全国示范数字档案室建设的实践探索与思考
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作者:朱晓杰
摘 要：本文以郑州轻工业大学创建全国示范数字档案室为例，从数字化工作的组织与管理、标准规范及相关制度等主要环节，阐述了郑州轻工业大学构建数据与业务深度融合的智慧化服务体系的发展思路及其实践经验，以期为其他高校创建数字档案室提供有益的借鉴和参考。
关键词：示范数字档案室；档案信息化；管理平台；标准规范；精细化管理；数据安全；智能服务
Abstract： Taking the national model digital archive in Zhengzhou University of Light Industry as an example， this paper expounds its development ideas and practical experience about how to construct intelligent service system with deep integration of data and business， from such aspects as the organization and management of digital work， standards and regulations and related systems. It is expected to provide useful reference for other universities to build digital archives.
Keywords： Model digital archive; Archive informatization; Management platform; Standard specification; Refined management; Data security; Intelligent service
州轻工业大学于2009年启动数字档案室建设，开始馆藏档案数字化和增量档案数字化加工工作。2015年学校获批为全国第一批数字档案室建设试点单位（首批试点单位共有81家单位，其中高等院校6所），2020年通过试点验收获批为“全国示范数字档案室”，实现了高校档案工作和档案利用方式的转型升级。
1 全国示范数字档案室建设的一般框架
在建设数字档案室的实践过程中，郑州轻工业大学档案馆以创建全国示范数字档案室为抓手，大力推进档案信息化建设，实现了馆藏档案的全文检索和管理；实现了档案的收集、整理、移交、归档、统计、查询利用等业务流程的信息化管理，提升了学校档案信息化建设水平。
1.1 搭建信息管理平台。在全国示范数字档案室创建工作中，顺应河南省“最多跑一次”改革的大趋势，着力打造了一个存量数字化和增量电子化，利用网络化创新档案信息化的信息管理平台。
（1）优化了档案信息数据包的管理模式。档案室构建了以档案馆数字（电子）档案信息资源核心总库管理系统，涵盖信息资源的采集、接收、整理、保管等过程，最终优化了可靠性数据包管理流程，提高了档案管理的服务质量及运行效率。
（2）优化了数字档案资源存储管理。档案室全面使用可信时间戳、数据保全、OFD格式转换等现代化信息技术，将所有应用数据转换为长期保存格式，形成数据包，有效解决了数字档案资源的安全保存的难题。
（3）实现了档案数据在线存储、近线存储和离线存储有机统一。档案室通过“磁带离线检测系统”对脱机备份的档案数据定期开展检测，提升了学校档案数据存储的安全性及可靠性。
（4）提高了档案管理效率。为了适应未来发展需求，郑州轻工业大学长期结合传统整理归档存在的不足，建立了档案一体化管理系统，管理系统共由九大模块组成，实现了档案资源的一体化管控、数字化管理。
1.2 面向目标需求，进行顶层设计。在数字档案室服务功能的拓展和优化方面，以用户需求为导向，着力建设一个需求导向、利用为先的数字档案室。目前，档案馆建立了覆盖学校档案14个一级门类的数字档案资源体系，为档案资料的抢救保护、高效查询利用提供了数据资源基础。
在吸收其他高校数字档案室成功经验基础上，结合郑州轻工业大学实际情况，档案馆在虚拟档案库房上架管理、档案利用、档案鉴定、档案销毁等方面取得实质性突破，在查档服务功能方面，实现了从线下到线上、从快速到秒速。
1.3 前置标准规范，健全规章制度。标准规范建设是数字档案室建设的重要基础与前提条件，为此，档案资源管理既要重视“量”增多，也要重视“质”提升。
（1）结合学校档案工作实际，郑州轻工业大学对档案规章制度进行重新谋划，逐一确定需要制定、修订，如场地安全管理制度、设备安全管理制度、数据规范化管理制度、档案实体管理制度，对档案工作流程和每个工作环节都提出具体、详细的指标要求，真正做到了质量检查标准化及质量可控化，留存工作文件和元数据等可追溯。
