“同时是档案的”文物、文献信息的管理
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作者:管先海 李兴利\整理
摘 要：博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、文献信息同时是档案的，可以依法由上述单位自行管理。档案馆与这些单位在利用方面应当互相协作，可以相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，共同研究、编辑出版有关史料，从而更好地管理“同时是档案的”文物、文献信息。
关键词：档案管理；文物信息管理；文献信息管理；档案馆；博物馆；图书馆；纪念馆
Abstract： Where the cultural relics and documentary information kept by museums， libraries， memorial halls and other units are also archives， such units may manage them by themselves according to law. Archives and these units can cooperate with each other in terms of utilization， exchange duplicate copies， copies or catalogues， jointly hold exhibitions， and jointly study， edit and publish relevant historical materials， so as to better manage cultural relics and document information “which are archives at the same time”.
Keywords： Archives management; Cultural relics information management; Literature information management; Archives; Museum; Library; Memorial hall
李兴利（焦作市档案馆）：7月23日，集图书馆、档案馆、博物馆、展览馆等多种功能于一体的中国国家版本馆举行落成典礼，引起社会各方面广泛关注。新修订的《档案法》第十八条规定：博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、文献信息同时是档案的，依照有关法律、行政法规的规定，可以由上述单位自行管理。档案馆与前款所列单位应当在档案的利用方面互相协作，可以相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，共同研究、编辑出版有关史料。本期沙龙，请各位同行从理论和实践两个层面，谈谈在与有关文化、研究机构协作利用其自行管理的“同时是档案的”文物、文献信息方面的经验和教训。
吴雁平（开封市档案馆）：“同时是档案的”文物、文献信息的管理是个好问题，也是个难题。处理上，理论与实践各有各的道，新修订的《档案法》第十八条之规定使其归于“法”。从定性、管理、使用三个方面做出了清晰规定。首先，明确了博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、文献信息中，有一部分是档案。那么具体哪些文物、文献信息是档案呢？从信息论的角度，档案是限制使用的信息。因此，博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、文献信息中，只要包含限制使用信息的，就“同时是档案”。其次，博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、文献信息同时是档案的……可以由上述单位自行管理。不能理解为博物馆、图书馆、纪念馆想怎么管，就怎么管。而是要依法管理，包括受《档案法》的规制和接受档案主管部T的监管。具体讲，一要对馆藏是否具有档案价值进行鉴定；二要对经过鉴定，具有档案保存价值的文物、文献信息，纳入本单位档案管理体系当中，实施档案化管理；三要向档案主管部门或综合档案馆报备。同时，档案主管部门要主动进行监管。一要将博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、文献信息同时是档案的管理，纳入监管范围；二要与博物馆、图书馆、纪念馆等单位的行政主管机关的档案专业主管部门协同，指导帮助这些单位对其馆藏进行档案价值鉴定；三要建立档案登记备案制度，对这些单位中同时是档案的馆藏，实施动态管理。做到心中有数。最后，给出了这部分档案的利用方式和方法。这方面需要处理好权责、权益和主次问题。
