国家科技重大专项档案管理存在的问题及思考

来源:用户上传      作者:高朝阳

　　摘要：国家科技重大专项档案是国家重要的科技信息资源和知识生产要素，国家科技重大专项档案管理是重大专项管理的重要环节。论文通过分析在国家科技重大专项档案管理中遇到的有关问题，提出相应的建议或对策，旨在为后续国家重大科研项目开展过程中提高档案管理水平提供参考。
　　关键词：科技重大专项 项目档案 档案管理
　　国家科技重大专项（以下简称“重大专项”）是经《国家中长期科学和技术发展规划纲要（2006―2020年）》[1]提出实施的，即为了实现国家目标，通过核心技术突破和资源集成，在“十一五”至“十三五”期间立项并完成的重大战略产品、关键共性技术和重大工程。重大专项档案管理工作是重大专项管理的重要组成部分，也是贯穿于重大专项规划、论证、组织实施、监督评估、考核验收等全过程的基础工作。本文通过分析重大专项档案的特点，梳理重大专项档案管理存在的问题，提出重大专项档案管理的对策，以期为后期国家重大科技项目的档案管理提供借鉴。
　　重大专项在规划、论证、组织实施、监督评估、考核验收、实施推广等全过程中产生了大量具有保存价值的文字、图表、声像、电子、实物等各种形式的历史记录，经鉴定和归档就形成了重大专项档案。重大专项档案与一般科技项目档案相比，有以下特点。
　　（一）密切关系国家安全与民生
　　国家在2006年至2020年实施的16项重大专项涉及航天航空、核电、通信、油气、环境治理、生物工程等方向，是我国科技发展的重中之重。这些重大专项形成的档案不但是国家的重要科技资源和知识资产，也密切关系着国家空间、能源、环境、通信、民生等方方面面，是保障国家空间安全、国防安全、能源安全、民生等的基石。
　　（二）主体多元且档案形成分散
　　国家科技重大专项涉及面广，规模大，每个重大专项一般可以被分解成几十个项目（示范工程），每个项目（示范工程）又可以被分解成若干个课题（任务），每个课题（任务）还可以被分解成若干个子课题（任务）。一个部门或者企业很难独立完成，一般都是由主管部门、管理机构、科研机构、高校和企业共同承担完成。比如国家油气重大专项下设71个项目、258个课题、上千个子课题（任务），涉及500多家单位。档案形成主体多元、分散，对档案的完整性有较大影响。
　　（三）内容多样且知识产权密集
　　重大专项档案内容多种多样，按阶段可分为规划、申报立项、过程管理、验收等阶段材料和其他需要归档的重要材料；按类别可分为管理文件（文书）、技术文件、合同文件、财务文件、知识产权文件等；按载体可分为纸质文件、图片图形、录音录像、电子文件、实物模型、系统数据等。此外，每个重大专项通过系统研究提出理论方法、研发的技术设备等，在很多方面都填补了国内外空白，形成了大量专利、申请了大量著作权、发表了大量论文著作等，经归档形成了密集的知识产权档案。
　　（四）数量巨大且科学数据偏重
　　由于重大专项涉及项目、课题多，形成主体广，形成材料多样，而且时间跨度长，中间各种论证、汇报、总结、检查多，因此会形成大量的管理类文件。此外，大多数项目、课题（任务）涉及前期勘探、物理（化学）实验，特别是涉及模拟计算的项目、课题（任务），由于研究方向前沿，前期可借鉴内容较少，需要大量的计算、推演、试验、比对，因此会产生大量的科学数据。一般任务级项目所产生的数据会以GB计，课题级项目甚至会以TB计，在整体档案中占比较大，o保管或存储空间带来较大挑战。
　　鉴于重大专项档案的上述特点，重大专项档案管理的难度较大，在实际工作过程中，存在如下问题。
　　（一）重大专项档案管理体制机制不明晰
　　重大专项管理前期，明显存在“重业务、轻档案”的现象。[2]“十一五”“十二五”期间重大专项档案管理基本上处于放任自流的状态，国家有关部门没有相关重大专项档案管理的统一规划计划，合同约束、全程管控机制基本没形成，即要不要将重大专项档案纳入重大专项管理、重大专项档案管理哪些内容、重大专项谁来管理、重大专项档案怎么管理、重大专项档案管理到什么程度、技术合同中有没有档案相关约束条件等都没有明确的界定，导致后期档案管理比较被动。比如，油气重大专项文件材料在“十二五”初期才自发开始归档，归档内容也仅限于各项目（课题）任务书、汇报材料、成果材料和验收意见，缺少过程材料内容；在归档的任务书中也极少见到对归档的约束条款等。
　　（二）重大专项档案管理规章制度滞后
　　2006年开始至2020年，国家科技重大专项实施期间跨越了“十一五”“十二五”“十三五”三个时期，但有关重大专项的档案管理制度，即《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》于2017年11月才印发，此时“十一五”“十二五”阶段项目已结题，“十三五”项目大部分已过了立项阶段，处于研发阶段，因此相关档案管理规定对重大专项档案的指导力度和管控力度稍显滞后。另外，《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》（国科发专〔2017〕348号）印发后，并没有形成或印发有关档案管理细则，重大专项各项目承担单位对此档案管理规定的理解各有不同，导致各项目收集材料内容、使用表单的格式、档号编号的编制、文件材料的整理及保管等存在较大差异，进而导致各项目档案管理标准不一。
　　（三）缺少专职档案人员介入
　　《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》是原科技部印发的，未与国家档案局联合印发。其第十一条中要求重大专项项目（课题）承担单位要按照法人管理责任制的要求，具体落实本项目（课题）档案管理工作，为本项目（课题）档案管理配备人员。实际中所谓项目（课题）档案人员仅仅只是项目（课题）人员之一，属于兼职人员且不稳定。例如，对于油气重大专项的档案管理工作，中国石油档案馆人员在2020年6月才开始接触和介入重大专项档案管理工作，交流对象都是项目（课题）组兼职档案人员，并且发现实际档案管理情况与国家对档案方面的要求有所脱节。

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