（2）相关指标纳入数字政府建设整体考核。将档案备份数据服务、档案数据灾难备份等一系列服务事项全部纳入学校考核指标体系，极大地提升了师生员工的积极性与主动性。目前，档案室的网办率、材料电子化比率等系列指标均处于省内领先水平。
1.4 建立安全保障体系。一是建立涵盖机房管理、设备管理、安全管理、人员管理、数字资源管理、档案数字化工作等档案工作全环节的制度体系和有关应急预案，对各类突发事件的处置进行规范，定期组织信息安全应急演练，积极推动档案基础设施高标准建设。
二是优化网络配置，“三网”相互隔离，对关键网络设备、存储设备采取冗余配置，采用“超融合平台+分布式存储+磁带库备份”技术，对标《档案馆安全风险评估指标体系》标准，实现了档案数据“在线应用+近线存储+离线备份”的科学有效管理，确保档案信息安全体系实时检测、实时预警、实时保全，满足了档案资料物理安全、网络安全、主机安全、应用安全、数据安全等要求。
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三是配备有计算机、打印机、扫描仪、刻录机、复印机、数码相机、传真机、碎纸机、臭氧消毒机、抽湿、除湿一体机等现代化办公设备，其中档案数字化加工设备配置齐全，A4高速扫描仪2台，A3高速扫描仪1台，A3平板扫描仪2台，非接触式书刊扫描仪2台，A0幅面工程扫描仪1台，能够加工处理馆藏各种类型的档案资料。
1.5 优化数字档案管理系统。利用“南大之星”档案管理软件，实现了档案管理系统与学校自动化办公系统、教务管理系统、研究生管理系统、学校医疗管理系统、人事管理系统无缝衔接，从而实现了更为高效的统一管理。
（1）在全国示范数字档案室创建工作中，郑州轻工业大学档案馆结合实际需要，基于电子档案移交、接收、保存和共享利用的基本特点，着力构建了数字档案接收系统，实现档案数字档案数据的正常的接收、保管、鉴定及使用。
（2）构建了档案数字档案（电子档案）的需求系统，系统功能主要涵盖档案数据采集、分类、查询等全部环节和全过程，实现了数据录入、查档管理、授权登录、复制审批等管理功能在内的全流程服务一体化管理。
（3）按照档案长期保存的要求，郑州轻工业大学档案馆将各种格式档案数据转换为OFD长期保存格式，并通过打包进入电子档案长久保存库，可以实现对档案数据分类存储、格式转换、数据备份与恢复。
2 全国示范数字档案室建设的创新举措
2.1 跟进新目标需求，迭代升级档案馆。在创建全国示范数字档案室过程中，档案馆始终坚持以用户为核心的管理理念，在利用服务功能的拓展和优化上下功夫，走出了一条推进档案数字化服务的创新之路，为其他高等学校数字档案室的建设提供了宝贵经验及参考方向。
（1）系统检索功能实现升级。以数据库技术为基础，档案馆使用全文搜索引擎solr，全面提高了系统的响应速度。与此同时，应用OCR技术，能够实现档案信息资源全文检索、网络传输，方便了用户异地检索、复制引用。
（2）打造全省共享利用服务平台。档案馆推进区域跨馆查档合作，实现了“一网查档、百馆联动”，让利用者查档“最多跑一次”或“零上门”。
2.2 强化业务能力建设，打造“硬核”成果。（1）突出资源建设，盯质量细管理。档案馆立足实际，积极融入“互联网+政务服务”，不断提升档案馆服务能力和现代化管理水平。如，利用大数据、人工智能、云计算等现代化信息技术将档案数字化成果及时纳入档案数据数字化加工、数据库建设等程序，档案利用与开发效率大幅提升。
（2）精准管理档案，增能力促发展。档案馆不断探索电子档案接收进馆新模式，为档案业务工作承前启后、继往开来的重要平台，从源头上解决了“归什么”“怎么归”的问题。
所谓“承前”，就是通过数字档案室建设，实现对馆藏档案精细安全管理，推动档案整理、统计、保管、保护等业务工作转型升级。所谓“启后”，就是通过数字档案室建设，全面增强数字档案管理能力，更好承接以电子档案为主要对象的新时代档案工作。
3 全国示范数字档案室的建设成效
经过多年持之以恒实施档案数字化战略，郑州轻工业大学档案馆已经建成“全国示范数字档案室”，学校档案馆现有馆藏档案门类齐全，现存各类档案数据2万余卷（件）。构建了规模大、类型多、特色鲜明的档案数字资源，形成了河南省重要档案和电子档案备份库。目前，档案馆系统平台配套完善，查阅利用方便快捷，档案数据化初具规模。建成目录数据45万余条，全文数据32万余条的档案全文数据库，实现了馆藏档案的全文检索和管理目标。
3.1 管理精进化。档案经过数字化管理之后，档案数据均可以实现在同一局域网内统一管理，新增的档案资料也可以随时添加，满足查阅人对档案信息的多元化、深层次需求。
（1）提高了档案管理的效率。传统的纸质档案管理需要管理人员在库房中多次调阅、反复核实，劳动强度大、工作效率低，错误率徘徊在5‰左右。数字化档案管理极大地减少了一线工作人员劳动强度和时间，形成了与数字化加工同步M行质量验收机制，发现错误100%修正，节省了档案管理的时间成本。