王建祥（河南省档案馆）：博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、文献信息同时都是档案，这是一个“大档案”的概念，这一次的《档案法》修订在法律上给予了确定，但是在实际工作中上述部门的认同度有多大，确实有待商榷。在协作进行档案的开发与利用方面，各地都进行了许多有益的探索，比如在“不忘初心、牢记使命”主题教育中，河南省档案馆与河南博物院就进行了有益的合作，整合了各方面的资源，取得了成功的经验。但是从长远看，合作开发与利用还是要建立长效的协作机制，直至最终形成一种制度上的安排。在信息开放和互联互通的时代，单纯地由一个部门、一个单位进行单一的开发和对外服务，已经不能完全满足大众的需要了，努力寻求大联动大开发将会是一种新的努力的方向。
刘东斌（濮阳市档案馆）：从中国国家版本馆的展览与藏品中可以看到许多熟悉的身影，如文件、手稿、侨批、票据票证、拓本等等，它们既是档案展览及档案征集的常客和主力军，也是档案馆主打“文化牌”的常客和主力军。按照《档案法》的说法，它们大都是“文物、文献信息同时是档案的”，现在又增加了新的内涵，就是文物、文献信息和版本同时是档案的。显然，中国国家版本馆的开馆，使得档案馆的“文化牌”在文化场中会更加严重同质化，更加难见不同时是文物、文献信息和版本的档案。而随着时间的推移，地方版本馆也可能遍地开花，版本学也会发展壮大。这对档案馆来说从实践到理论都带来了挑战，这不得不引起档案人的深思。第一，档案展览在与博物馆和版本馆展览同质化的情况下，当档案展览的展品都是同时又是文物、文献信息和版本的档案时，那还是不是档案展览？这样的展览能不能让一般观众体验到是档案展览？档案展览究竟是为什么？档案展览究竟该向何处去？第二，馆藏档案的主要价值是什么？是文化价值？还是凭证价值？如果说馆藏档案的主要价值是凭证价值，那么为什么鲜见探讨如何发挥档案的凭证价值而更多的是探讨如何发挥档案的文化价值呢？第三，档案馆何去何从？档案馆是因档案的存在而存在，档案馆的性质、职能、定位等都由馆藏档案的价值所决定。馆藏档案的最基本价值显然是凭证价值，这是档案学公认的价值，也是档案存在的价值。这里不是要否认馆藏档案的文化价值，而是说档案馆生存的根本是发挥档案的凭证价值为主，还是发挥档案的文化价值为主呢？这显然不仅决定着档案馆的性质、职能、定位等，而且决定着档案馆的发展与未来。
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李宗富（郑州大学信息管理学院）由于各种原因，当前“同时是档案的”文物、文献信息方面的相关理论研究成果较多、成功实践案例较少，学者们介绍的国外典型案例较多、国内既有创新又有效果的探索尝试较少，国家有关部门出台了不少相关法律法规予以支持保障，但是在实际中真正践行的机构和成功实例很少。为了打破这一现状，不妨从以下三个方面着手进行思考探索。一是全面深入准确了解当前各方对这方面的需求诉求等。这是该项工作能否得以持续顺利开展乃至深入进行的前提和基础。如果当前各个档案馆、图书馆、博物馆等机构在这方面的需求诉求很弱甚至于没有的话，那就失去了推动该项工作发展的动力和客观基础，其他方面也就无从谈起了。二是选择合适的主题作为突破口进行大胆探索。干什么吆喝什么。对档案部门和工作人员来说，当前完全可以在这方面进行一些有益的尝试的，比如综合档案馆可以重点围绕“四史”教育等在红色档案资源开发、整理、编研、宣传等方面，主动联合图书馆、博物馆、纪念馆、文化馆等进行协同开发利用；一些综合或专业档案馆等可以围绕历史档案、地方特色档案等比如中福公司档案、黄河流域档案、戏剧档案、武术文化档案等进行联合开发，进而发挥这些特色专题档案在服务地方治理、传承红色革命基因、建构中华民族记忆、各种文明交流互鉴等方面的独特作用。三是对当前一些典型实例或有益实践等及时进行系统深入分析总结。不论是档案领域内的，还是图书馆、博物馆甚至是其他领域内的关于这方面的典型案例实例和成功做法或尝试等，都可以拿来进行剖析研究，全面总结其先进经验、典型做法、有效模式和特色之处等，取长补短、为我所用，进而为档案部门深入推进该项工作提供一些可资借鉴的有益思路或方案等。
