加油站档案规范化管理探析

作者:未知

  摘 要:文章对加油站档案管理工作的现状进行了分析,提出要从四个方面着手规范档案管理,进一步完善档案管理制度、进一步统一档案业务标准、进一步采用先进管理手段及进一步提升档案人员素养。
  关键词:档案 加油站 档案管理
  中图分类号:G271  文献标识码:A    文章编号:1003-9082(2020)08-00-01
  一、加油站档案管理的现状分析
  加油站是开展居民用油服务的主要场所,近年来,随着私家车数量的持续增长,居民的用油量也逐步增多,企业也加大对加油站的投资力度,完善加油站基础设施的建设。但客观记录加油站各类活动的档案却仍然未引起企业的高度重视。加油站档案主要包括加油站基建项目档案、安全生产档案、消防档案、员工培训档案、客户档案卡等等,是加油站有序运行的重要财富。但长期以来,我国加油站档案管理尚未形成规范化制度,对加油站档案重视程度不够,加油站档案管理工作的水平处于较低水平。
  加油站档案管理工作相对滞后,管理水平不高,究其原因,主要体现在两个方面:一是项目资金不足。一般而言,单个加油站的规模相对较少,项目建设资金也有限,为提高资金使用效率,在建设过程中更加注重业务工作的发展,而档案管理没有足够的资金保障,因而工作开展滞后。二是管理规范欠缺。档案管理工作是一项专业性较强的工作,管理人员需具备一定的专业素养。各加油站一般隶属集团企业的一部分,需要统一规范的管理标准来指导加油站档案工作的开展,但很多企业往往忽视了统一规范标准的制定,从而导致加油站档案管理不规范。
  二、加油站档案管理规范化管理策略分析
  档案的规范化管理离不开完善的制度保障和专业的人员保障,随着社会信息化进程的逐步推进,档案信息化建设也成为重要发展趋势,加油站也应紧随时代发展步伐,逐步推进档案信息化建设。档案规范化管理应从以下几个方面着手:
  1.进一步完善档案管理制度
  完善的制度是档案规范化管理的重要保障,同一企业下属的加油站分布相对分散,难以实现对档案的统一管理,因此,应构建完善的档案管理机制以确保各加油站档案的有序管理。
  一方面,根据单位档案工作实际,在遵循相关的法律法规与规章制度的前提下制定本企业的档案管理制度。构建四级档案管理网络,在企业设置档案总归口管理处室,明确各二级单位业务管理部门的档案管理职责,设置档案管理片区负责人及加油站档案员,明确各职能部门和人员的职责,理顺档案管理运行机制。另一方面,将各加油站档案管理工作纳入企业各年度工作计划,安排一定的档案管理专项经费,为档案管理工作的顺利运转提供资金支持,此外,将加油站档案管理工作纳入年度绩效考核工作,通过激励机制激发相关人员的工作积极性。最后,要根据加油站工作的实际对档案管理制度进行动态完善,针对档案工作遇到的新问题研究制定有针对性的应对措施。
  2.进一步统一档案业务标准
  从当前的实际工作来看,加油站档案主要包括加油站基建项目档案、安全生产档案、消防档案、员工培训档案、客户档案卡等等,不同类型的档案有不同的标准规范,如果没有统一的业务标准,那在档案的实际管理中会造成档案混乱的情况。如加油站档案的归档范围与保管期限,则需企业进行统一规定,明确哪些档案需要归档,各档案的保管期限如何。为进一步规范档案管理,公司研究制定了《工程文件图纸管理规定(试行)》对项目工程文件图纸的规范管理进行了系统规定,具有较强的可操作性,能够指导各加油站的实际工作。此外,公司发布《工程项目竣工档案管理规定(试行)》,其中的12个附录规范性附录就能够为工程项目竣工档案管理提供很好的参照,也为此类档案的规范管理奠定了基础。档案管理工作涉及多个环节和多个类型,需要从全局出发,结合工作实际,统一档案管理的业务标准,进一步推动档案的规范化管理。
  3.进一步采用先进管理手段
  随着信息技术的快速发展,档案行业也面临着信息化发展趋势,电子文件的涌现要求档案管理的手段要更加先进,与时俱进,加油站的档案管理亦是如此。当前,加油站针对汽车用户的服务更加便捷与优质,自助加油、办理会员、会员充值、加油付款等均通过网络操作,而这些均是加油站業务工作的重要凭证,需要进行规范管理。运用现代技术给加油站工作带来极大的便利,也对加油站的档案管理工作带来了挑战。加油站档案管理信息化建设可以从两个方面着手:
  一是传统载体档案的数字化工作。传统的档案管理模式积累了大量的纸质档案,档案的利用必须实地开展,档案利用的时间成本较高。信息时代,逐步推进纸质档案数字化工作,建立档案管理系统,加强档案的编目工作,可以通过企业内部网站实现档案的在线传输,为各地的企业员工提供档案的远程查阅服务,极大地提升档案的利用效率,节省人工和时间成本。
  二是加强电子档案的管理工作。目前,加油站很多业务工作,特别是基础的供油服务工作产生大量的电子文件,如加油客户的付款信息、会员客户的个人信息等,这些都真实地记录了加油站业务实践工作,具有一定的参考和凭证价值,需要进行有效管理。
  4.进一步提升档案人员素养
  随着加油站档案工作信息化发展趋势的加强,对档案管理人员的要求也随之增高,加油站档案管理人员不仅需要具备一定的档案管理专业素养,还需要掌握基本的计算机能力,能够熟练操作档案管理系统和计算机软件实现档案的规范管理。提升档案管理人员的素养可以从以下方面着手:一是注重新型人才的引进。在人才引进阶段,注重其专业素养和计算机能力的考核,着力引进复合型人才。二是注重员工的继续教育。鼓励档案人员参与各种形式的继续教育,如档案培训班、研讨班,学术会议、学术讲座,业务实践活动等等。通过系统的培训帮助员工掌握档案领域最新的动态和前沿知识。而从档案管理人员自身来讲,要注重自身素质的提升,积极参与各种形式的继续教育并通过自主学习来不断充实自己。
  加油站的档案工作对于企业的长足发展具有重要的意义,但当前档案管理的现状还有待进一步提升。企业需对档案管理工作给予足够的重视,通过建立完善的制度理顺档案管理工作机制,此外,结合工作实际统一业务标准,引进专业人才,逐步实现档案的信息化建设。
  参考文献
  [1]夏飒飒.加油站建设项目档案管理初探[J].办公室业务,2015(20):72-73.
  [2]贝织媚.加油站基建档案的建设及发展趋势[J].石油库与加油站,2012(1):34-37+2.
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