（2）提高了原始档案的保存质量。学校的档案数据包含学校创立之初直到现在的珍贵历史资料和科研信息，具有重要的现实意义和深远的历史价值，一旦档案数据被破坏或丢失，将导致高等学校历史的断裂和相关历史文化记忆的缺失。因此，保护好原始档案数据是高校档案工作的重要任务，数字化后则可以减少档案原件的使用次数（频率），从而可以更好地保护原始档案数据。
3.2 资源效能化。数字化、网络化档案利用互联网等技术优势，可以实现实时性信息收集与传递，借助“人”的智力和信息技术等手段给予学校内部管理部门一定的档案使用与查阅权限，充分挖掘档案价值，为学校教学、科研及其他活动提供有效辅助。
（1）提高档案利用率。学校档案存储时间过长、以纸张作为载体档案易损坏，只能够在学校档案馆内查阅馆藏，不能满足异地传输、远程访问的需求。此外，在检索方面，传统纸质档案存在诸多局限，只能够满足人工检索需求，无法实现多人的实时共享。将各种载体的存储的档案资源转化为数字化的档案信息，形成一个档案信息库，能够快速完成档案信息的交互传递，快速完成信息检索，并远程完成信息处理、跨区域多人的共享，最大程度地提高档案管理水平和工作效率。
（2）打破了时间、空间的束缚。在传统档案管理环境下，查阅资料必须得到主管校领导批示，到学校档案馆经档案馆员同意后方可使用。在数字化背景下，“三位一体”的郑州轻工业大学档案的管理模式，彻底打破了时间、空间的限制，档案管理实现数字化后，只需通过网络平台，就可以方便、快速地查阅档案数据，不仅节约了大量查阅时间，还大大减轻了档案管理员的工作量。
同时，可以实现档案迅速分类、排序，使保存和查找资料更加快捷，更有利于档案数据保密，提高了文献检索查找文件的准确性，提高档案管理效率。
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4 全国示范数字档案室建设的若干思考
4.1 加强数字档案资源建设。首先，做好数字档案相关资源的动态录入、采集。高等学校应将学生管理系统、教务管理系统、财务管理系统、人事管理系统、科研管理系统中产生的具有保存价值的电子资料及文件进行收集、分类和整理，转换成归档所需格式，并通过系统自动对接（人工干预的方式）及时采集到高等学校档案管理系统中，以提升高等学校数字档案室的信息储备量。
其次，强化档案机构与其他管理机构间的沟通，重塑档案机构同校内各二级学院、机关职能部门、研究机构关系，关注工作动态，及时收集具有归档价值资料。与此同时，进一步强化档案室与学术界、行业协会、服务供应商和公众等各类信息服务部门的合作伙伴关系，共同打造数字世界的新一代智能化档案馆。
第三，充分发掘档案管理部门在数据治理方面的独特优势，拓宽数据来源渠道，统一数据标准，强化数据信息分析，根据“能归尽归”的原则，构建以现代化大数据为核心的档案资源体系，为积极推进数据共享支撑业务协同工作提供基础数据支撑。
4.2 加强全过程监管与质量控制。首先，进一步加强门户网站与省政务服务网、省信息公开平台的融合，构造实名注册机制，使档案管理工作更趋合理化，以确保高等学校档案管理工作有据可查，可以追根溯源。
其次，高等学校应该紧密结合相关信息技术标准，有效配置高级别的防火墙与合适杀毒软件，数字化档案数据备份时，至少要选择两种以上存储介质，以保障档案管理工作网络安全。
最后，结合档案数据保密级别设置不同密级标识，做好技术认证与授权访问、用户追踪工作，当学校档案室系统遭到外部黑客入侵或崩溃时，能够快速恢复数据，以确保学校档案数据的机密性与完整性。
4.3 加强数字档案资源服务模式创新。学校建立数字档案室，最终目标就是实现档案资源利用的智能化、便捷化，因此，应基于“用户至上”的服务理念，建立多元化专题数据库，开展个性化咨询服务，实现档案数据共享共用。
首先，构建教学类档案远程利用服务平台。构建教学类档案远程利用服务平台，通过身份认证等方式，为高等学校毕业生查询新生录取名册、学籍登记卡、学业成绩表、历届毕业名册、学位申请材料等一站式的档案信息资源共享服务，并提供相关电子档案的阅读、下载甚至档案资料复印件快递寄送等个性化服务。
其次，开通自动档案信息查询服务。通过用户授权的基本模式，拓展电子档案服务的新途径，为学校员工提供获奖证书、专利、软件著作证书、校报，以及可公开的校内文件、照片、视频、实物等查询服务，以实现查阅档案“零跑腿”，从而有效解决无法到现场确认、调取档案的难题。
最后，可利用档案信息发布系统，通过校园身份认证方式，学校教职员工可自助查询档案的目录、相关内容。
总之，应切实强化高等学校档案管理工作创新意识与创新能力，为档案管理平台（媒介）数字化创造有利条件，优化高等学校教育治理水平。
*基金项目：河南省教育科学“十三五”规划2020年度重点课题（课题编号：〔2020〕-JKGHZD-17）。
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（作者单位：河南信息统计职业学院 来稿日期：2022-08-20）
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