孙大东（郑州大学信息管理学院）：目前国内文化文物单位开展协作的具体实践较少，理论研究则多结合国外图书馆、档案馆和博物馆的合作案例探讨国内三馆如何融合发展与开展协作。虽然在新《档案法》规定可以由文物、文献信息所在单位自行保管，并互相协作，但由于法律对接不完善、主体关系模糊、配套法规欠缺等问题使得协作开展得并不顺利，缺乏资金支持也阻碍着相关单位开展合作。据学者杨艳珍的调查，目前图书馆、档案馆与博物馆在红色资源共建方面的合作仍处于较小范围，且主要局限于省内也可反映出上述问}。因此，为了更好地促进“同时是档案的”文物、文献信息的协作利用，可以从以下几方面入手：其一，完善法律法规体系。在已有的新《档案法》《公共图书馆法》《文物保护法》等法律的基础上明确协作的法律主体，完善配套法律法规，并做好法律的互相衔接。其二，提供协作资金支持。文化文物单位应积极争取经费支持，除专项资金划拨外，还应积极拓宽资金征集渠道，引入社会资金推动协作利用的开展。其三，共建虚拟资源库。不同的文化文物单位不能像国家版本馆那样集多种功能于一体，但可以基于大数据、云计算、虚拟现实等技术推动相关文物、文献信息整合集聚，共建一个虚拟平台，便利不同单位开展协作利用。
王凤珍（台前县档案馆）：图书馆、档案馆、博物馆、展览馆共同承担着记载历史文化、传承人类文明的重任。但由于体制、机制及观念等诸多原因，目前各部门相互联系与合作并不频繁，而是各谋其政、各行其是，缺少交流与合作，档案资源共享利用水平普遍不高。特别是一些珍贵文物藏品，由于大部分均为孤件或孤本，为了安全保管，相关部门大都不向社会开放，直接影响了文物、文献档案的有效利用。近年来，人们对档案的利用需求范围日益扩大，必须改变以往“重保管轻利用、重保密轻共享”的传统意识，以用户为中心，以服务为宗旨，不断创新服务方式，改进管理方法，不断加强部门之间的联系与合作，建立长效的信息互补、共享共享机制，促进文物藏品档案信息的交流与共享，从而使其在修史编志、科学研究、宣传教育等各方面发挥积极作用。
郭东升（临清市档案馆）：中国国家版本馆落成，实在是可喜可贺。因为它可以把图书馆、档案馆、博物馆、展览馆等各馆功能集于一体，至少是以上各馆合作共赢的一大平台。说到档案馆对同时是档案的文物、文献信息者与图书馆、博物馆、展览馆等在文化、研究、协作、利用方面合作的经验和教训，我想第一位的经验就是要行动起来。就是各馆都行动起来，一起来干。用一句临清话来说：锯响就有末。反过来说，锯不响，一切无从谈起。合作共赢，首先至少要有一个带头发起合作者。我记得，当年，为了我们临清市档案馆搞省级先进认证，我就去过我们市博物馆、市图书馆，给人家送我们档案馆打印的已经公开的档案目录，也复印了一些人家的馆藏目录。彼此都很友好，合作愿望都强烈。后来市里建张自忠将军纪念馆，博物馆和我们馆共同挖掘提供过许多资料。市领导高兴，我们也自豪。但这也有教训，第一个教训就是活动偶然性大，不持久是常态，一曝十寒。这与当前档案馆、图书馆、博物馆、展览馆等为建设现代化文化强国，实现中国梦的目标任务要求是很不适应的。最好是档案馆界最先响应，牵头操办本级版本馆，近水楼台，先争月光可也。
程媛媛（焦作市档案馆）：中国国家版本馆博人眼球、引发关注的原因很多，但有两点希望能够给我们档案人以启示。一是大融合，海纳百川。6月10日，国家版本馆陕西分馆公开发布征集公告。从公告内容上看，不仅是征集的内容“融合”，征集的方式方法也非常“融合”。征集的内容不仅包括“古籍、民国文献”“内部资料性出版物、内部文献”，还包括“有文化历史传承价值的手稿、出版物档案”甚至“有文化历史传承价值的数字版本”等十大类。征集的方式，除了我们档案界常用的“捐赠”“寄存代管”“购买”“复制”外，还有“呈缴”“行政划拨”“借用”。二是大平台，包罗万象。8月1日，保利艺术博物馆在其公众号上发布，为助力中国国家版本馆中央总馆落成，特别遴选了馆藏商代晚期至西周中期的三件青铜器参展；北京文物局官网6月22日工作动态也刊登了《北京文物局关于同意首都博物馆向中国版本馆图书馆借展馆藏文物的批复》……版本馆的“融合展览”实则就是一个融合共建的“大平台”。不仅把本馆的藏品展现出来，更要把保存在其他部门的“版本”精品融合进去，从而构筑精品平台，擦亮地标名片，这才是版本馆依托“大版本”，设立“大展览”的初衷。
