话说档案（4）：档案的“危”与“机”
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摘 要：新冠肺炎疫情对档案部门的影响有“危”有“机”。档案部门将疫情危机转化为契机，克服馆藏结构的短板，建立有效的信息传播系统。
关键词：新冠肺炎疫情;危机;契机;信息传播系统
Abstract：The impact of COVID-19 on the archives department is "dangerous" and "opportunity". The archives department turned the epidemic crisis into an opportunity to overcome the shortcomings of the collection structure and establish an effective information dissemination system.
Keywords：COVID-19; Dangerous; Opportunity; Information dissemination system
一场新冠病毒肺炎疫情的暴发，正常的社会生活被迫按下暂停键。在经过了艰难的百日“蛰伏”之后，回望档案部门在应对重大社会事件时的表现，可以说，有“危”有“机”。
首先，檔案部门仍是被动应付。18年前的非典疫情之后，档案部门并没有从中汲取教训并建立突发事件应急机制。此次疫情期间，档案馆关门，业务工作停摆，整个行业归于静默。在各路信息平台大比拼的关键时刻，档案部门在预警、应急、公关和善后等危机处理过程中却无法提供有效的信息支持，再次当了回“看客”。如果说非典时期表现不佳，18年后仍未见积极变化，只能说没有重视危机之后的成长机会。
其次，档案资料的收集机制运转失灵。俗话说：“养兵千日，用兵一时”。突发事件中，社会公众的信息救助渴求成为一种刚需，这正是对馆藏建设的检验。然而，档案馆被迫闭馆停止服务，不是不想有所作为，确因“囊中羞涩”，巧妇难为无米之炊，这折射出平时的档案收集工作就潜伏着危机。疫情中产生的信息是海量的，而大量有价值的信息资源并不能顺利地进入档案馆，甚至有可能自生自灭（如网络平台上的信息）。由于缺乏强有力的应急机制，疫情中大量重要的核心的信息材料，档案部门想收也收集无门，有时只能收集一些抗疫中的物品当“档案”。明知这些貌似档案的“档案”，并没有多大的信息价值，但总得“有所作为”啊。工作中有失误并不可怕，而可怕的是一而再，再而三的找不到问题的症结和突破的方向，也就难免关键时候掉链子的事情再次发生。
再次，档案部门在数字生活中“涉世未深”。一场疫情造成线下活动停摆，人们不得不高度地依赖线上生活，而数字生活确实功能强大，深刻地改变了人们的生活方式。其实这些变化早已出现在我们的日常生活之中，只是没有感受这么深刻。在抗疫过程中，各大信息平台在传达政府信息、保障群众生活、利用大数据排查疫情、记录人员活动轨迹、防疫物资调度分配等方面发挥了重要作用，同时，网络也成为了信息大比拼的战场。而档案馆关门无法正常开展档案服务，多年组建的信息平台也缺席了防疫过程中的“线上生活”。档案部门对于涉足线上的档案信息服务畏手畏脚，裹足不前，迟迟未能实现档案信息上网。日本情报学家古场常昭曾说过：“往往有这样的情况，一个准确度百分之百的情报，其价值还不如准确度百分之五十但赢得了时间的情报。”准确度不容怀疑的档案资源如果输在了传送时机上，其优势也会大打折扣，档案资料因此被社会公众忽略也就成为大概率事件。档案部门只有尽快深入“线上生活”，才能重塑社会信息服务主力军的形象。
最后，档案工作者在疫情中缺乏竞争和创新意识。面对急剧变化的社会，档案部门未积极主动地参与社会竞争。局部的“巨婴”特质，出现了疫情袭来，被动应付，疫情之后，涛声依旧的窘境。
古人云：“智者虑事，虽处利地，必思所以害;虽处害地，必思所以利。”我们也不必为档案部门在抗疫过程中不尽如人意的表现而悲观，有“危”必有“机”。后疫情时期，总结经验教训、调整发展机制、增强防灾减灾能力的信息需求空间巨大，也是重要的发展契机。
第一，将疫情危机转化为契机。将危机管控引入到档案工作机制中，要有应急预案。既要做冷静的观察者和记录者，建立高度灵敏、准确的信息监测系统，搜集、分析和处理信息并建档保存，又要增强决策咨询能力，服务后疫情时代的信息需求。
第二，克服馆藏结构的短板。档案部门要看到档案馆藏结构的短板，采取有效手段收集一切形式的原始记录，建立抗疫中最完整的档案资源，力求能全面立体地还原疫情发生的全过程，创建专题档案资源库。
第三，建立有效的信息传播系统。做好后疫情时代的传播沟通工作，加强信息的披露与公众的沟通，营造积极乐观的舆论环境，弘扬疫情中表现出的民族精神，增强社会公众消除消极影响和抵抗风险的能力。
（作者单位：湖北大学历史文化学院 来稿日期：2020-06-20）
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