决，制定合理的策略。
　　1.机关事业单位档案管理方式较为落后
　　在当前的机关事业单位内部管理的过程中，对档案管理进行重视，要借助新型的档案管理方式，对档案进行有效利用率的提升，然而在实际的调查过程中发现，部分机关事业单位仍然以纸质档案的存储为主，将其放在档案室，这时档案的查阅过程较为复杂烦琐，没有使档案发挥应有的作用。因此，传统的档案管理方式不适应当前的档案管理。特别在当前工作内容逐渐细化，档案的数量在逐渐增加，纸质档案的管理方式会增加档案管理部门的负担，影响整体的工作效率。因此，要对网络档案管理的趋势进行探索，加强计算机技术的应用，提高档案管理的整体效率。
　　2.缺乏完善的档案管理体系
　　机关事业单位在档案管理方面，需要安排专业的人员和部门来对档案进行合理收集、分析、储存、利用，但是缺乏完善的管理体系，导致整体的档案管理工作效率低下，对于档案会出现一些错乱信息进行录入、存档不及时的现象。同时，机关事业单位档案管理制度欠缺，档案不能按照规定进行存放。此外，部分人员没有接受正规的培训，在进行档案管理的过程中，导致档案管理工作的效率低下。
　　3.缺乏对档案管理的正确认知
　　部分机关事业单位在进行档案管理的过程中，由于存在错误的认知，导致部分单位没有形成对档案管理工作的重视，缺乏规范化标准化的操作，同时，档案作为无形的资产是机关事业单位发展的资源，然而部分机关事业单位没有意识得到档案的重要作用，更注重事业单位的具体生产和经营，没有明确发展的具体方向，对于机关事业单位档案的信息化建设缺乏力度。
　　4.档案管理人员专业水平有待提升
　　在当前的机关事业单位档案管理过程中，人员的专业水平和素养存在着重大的影响。因此，管理人员在进行档案整理的过程中，要注重对自己专业技术水平进行提升，然而部分机关事业单位的档案管理人员由于变动较为频繁，不能对工作进行准确的交接，不熟悉工作流程，导致档案管理工作的效果低下，存在专业技术问题上的不达标状况。
　　三、促进机关事业单位档案管理效果提升的具体应用策略
　　机关事业单位在进行档案管理的过程中，要针对具体的问题，提出有效的策略，推动规范化标准化的管理措施落实。
　　1.根据规范化标准化角度提高其管理意识
　　在机关事业单位档案管理的过程中，要结合规范化标准化的具体要求，形成正确的档案管理意识。要意识到档案管理的作用，档案不仅仅是对具体事项的记录。同时，在档案管理的过程中，需要对各部门的具体工作状况进行实时监控，对档案管理进行规范化标准化建设，加强各环节的有效对接，合理地对档案资料进行利用。特别是在档案信息提取的过程中，要加强网络技术作用的发挥。同时，从规范化标准化的角度，提高机关事业单位档案管理的安全意识。人员在档案整理的过程中，要加强对档案的保密性提升，结合标准化规范化的发展，从观念上树立正确的档案管理思维，使档案管理的效果得到提升。
　　2.形成完善档案管理机制的构建
　　首先，机关事业单位在进行档案管理的过程中，要加强对制度的完善。通过对机制和体系的创新，使得档案管理工作中相关环节能够有效发挥其作用，明确档案管理的职责;其次，在对档案系统进行整合的过程中，要提高档案管理的专业化水平，形成标准化规范化的管理模式，将信息化技术应用到档案管理的过程中，使档案工作更加快捷高效。最后，要对档案管理的职责进行明确，特别针对档案管理较为混乱的现象，要加强计划的制定，对各人员的管理职责进行明确，对各事项进行详细的管理，充分发挥档案管理的作用。 　　3.从规范化标准化角度提高档案管理人員专业水平
　　在当前的机关事业单位档案管理发展的过程中，首先，要从规范化标准化的角度开展档案管理工作，充分发挥人员的作用，对人员进行定期培训，使档案管理的技术价值得到有效的发挥;其次，开展档案管理知识培训活动，引导人员提高管理意识，让其意识到档案管理的重要性，对档案进行操作，需具备安全管理的能力;最后，在机关事业单位档案管理人员培训的过程中，要从档案管理的实际出发，对日常工作中的各种问题进行研究，作为案例引入到具体的培训工作，满足人员学习的需求，引导档案管理人员解决技术层面的问题。除此之外，要聘请社会上一些专门的档案管理专家，对当前机关事业单位档案管理存在的问题进行讲解，结合市场化档案管理的模式，对现行的档案管理模式进行优化。
　　4.促进档案改革，优化管理方式
　　在当前的新时代下，机关事业单位要对档案进行有效的改革，开展档案的精细化管理，在对档案进行检查的过程中，要促进其模式的优化。首先，利用现代化的档案管理方法，及时地对过往的数据进行调取，提高对档案的有效监管。其次，档案材料种类较为丰富，在实际管理的过程中，机关事业单位人员需要档案资料进行定期的维护，加强对病毒的查杀，开展数字化的扫描，对重要档案进行备份。最后，要升级管理方式，节约档案管理的时间，又可以提高档案管理的效率。
　　结语
　　总而言之，在当前的新时期，机关事业单位对档案管理工作进行标准化规范化的实施，首先，需要形成完善的档案管理体系，对各项工作和环节进行优化，根据实际状况对档案管理的计划进行制定;其次，对管理方式进行升级，要采用现代化的管理方式，充分利用信息技术构建档案管理的信息系统，形成共享的平台，实现对档案的分类管理，有利于对数据和信息进行查处查找和调取，提高档案信息利用的效率。最后，对档案管理队伍进行构建，要求在岗人员掌握专业的档案管理知识，同时，了解机关事业单位的发展特点，定期开展知识培训，对当前档案管理过程中所存在的问题进行深入分析，促进机关事业单位档案管理工作效率与效果的提升。
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　　作者简介：及秀青（1971.11—），女，汉族，河北人，大学本科，档案馆员（中级），研究方向：机关事业档案管理。
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