综合档案馆档案利用工作中存在的问题及优化策略分析
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作者:刘军
摘要：档案资源利用是各综合档案馆最重要的业务之一。随着社会的发展和新技术的应用，档案利用工作面临新挑战，信息化建设水平、利用需求的演变、社会宣传力度、档案利用的服务水平等都是影响档案资源利用的关键因素。论文针对综合档案馆档案利用工作中存在的问题，提出具有可行性和可操作性的档案利用优化策略，旨在使档案资源在社会发展中发挥更大的价值。
关键词：档案资源 信息化 档案利用
档案作为一种原生的信息资源，在社会生活中起着重要的指导作用。传统的实体档案管理存储形式单一，利用手段原始，存在“重创造轻管理、重数量轻质量、重保存轻利用”等现象。[1]随着信息化的发展，档案数据迁至线上，档案利用效率显著提高。档案信息化朝着智慧化方向不断发展，社会对档案数据资源的利用需求也在持续增加。但不可否认，综合档案馆档案利用工作中还存在一些问题，本文在分析这些问题之后，将尝试提出具有针对性的优化策略。
作为档案永久保存的基地和档案利用的中心，综合档案馆承担着为经济建设、社会发展和人民群众提供档案利用服务的重要责任。然而，目前在档案利用工作实践中仍存在诸多问题。
（一）档案资源的信息化程度有待提高
我国各级综合档案馆都对传统档案进行了不同程度的数字化，但大部分档案馆信息化水平仍有待提高，这制约着档案利用工作的进一步发展。在全文数据尚未信息化的背景下，目录与标题的数据体量不足成为档案利用过程中的检索掣肘。截至2019年2月底，全国主要的省级档案门户网站中，提供全文检索与阅读的寥寥无几[2]，档案利用服务并未有质的飞跃，“社会认知度较低，服务创新能力较弱，内容质量较差，用户活跃度较低”[3]现象依然存在。新技术的应用使人们对档案资源的利用需求越来越大。档案信息化需要向纵深发展，以适应档案资源深层价值挖掘的需要和档案利用需求的增加。
（二）档案资源的利用方式有待丰富
由于信息化水平不均衡，我国各级综合档案馆的利用服务仍以线下为主。即使有些可以实现网上预约，用户仍要走进档案馆获取档案，离档案数据完全线上传输还有很长的路要走。[4]各综合档案馆必须适应外部条件和内部革新的变化形势，创新档案利用模式，推动档案信息资源向知识化、自助化、高效化、现代化转变，以满足个性化和线上利用需求。一是个性化的利用需求。档案利用者受其年龄、职业和文化水平等因素的影响，对档案的需求各不相同，各综合档案馆应积极采取措施，进一步满足群众个性化需求。[5]二是线上利用需求。随着互联网技术的发展，当前人们已经离不开高效、快捷的线上生活，档案利用者也更青睐于即时性的、精准的档案利用服务[6]，传统的档案利用服务已经无法满足此种需求。档案部门要进行技术变革，积极开发线上利用功能，以适应档案利用者上利用需求。
（三）社会公众对档案工作认识不足
档案作为一种具有原始记录特性的资源，具有巨大的历史和参考价值，但人们获取信息时鲜有人会首选档案。[7]之所以造成这一现象，一是档案利用者对档案业务缺乏认识。大部分人利用档案往往是需求驱使，对档案业务知之甚少，对档案工作者提出的档案利用规则也缺乏认同。二是档案馆自我宣传力度不足。相较于微博、微信和APP等新媒体，档案馆的线上宣传主战场仍是门户网站。笔者在微博中以“档案”为关键字进行检索，各级档案局（馆）的官方账号数量很多，但经营力度普遍不足，档案部门在新媒体领域的参与度较低，通过平台推广自我的积极性较差。
（四）档案利用者与档案工作者之间存在“隔阂”
由于档案利用者和档案工作者的立场和角度不同，两者出现了一些“隔阂”，主要体现在以下两方面。一是双方的心理博弈。一部分档案利用者在陌生的环境下对档案工作者带有较强的依赖心理[8]；一部分档案利用者由于各种原因在表达需求时会有所保留，增加了档案检索的难度，加剧了二者的矛盾；还有一部分档案利用者存在“走后门”或“套近乎”的错误意识，对档案利用规则形成挑战。二是档案工作者对档案保护的重视和利用者档案保护意识的淡薄形成对比。档案工作者对档案采取了很多保护措施，例如对价值高的历史档案进行复制保存，对脆弱档案进行裱糊加固等。然而，利用者对档案保护缺乏认识，由于疏忽，利用时可能对实体档案造成不同程度的损坏。
新时期，构建资源更丰富、利用方式更多元、服务水平更高的档案利用体系意义重大。针对以上档案利用工作中存在的实际问题，现提出以下优化策略。
（一）建立结构更合理、功能更完善的信息化平台
《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出，信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型。[9]以此为指导，各综合档案馆可以从以下两方面入手推动档案信息化的深入发展。一是升级现有信息化平台。从管理模式中找出制约档案信息化发展的关键点，融合软件工程理念，构造以信息化建设为基础的新型档案管理模式；从信息化迭代中抓住发展机遇，完成技术的更新换代。二是整合档案内容数据，运用OCR等技术提取档案内容，与目录数据整合，建成“目录-标题-扫描件-内容数据”多维统一的综合数据平台。三是优化档案数据存储结构。新技术的应用使档案逐步往数据化、智慧化方向发展。随着档案数量的增加，档案数据也呈现出多样化特点。信息化建设应不断优化数据结构，依据数据特点，选取易操作、易扩展、安全系数高的数据存储平台来完成后台支撑，增强数据应用能力。四是增强数据互通能力，将数据以接口的形式提供给传统平台与新媒体平台，用数据整合促进应用整合。
（二）建立档案利用工作多元服务模式
档案利用是动态的，它会随社会需求和技术发展而产生变革。为适应形势变化，各综合档案馆需要从以下几个方面建设新的多元化档案利用服务模式。一是提升信息服务水平，应用信息技术，建设服务性能更强、操作更方便、功能更齐全的利用平台。二是打通各平台的数据流转路径，让数据“活起来”，提升信息服务平台的数据获取效能，增强数据可用性。三是优化线上功能，推动档案资源共享，将利用主体和客体进行逻辑融合，满足更多利用需求。四是配置多元服务功能，突破时空界限和操作壁垒，设立特殊人群利用规范，以“特事特办”理念服务特殊人群，提升个性化的服务能力。五是参考企业管理模式，引进弹性工作时间，保障群众可在业余时间利用档案，同时探索线上预约和线下处理相结合的方式，为档案利用争取更多有效时间。
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