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刘艳茹（濮阳市档案馆）：档案与文物、文献信息的侧重点并不相同，总结起来为“档案在文，文物在物，文献在整”。档案更加注重载体上的信息所带有的历史文化价值及原始记录性；文物更加注重载体本身的文物价值，侧重历史遗存；而文献更加注重信息内容的系统、完整。判断一个事物是否应该交付档案馆保存，主要看这个事物的信息产生的价值和其文物、文献价值的相对大小，信息产生的价值大于文物、文献价值就应该交付档案馆保存，反之交付博物馆或图书馆。比如，司母戊鼎上面的铭文产生的价值远小于鼎本身的价值，应交付博物馆保存研究；民国时期的古籍上的文章产生的价值要大于古籍本身的价值，应交付档案馆保存研究。探究档案与文物、文献信息的区别，正确地将它们交付相应的档案馆或博物馆、图书馆保存研究，既有利于对这些物品的长久保存，也能更好地发挥它们的价值。
黄琥（中原油田分公司档案管理中心）：档案、文物、文献信息三者有一个共同点，就是同为历史的记录。所以，一份文件既是档案，又是文物、文献信息，这是不可避免的现象。也因此，档案部门、文物部门、文献信息管理部门，在合作的同时，也会存在竞争关系，毕竟，有价值的资源谁都青睐，也都想收入自己的宝库，这就产生了一个问题，怎样面对同时是档案的文物、文献信息？一是收集不设限，多多益善。原国家档案局局长杨冬权提出，我们目前的档案资源建设已经从“选时代”进入了“全时代”，任何数据或档案都不是无用的，都是大数据的一部分。也就是说，档案收集的范围可以拓宽、拓宽、再拓宽。常规的文件收集各家档案部门都做得不错，就目前及今后一个时期，档案部门应加强实物档案和声像n案的收集。实物档案除常见的荣誉证书、奖杯、奖牌、光荣册和各种印章，其实还有更为丰富的内容。比如各种宣传画、年画、楹联；电影海报、门票、商标、烟标；家谱、棋谱、拳谱、乐谱；邮票、明信片、邮资封；具有重要金融符号性质的钱币、布票、粮票、股票、税票、支票、汇票、国库券、外汇券等等。声像档案也未必就拘泥于数码照片和各种视频、音频，在互联网高速发展，各种高科技产物刷爆网络的今天，是否可将数字电影、网络文学、网络游戏、网络音乐、网络影视、有声读物、政府门户网站等重点网站网页、重要广播电视节目片头等纳入归档范围，不妨在收集中一试。唯有“全”，尽最大可能把文物、文献信息，都纳入档案部门的归档范围，才会创造竞争优势，打造出一个包罗万象的藏宝阁。二是走出去学习，广交好友。虽然新修订的《档案法》明确规定，各级各类档案馆是集中管理档案的文化事业机构，但在普遍民众眼里，档案馆最大的功能是提供档案的借阅利用，与“文化”二字却总像隔着一道门槛，这也造成与文化有关的馆藏偏少。文化寻根、了解民俗、回顾历史，人们大概率会选择博物馆、展览馆、城市规划馆，如今又多了国家版本馆，却鲜少走进档案馆。这一方面缘于人们对档案馆知之甚少，另一方面说明档案部门对文化的开掘尚且浅显，未锻造出档案文化应有的厚度。基于此，档案人应尽可能多地走进各级各类文化场馆，提升档案人的文化涵养，加强馆际交流，建立友好联盟，签订合作协议，因“文化”结缘，无论走到哪里，档案部门与文化机构都是好朋友，办展览、搞宣传，信息共享共用，积极融入文化圈。三是有特色方显魅力，多些镇馆之宝。通过百度搜索，看到中国国家版本馆的一个总馆、三个分馆均依山而建，或大气磅礴，或典雅庄重，只是在人群中多看了一眼，就再也忘不掉那种独特的文化气、书香气。档案部门在建新馆的时候，也可以结合当地风俗、历史文化及馆藏资源等背景，通过建筑风格去赋予档案馆更深刻的文化内涵，建成当地的文化地标，吸引更多的人、更多的部门把文物、文献捐赠至档案馆。在馆藏内容上，多保藏反映本地社会变迁、民情民俗、不可代替的档案资源。在资料筛选上，加大特色档案的筛选与加工整理力度，将馆藏资源盘活用好。在文化产品的打造上，可以通过档案资料汇编、选编、合编等形式，提高社会参与度，引入高校、文联和社会力量，联合推出一批高质量的文化精品。总之，人无我有，人有我特，总有一款是档案馆自己独有的，彰显出与博物馆、文献部门的不同，让民众对档案馆有记忆点，各类文化部门在资源共享或交换时，档案馆总有惊艳全场的镇馆之宝，档案力量不可或缺。*注：本文系根据“档案专题沙龙微信群”中的跟帖发言整理，观点仅供有兴趣者作进一步研究参考。
（作者单位：管先海，濮阳市档案馆；李兴利，焦作市档案馆 来稿日期：2022-08-16）
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